Rz. 4

Die Vorschrift betrifft solche Unterlagen, die für die öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit des Verwaltungsträgers nicht mehr erforderlich sind. Mit dem Terminus der Erforderlichkeit hat das Gesetz, ähnlich wie in § 110a Abs. 1 bei dem Begriff der "ordnungsgemäßen Aufbewahrung der Unterlagen", einen unbestimmten Begriff gewählt. Eine Konkretisierung erfolgt dadurch, dass das Gesetz den Spitzenverbänden der Träger der Sozialversicherung in § 110c den Auftrag erteilt hat, u. a. das Nähere zu den Voraussetzungen der Rückgabe und Vernichtung der Unterlagen zu vereinbaren.

 

Rz. 5

Den Begriff der Erforderlichkeit spezifiziert das Gesetz durch die beispielhafte Aufzählung folgender Unterlagen (Abs. 1 Satz 3)

  • Unterlagen deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind (Nr. 1),
  • Unterlagen, die nach den Regeln des § 110a Abs. 2 als Wiedergabe auf einem maschinell verwertbaren dauerhaften Datenträger aufbewahrt werden (Nr. 2), sowie
  • Unterlagen, die dem Verwaltungsträger vom Betroffenen oder von Dritten zur Verfügung gestellt wurden (Nr. 3).
 

Rz. 6

Gemäß Nr. 1 können Unterlagen nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen zurückgegeben oder vernichtet werden, wobei zu berücksichtigen ist, dass es sich bei Aufbewahrungsfristen allein um Regelungen zur Mindestdauer handelt. Nr. 2 ermöglicht die Rückgabe bzw. Vernichtung, wenn die Unterlagen von Datenträgern erfasst sind, um eine wirtschaftliche Aufbewahrung zuzulassen. Die Regelung in Nr. 3 ist hinsichtlich der Rückgabe an den Betroffenen unproblematisch, da diesem damit überlassen bleibt, die Unterlagen zu Beweiszwecken weiter aufzubewahren. Hinsichtlich der Vernichtung ist Nr. 3 – entgegen dem Wortlaut – dahin auszulegen, dass dies nur zulässig ist, wenn die Voraussetzungen nach Nr. 1 oder 2 vorliegen.

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