Beschäftigungsgeber sind (nach § 3 Abs. 9 HinSchG), sofern mindestens eine Person bei ihnen beschäftigt ist, rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen. Damit ist nicht nur die Beschäftigung mindestens einer natürlichen Person gemeint, sondern auch die Beschäftigung einer juristischen Person des öffentlichen oder privaten Rechts. Die Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte einschließlich der Leiharbeitnehmerwenden können, um Verstöße zu melden (interne Meldestelle). Die Beschäftigungsgeber erteilen der internen Meldestelle die notwendigen Befugnisse, um ihre Aufgaben wahrzunehmen, insbesondere um Meldungen zu prüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen. Der Verstoß hiergegen ist bußgeldbewehrt (bis zu 20.000 EUR) nach § 40 Abs. 2 HinSchG.
Diese Pflicht gilt nur für Beschäftigungsgeber mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Abweichend von § 12 Abs. 1 HinSchG müssen private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis zu 249 Beschäftigten ihre internen Meldestellen erst ab dem 17.12.2023 einrichten.[1]
Die internen Meldestellen betreiben Meldekanäle und führen das Verfahren nach Meldungen und ergreifen Folgemaßnahmen. Wie die Meldekanäle ausgestaltet sind, können die jeweiligen Meldestellen weitgehend selbst bestimmen. Online gestützte Meldeportale, Ansprechpersonen bzw. Adressaten für mündliche oder schriftliche Meldungen undeine besondere E-Mail-Adresse sind denkbare Möglichkeiten. Die Meldestelle hat nach § 16 Abs. 1 HinSchG auch Meldekanäle für anonyme Meldungen und anonyme Kommunikation bereit zu halten; die Verpflichtung besteht nach § 42 Abs. 2 HinSchG erst am 1.1.2025.
Die internen Meldestellen halten für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union bereit.[2]
Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen. Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Meldungen eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person verbleiben bei dem einzelnen Beschäftigungsgeber. § 14 Abs. 1 HinSchG ermöglicht daher auch Konzernlösungen.
Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen. Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen müssen über die notwendige Fachkunde verfügen.
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