Um die elektronische Lohnsteuer-Außenprüfung zu erleichtern, hat die Finanzverwaltung einen Standarddatensatz für die Einrichtung einer digitalen Lohnschnittstelle erarbeitet und beschrieben (Digitale LohnSchnittstelle – DLS). Die Anwendung des einheitlichen Datensatzes als Schnittstelle für die Lohnsteuer-Außenprüfung erleichtert den Datenexport, insbesondere der Lohnkonten, unabhängig davon, welches Entgeltabrechnungsprogramm der Arbeitgeber verwendet.
Verbindliche Anwendung der digitalen Lohnschnittstelle seit 2018
Seit dem 1.1.2018 ist für die aufzuzeichnenden Lohndaten ein einheitlicher Standarddatensatz als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto gesetzlich vorgeschrieben. Die zuvor ausgesprochene bloße Empfehlung zur Anwendung der DLS ist damit überholt.[1]
Die jeweils aktuelle Version der DLS steht auf der Internetseite des Bundeszentralamts[2] zum Download bereit und ist von allen Softwareherstellern bei der Erstellung der jeweiligen Lohnabrechnungsprogramme zu beachten.[3]
Die Arbeitgeber müssen sämtliche aufzuzeichnenden lohnsteuerrelevanten Daten nach dieser einheitlichen digitalen Schnittstelle elektronisch zur Verfügung stellen. Zur Vermeidung von Härten können insbesondere von kleineren Arbeitgebern ohne maschinelles Lohnabrechnungsprogramm die lohnsteuerlichen Daten auch in einer anderen auswertbaren Form bereitgestellt werden.[4] Die DLS wird von den Softwareherstellern umgesetzt. Weitere Maßnahmen durch den Arbeitgeber sind im Regelfall nicht erforderlich.
Unberührt hiervon bleiben die weiterhin bestehenden digitalen Datenzugriffsmöglichkeiten auf prüfungsrelevante steuerliche Daten, insbesondere auf die elektronischen Daten der Finanzbuchhaltung.[5]
Im Übrigen liegt es im pflichtgemäßen Ermessen des Prüfers, in welchem Umfang er den Arbeitgeber zur Mitwirkung heranzieht; wie weit der Arbeitgeber dem zu folgen hat, hängt von den Umständen des Einzelfalles ab, wobei auf die Zumutbarkeit, Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit abzustellen ist.
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