Lohnkonto / 1 Verpflichtung zur Führung eines Lohnkontos

1.1 Lohnkonto für jeden Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber hat am (inländischen) Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein eigenes Lohnkonto zu führen.^[1] Dazu spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig ist. Ein Lohnkonto ist selbst dann zu führen, wenn keine (Lohn-)Steuer einzubehalten ist, weil z. B. für den Arbeitslohn keine Lohnsteuer anfällt. Auch für Arbeitnehmer, die von einem ausländischen Mutter-/Konzernunternehmen ins Inland entsandt worden sind, ist im Inland ein Lohnkonto zu führen. Gleiches gilt, wenn ein Dritter die Pflichten des Arbeitgebers für den Lohnsteuerabzug übernommen hat.^[2]

Das Lohnkonto ist Grundlage für die Lohnsteuerbescheinigung. Es ist für jeden Arbeitnehmer jeweils zu Jahresbeginn oder bei Beginn des Dienstverhältnisses im Laufe des Kalenderjahres anzulegen.

[1] § 4 LStDV.

[2] § 38 Abs. 3a EStG.

1.2 Lohnkonto bei mehreren Betriebsstätten

Hat ein Arbeitgeber mehrere Betriebsstätten, so ist für jeden Arbeitnehmer insgesamt nur ein Lohnkonto in nur einer Betriebsstätte zu führen. Es ist nicht zulässig, die Lohnkonten für bestimmte Beschäftigte, z. B. leitende Angestellte der Außenstellen, in der Zentrale des Unternehmens und die Konten der übrigen Beschäftigten in den jeweiligen Betriebsstätten (Außenstellen) zu führen. Es steht hingegen dem Arbeitgeber frei, die Lohnteile, wie z. B. laufende Bezüge, sonstige Bezüge und Reisekostenvergütungen, in einer Betriebsstätte getrennt aufzuzeichnen, wenn deren Zusammenführung sichergestellt ist.

1.3 Führung des Lohnkontos durch Dritte

Ein Lohnkonto ist auch von dem zum Lohnsteuerabzug verpflichteten Dritten zu führen, wenn er nicht der Arbeitgeber ist, aber Lohn zahlt.^[1]

[1] § 38 Abs. 3a EStG; § 4 Abs. 4 LStDV.