Lohnsteuer-Außenprüfung / Lohnsteuer

1 Schriftliche Prüfungsanordnung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung muss schriftlich oder elektronisch angeordnet werden.^[1] Hierzu übersendet das Betriebsstättenfinanzamt dem Arbeitgeber eine Prüfungsanordnung.

Inhalt der Prüfungsanordnung

In der Prüfungsanordnung sind der Prüfungszeitraum (i. d. R. die letzten 3 Jahre) und der Umfang der Prüfung (die zu prüfenden Steuern) genannt. Außerdem sind dem Arbeitgeber zusammen mit der Prüfungsanordnung der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer eine angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird.^[2] Welche Frist angemessen ist, hängt im Einzelfall davon ab, innerhalb welcher Zeit dem Arbeitgeber zuzumuten ist, sich auf die Prüfung einzustellen und die notwendigen Vorbereitungsmaßnahmen zu treffen. In der Regel ist eine Frist von 14 Tagen vorgesehen. Der Arbeitgeber kann auf die Einhaltung der Frist verzichten.

Vorabanforderung von Unterlagen – Mitteilung von Prüfungsschwerpunkten

Um eine effektivere und schnellere Prüfung zu gewährleisten, kann das Finanzamt seit 2023 bereits mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung die Vorlage von aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anfordern.^[3] Nach Vorlage der Unterlagen soll das Finanzamt dem Arbeitgeber beabsichtigte Prüfungsschwerpunkte der angekündigten Lohnsteuer-Außenprüfung mitteilen (Ermessensentscheidung), damit sich dieser auf die Prüfung vorbereiten kann. Die Angabe von Prüfungsschwerpunkten ist nicht mit einer sachlichen Einschränkung der Lohnsteuer-Außenprüfung verbunden. Auch wenn Prüfungsschwerpunkte mitgeteilt werden, ist der Prüfer nicht gehindert, andere Sachverhalte zum Gegenstand der Lohnsteuerprüfung zu machen.^[4]

Prüfungsbeginn kann verschoben werden

Auf Antrag des Arbeitgebers wird der Prüfungsbeginn auf einen anderen Zeitpunkt verlegt, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden, z. B. Erkrankung des Arbeitgebers, seines für Auskünfte erforderlichen Steuerberaters oder maßgeblichen Mitarbeiters, beträchtliche Betriebsstörungen durch Umbau oder höhere Gewalt. In der Praxis wird der Prüfungsbeginn formlos (z. B. telefonisch) zwischen dem Prüfer und dem Arbeitgeber abgestimmt.

[1] § 196 AO.

[2] § 197 AO.

[3] § 197 Abs. 3 AO.

[4] § 197 Abs. 4 AO.

2 Pflichten des Außenprüfers

Der Außenprüfer muss sich gegenüber dem Arbeitgeber oder dessen Beauftragten durch seinen Dienstausweis ausweisen; anderenfalls kann ihm der Arbeitgeber das Betreten des Betriebs verwehren. Der Prüfungsbeginn muss vom Außenprüfer unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig gemacht werden.

Über die festgestellten Sachverhalte und die möglichen steuerlichen Auswirkungen muss der Außenprüfer den Arbeitgeber bereits während der Prüfung unterrichten, wenn dadurch Zweck und Ablauf der Prüfung nicht beeinträchtigt werden.^[1] Die Unterrichtung soll den Arbeitgeber vor Überraschungen in der Schlussbesprechung schützen.

[1] § 199 Abs. 2 AO.

3 Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers

3.1 Einsichtnahme und Auskunftserteilung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Außenprüfer das Betreten der Geschäftsräume in den üblichen Geschäftsstunden zu gestatten und ihm die erforderlichen Hilfsmittel (Geräte, Beleuchtung) und einen angemessenen Raum oder Arbeitsplatz zur Erledigung seiner Aufgaben zur Verfügung zu stellen.^[1]

Außerdem müssen der Arbeitgeber und seine Angestellten dem Prüfer Einsicht in die Geschäftsbücher und in die Unterlagen gewähren und jede zum Verständnis der Buchaufzeichnungen vom Außenprüfer verlangte Erläuterung geben. Dabei sind mündliche Erläuterungen in der Regel ausreichend.

[1] § 200 Abs. 2 AO.

3.2 Datenzugriff bei maschineller Lohnabrechnung

Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde grundsätzlich 3 gleichberechtigte Möglichkeiten zur Verfügung. Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen; falls erforderlich, kann sie auch kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen.

Unmittelbarer Zugriff (Z1)

Die Finanzbehörde hat das Recht, selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem in der Weise zuzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nimmt. Dabei darf sie nur mithilfe dieser Hard- und Software auf die elektronisch gespeicherten Daten zugreifen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) der Finanzbehörde aus.

Mittelbarer Zugriff (Z2)

Die Finanzbehörde kann auch verlangen, dass die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können.

Datenträgerüberlassung (Z3)

Die Finanzbehörde kann die Datenüberlassung auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung verlangen. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem Datenverarbeitungssystem herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen. Die Datenträgerüberlassung umfasst die Mitnahme der Daten – im Regelfall nur in Abstimmung mit dem Steuerpflichtigen. Der zur Auswertung überlassene Datenträger ist spätestens nach Bestandskraft der ...