Lohnkonto / Sozialversicherung

1 Entgeltunterlagen

1.1 Arbeitnehmer

Für jeden beschäftigten Arbeitnehmer sind Entgeltunterlagen zu führen, unabhängig davon, ob er versicherungspflichtig ist. Die Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Alle Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen.

 
Achtung

Geringfügig Beschäftigte

Auch für versicherungsfreie geringfügig Beschäftigte (z. B. Minijobber) sind stets entsprechende Entgeltunterlagen zu führen.

1.2 Haushaltsscheckverfahren

Arbeitgeber, die das Haushaltsscheckverfahren anwenden, sind für die von ihnen im Privathaushalt beschäftigten Arbeitnehmer von der Führung der Entgeltunterlagen freigestellt.[1]

 
Wichtig

Erweiterte Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)

Für Arbeitgeber in bestimmten Wirtschaftsbereichen und für Minijobber sind detaillierte Stundenaufzeichnungen zu führen.[2] Eine Ausnahme gilt lediglich für Minijobber in Privathaushalten – hier besteht keine Aufzeichnungspflicht.

Als Nachweis im Sinne des § 17 MiLoG kommen die maschinelle Zeiterfassung oder entsprechende manuelle Aufzeichnungen in Betracht. Die Aufzeichnungen sind mindestens wöchentlich zu führen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet,

  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und
  • diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.

1.3 Bestandteile

Die Entgeltunterlagen umfassen alle Unterlagen, die Aufschluss geben über

  • die Entgeltabrechnungsdaten des Arbeitgebers,
  • die individuellen Entgeltabrechnungsdaten der Arbeitnehmer,
  • die Zusammensetzung der monatlichen Arbeitsentgelte,
  • die ordnungsgemäße Erstattung der Meldungen sowie
  • die Krankenkassenzugehörigkeit (z. B. Mitgliedsbescheinigung).

Die Daten der einzelnen Abrechnungsergebnisse der jeweiligen Arbeitnehmer sind je Kalenderjahr als Jahreslohnkonto oder Sammlung von Lohn-/Gehaltsabrechnungen in zeitlicher Folge und geordnet zusammenzufassen.

 
Wichtig

Dienst-/Werkvertrag im Baugewerbe

Wird ein Unternehmen im Baugewerbe im Rahmen eines Dienst- oder Werkvertrags tätig, müssen die Entgeltunterlagen und die Beitragsabrechnung so gestaltet sein, dass zum jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag eine eindeutige Zuordnung der Arbeitnehmer, des Arbeitsentgelts und des darauf entfallenden Gesamtsozialversicherungsbeitrags möglich ist.

1.4 Inhalte

1.4.1 Mindestanforderungen

Die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags[1] stellt folgende Mindestanforderungen an den Inhalt der Entgeltunterlagen:

  • den Familiennamen, Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal,
  • das Geburtsdatum,
  • die Anschrift,
  • bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel,
  • den Beginn und das Ende der Beschäftigung,
  • den Beginn und das Ende der Altersteilzeitarbeit,
  • das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung und einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen,
  • die Beschäftigungsart, also die Bezeichnung der tatsächlich ausgeübten Beschäftigung,
  • maßgebende Angaben über die Versicherungsfreiheit bzw. Befreiung von der Versicherungspflicht,
  • das Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV (Zusammensetzung, zeitliche Zuordnung),
  • das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (Zusammensetzung, zeitliche Zuordnung), ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie eine Aufzeichnungspflicht nach dem Einkommensteuergesetz nicht besteht,
  • das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die anzuwendende Gefahrtarifstelle und die jeweilige zeitliche Zuordnung,
  • den Unterschiedsbetrag zwischen dem Arbeitsentgelt für Altersteilzeitarbeit und 80 % des Regelarbeitsentgelts, begrenzt auf den Unterschiedsbetrag zwischen 90 % der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung und dem Regelarbeitsentgelt,
  • den Beitragsgruppenschlüssel,
  • den Namen der Einzugsstelle, an die der Gesamtsozialversicherungsbeitrag für den Arbeitnehmer zu entrichten ist,
  • die Beitragsanteile des Arbeitnehmers,
  • bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung
  • Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit bis zum 31.12.2009, für die noch Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung zu entrichten sind.

Ferner sind das gezahlte Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen anzugeben.

Zusätzlich müssen die Daten erfasst werden, die im Rahmen des DEÜV-Meldeverfahrens anzugeben sind.

1.4.2 Beizufügende Unterlagen

Darüber hinaus hat der Arbeitgeber insbesondere folgende Unterlagen zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:

  • Unterlagen, aus denen die Staatsangehörigkeit von Ausländern außerhalb des europäis...

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