Lohnkonto / 3 Abrechnung mittels EDV

Werden Lohn-/Gehaltsabrechnungen mithilfe automatischer Einrichtungen durchgeführt, sind für die Dokumentation und Prüfbarkeit folgende Grundsätze zu beachten:

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen wie bei jeder anderen Buchführung von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit innerhalb angemessener Zeit prüfbar sein. Dies muss sowohl durch die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle als auch durch die Prüfbarkeit des Abrechnungsverfahrens möglich sein.

Verfahrensdokumentation bei EDV-Abrechnung

Es müssen Verfahrensdokumentationen über den vollständigen Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens geführt werden.

Die Verfahrensdokumentation muss beinhalten:

  • Verarbeitungsregeln einschließlich Kontrollen und Abstimmverfahren,
  • Fehlerbehandlung,
  • Sicherung der ordnungsgemäßen Programmanwendung,
  • Organisation der manuellen Vor- oder Nachbehandlung von Daten.
 
Wichtig

Änderungen des Abrechnungsverfahrens

Änderungen des Abrechnungsverfahrens sind in der Dokumentation so zu vermerken, dass die zeitliche Abgrenzung einzelner Verfahrensversionen ersichtlich ist. Der Arbeitgeber hat zu gewährleisten, dass in den Fällen, in denen die Entgeltunterlagen und die Beitragsabrechnung gespeichert geführt werden, die in ihnen enthaltenen Angaben jederzeit innerhalb eines angemessenen Zeitraums lesbar gemacht werden können.

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