Kosten-Nutzen-Analyse durch... / 3 Kostenkontrolle

Der Umfang der Kostenkontrolle ist abhängig von der Art und Intensität, in der ein Unternehmen Bildungsarbeit durchführt. Grundsätzlich gibt sie Aufschluss über die entstandenen Kosten und bietet entsprechend die Möglichkeit, künftige Maßnahmen besser zu planen und zwischen Alternativen zu vergleichen.

In der betrieblichen Praxis zeigt sich, dass diese Kostenkontrolle nur in einem geringen Maße durchgeführt wird.

3.1 Ziele der Kostenkontrolle

Die Weiterbildung im Unternehmen stellt eine innerbetriebliche Leistung für die Mitarbeiter im Unternehmen dar und gilt gleichzeitig als wichtiger Faktor im Rahmen des Employer Branding, um neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen. Durch die regelmäßige Erfassung, Verrechnung und Überprüfung der geplanten mit den entstandenen Kosten können folgende Ziele verfolgt und wichtige HR-Kennzahlen gewonnen werden:

  • Übersicht über die Kosten,
  • Transparenz der Entwicklung der Kosten,
  • Zuordnung zu den einzelnen Abteilungen / Bereichen,
  • Zuordnung zur Maßnahme,
  • Ermittlung der Einarbeitungskosten,
  • Soll-Ist-Vergleich,
  • Vergleich zwischen Personalbeschaffungskosten und Entwicklungskosten,
  • Kostenvergleich zwischen diversen Anbietern,
  • Möglichkeit zur Rentabilitätskontrolle,
  • Entscheidungsgrundlage für neue Maßnahmen,
  • Bekanntgabe an Mitarbeiter / in der Sozialbilanz
  • Benchmarking.

3.2 Kostenvergleich

Um die Kosten zu vergleichen, empfiehlt es sich, ein entsprechendes Formular zu entwickeln, in dem die Kostenarten und die Vergleichsmöglichkeiten aufgeführt werden. Ein Kostenvergleichsbogen hat je nach Ausrichtung folgende Einsatzmöglichkeiten:

  • Entscheidung über interne oder externe Durchführung,
  • Entscheidung über den Einsatz eines internen oder externen Trainers,
  • Vergleich diverser externer Anbieter,
  • Vergleich von diversen Alternativen,
  • Vergleich Soll-Ist-Kosten.
 
Hinweis

Kosten und Qualität müssen stimmen

Zu beachten ist, dass außer den Kosten zwingend die Qualität und Persönlichkeit beachtet werden sollte. Um Lernerfolge zu erzielen, muss die Persönlichkeit und Methodik des Trainers zum Unternehmen und zur Zielgruppe passen.

3.3 Festlegung des Budgets

Im Bildungsbudget wird festgelegt, welche Mittel der Bildungsabteilung für einen festgelegten Zeitraum, im Regelfall für ein Jahr, zur Verfügung stehen. Voraussetzung der Budgetverwaltung ist, dass die relevanten Kostenarten für das jeweilige Unternehmen festgelegt werden, um dann die konkrete Planung der Bildungsmaßnahmen durchzuführen und anschließend einen Soll-Ist-Vergleich vorzunehmen.

Bei der Festlegung des Budgets sind verschiedene Varianten möglich:

  • Prozentsatz von der Lohn-/Gehaltssumme,
  • Prozentsatz vom Umsatz,
  • Prozentsatz vom Jahresgewinn,
  • Prozentsatz vom Einkommen des einzelnen Mitarbeiters,
  • fester Betrag pro Mitarbeiter,
  • Benchmarking,
  • Trendfortschreibung.

Die Festlegung gemäß der oben genannten Methoden ist in der Praxis einfach. Zu überlegen ist, inwieweit dabei der tatsächliche Bildungsbedarf berücksichtigt wird oder ob es sinnvoller ist, die Bildungsabteilung damit zu beauftragen den konkreten Weiterbildungsbedarf zu ermitteln. Dabei werden die Geschäftsleitung und die einzelnen Abteilungen zum individuellen Weiterbildungsbedarf befragt und dann der Weiterbildungsbedarf mit dem Qualifikationsstand der Mitarbeiter abgeglichen. Ergebnis sind verschiedene Maßnahmen, für die dann entsprechende Prioritäten festgelegt werden müssen.

 
Hinweis

Budgetplanung

Wenn die Weiterbildung erstmals systematisch durchgeführt wird, sollten die anfallenden Kosten zunächst exakt erfasst werden, um dann später einen konkreten Anhaltspunkt für die Budgetplanung zu haben.

3.4 Verteilung der Kosten der Bildungsabteilung

Häufig stellt sich in der Praxis die Frage, wie die Kosten der Bildungsabteilung erfasst werden sollen. Je nach Bedarf des Unternehmens können die Kosten unterschiedlich verrechnet werden:

  • Zentrale Erfassung: Sämtliche Kosten der Bildungsabteilung werden auf die Kostenart Personalentwicklung erfasst. Es findet keine Verteilung der Kostenarten auf die einzelnen Abteilungen statt. Ergebnis ist, dass die Summe der Ausgaben bekannt ist.
  • Zuordnung zu einzelnen Kostenarten: Die zentral erfassten Kosten werden anteilig auf die einzelnen Abteilungen umgelegt. Dazu muss ein Verteilerschlüssel festgelegt werden.
  • Profit-Center-Lösung: Wenn die Bildungsabteilung als Profit-Center geführt wird, wird die anfordernde Abteilung zum internen Kunden. Für die erbrachten Leistungen der Bildungsabteilung wird eine Rechnung gestellt.
  • Cost-Center-Lösung: Bei der Cost-Center-Lösung werden die Kosten direkt den einzelnen Abteilungen zugeordnet, ohne dass die Abteilung eine Rechnung bezahlen muss, d. h. die Verrechnung erfolgt intern.
  • Outsourcing der Bildungsabteilung: Auch die Auslagerung der Bildungsabteilung bzw. Nutzung eines externen Personalentwicklers ist möglich. Dies ist insbesondere dann interessant, wenn das eigene Unternehmen zu klein ist, um eine eigene qualifizierte Bildungsabteilung zur Verfügung zu stellen, aber dennoch die Mitarbeiter kontinuierlich weiterentwickeln möchte. Bei dieser Variante wird für die erbrachten Leistungen ein entsprechendes Honorar in Rechnung gestell...

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