Lohnabrechnung im Baugewerbe / 3.3 Das Meldeverfahren

Die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse des Baugewerbes richtet für jeden Arbeitnehmer ein persönliches Konto ein. Die Betriebe teilen der Urlaubskasse monatlich für jeden Kalendermonat bis zum 15. des folgenden Monats mit:

  1. den beitragspflichtigen Bruttolohn der Arbeitnehmer und die diesem zugrunde liegenden lohnzahlungspflichtigen Stunden,
  2. ggf. den Zeitpunkt des Ausscheidens des Arbeitnehmers,
  3. die Beschäftigungstage der Arbeitnehmer, falls kein voller Beschäftigungsmonat vorliegt,
  4. die gewährten Urlaubstage und die gewährte Urlaubsvergütung, soweit darauf bereits ein tariflicher Anspruch bestand,
  5. Anzahl der Ausfallstunden wegen Arbeitsunfähigkeit ohne Lohnanspruch,
  6. Anzahl der Ausfallstunden, für die der Arbeitnehmer in der Zeit vom 1.12. bis 31.3 Saison-Kurzarbeitergeld bezogen hat.

Aufgrund dieser Daten ermittelt die Urlaubskasse die jeweiligen Erstattungsansprüche. Anschließend wird das Unternehmen über die sich daraus ergebenden kumulierten Werte sowie die noch verfügbaren Urlaubsansprüche des Arbeitnehmers für das laufende Kalenderjahr unterrichtet.

3.3.1 Internetmeldung und elektronisches Postfach

Grundsätzlich hat jeder Arbeitgeber die Meldungen über das von den jeweils zuständigen Kassen eingerichtete Online-Meldeverfahren zu übermitteln. Hierfür stehen 2 elektronische Möglichkeiten zur Verfügung: von der SOKA-BAU zugelassene Baulohnprogramme und die Meldung per Internetportal (MINT).

Mit der Meldung per Internetportal (MINT) können alle erforderlichen Meldungen für gewerbliche Arbeitnehmer, Auszubildende und Angestellte von den Unternehmen erfasst werden. Der zu leistende Beitrag wird automatisch ermittelt und angezeigt. Die Daten können dann per Mausklick an die SOKA-BAU übertragen werden. Bei den gewerblichen Arbeitnehmern sind die Vormonatswerte sichtbar. Die Internetmasken orientieren sich am Aufbau der Meldeformulare.

Ergänzt wird das Internet-Angebot durch ein elektronisches Postfach. Mit dem elektronischen Postfach haben alle angemeldeten Unternehmen Zugriff auf Schreiben und Informationen der SOKA-BAU, z. B. Erstattungsbenachrichtigungen. Voraussetzung für die Freischaltung der Internetmeldung und des elektronischen Postfachs ist die Anforderung der Zugangsdaten.

Statt der Übermittlung der Daten auf elektronischem Wege kann mit der Urlaubskasse auch auf Antrag die Übermittlung der Daten mit Belegen vereinbart werden. Allerdings muss der Arbeitgeber nachweisen, dass das elektronische Meldeverfahren für ihn wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist. Die wesentlichen Belege sind dabei der Meldeschein und der Summenbeleg.

3.3.2 Meldeschein

Abb. 1: Meldeschein

Erläuterung:

  • Im oberen Bereich des Meldescheins stehen die Stammdaten des Arbeitnehmers (Personalnummer, Name und Vorname, Schwerbehinderteneigenschaft, Arbeitnehmernummer bei der ULAK).
  • Auf der linken Seite des Meldescheins stehen die aktuellen Werte des Arbeitnehmers (Kontoauszug):

    Resturlaub des Vorjahrs:

    übertragener Urlaub, genommener Urlaub, noch verfügbarer Urlaub, die Urlaubsvergütung je Urlaubstag,

    erworbene Urlaubsansprüche im laufenden Jahr:

    Bruttolohn, Beschäftigungstage, Ausfallstunden und Ausgleichsbeträge, genommener Urlaub, noch verfügbarer Urlaub, Urlaubstage, Urlaubsvergütung je Urlaubstag

  • Die Werte für den jeweiligen Monat werden auf der rechten Seite des Meldescheins vom Arbeitgeber eingetragen: Bruttolohn, Beschäftigungstage, Ausfallstunden, gewährter Urlaub.

Soweit kein Meldeschein (mehr) vorliegt, steht für die Meldung ein Ersatzmeldeschein zur Verfügung.

3.3.3 Summenbeleg

Abb. 2: Summenbeleg

Erläuterung:

  • Im oberen Bereich des Summenbelegs stehen die Stammdaten des Arbeitgebers (Betriebskontonummer bei der ULAK, Bankverbindung, und Anschrift).
  • Die linke Seite des Summenbelegs ist der Meldung der Stammdatenänderungen vorbehalten.
  • Die rechte Seite dient der Datenübermittlung an die ULAK. Einzutragen sind: Summe der Bruttolöhne, Summe der ausgezahlten und erstattungsfähigen Urlaubsvergütungen, Summe der ausgezahlten und erstattungsfähigen Ausbildungsvergütungen, Summe der Lohnausgleichsbeträge sowie die Anzahl der eingereichten Belege (Meldescheine, Korrekturmeldungen).

3.3.4 Arbeitnehmerkontoauszug

Jeder gewerbliche Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis am 31.12. eines Kalenderjahrs bestand, erhält von der Urlaubskasse im Folgejahr einen Kontoauszug. Dieser Kontoauszug wird an den Arbeitgeber gesandt, der die Daten einschließlich der Arbeitnehmeradresse prüft und der ULAK umgehend eventuelle Korrekturen mitteilt. Die ULAK übersendet – nach Vornahme eventueller Korrekturen – den Arbeitnehmerkontoauszug direkt an den Arbeitnehmer.

Der Arbeitnehmerkontoauszug enthält alle relevanten Daten des abgelaufenen Kalenderjahrs. Insbesondere sind aus dem Kontoauszug ersichtlich:

  • die Beschäftigungszeit, die Beschäftigungstage und der beitragspflichtige Bruttolohn des Arbeitnehmers
  • der Prozentsatz der Urlaubsvergütung und der Anspruch auf Urlaubsvergütung
  • die gewährten Urlaubstage und die gewährte Urlaubsvergütung aus dem Resturlaubsanspruch des dem abgelaufenen Kalenderjahr vorausgehenden Jahrs und der verbleibende Restanspruch (Entschädigungsanspruch)
  • die ge...

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