Jahresschlussarbeiten in der Sozialversicherung

Zusammenfassung

 
Überblick

Zum Jahreswechsel fallen in der Entgeltabrechnung einige Arbeiten turnusmüßig jedes Jahr an. Dazu zählen z. B. die Jahresmeldungen. Besondere Konstellationen können sich dabei ergeben, soweit die Beschäftigung nicht ganzjährig bestand oder unterbrochen wurde.

Außerdem sind Arbeitgeber und Betriebe am Ende eines Kalenderjahres verpflichtet festzustellen, ob die Mitarbeiter im folgenden Jahr durch Überschreiten der Versicherungspflichtgrenze versicherungsfrei zur Krankenversicherung werden. Durch neue Beitragsbemessungsgrenzen und die paritätische Beitragstragung in der Krankenversicherung ergeben sich bei diesem Personenkreis auch andere Beitragszuschüsse. Ebenfalls wird zum Jahreswechsel geprüft, ob im folgenden Kalenderjahr eine Teilnahme am Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers (U1) erfolgt.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Die Verpflichtung zur Abgabe von Jahresmeldungen ist in § 28a Abs. 2 und 2a SGB IV geregelt. Die dabei zu beachtenden Abläufe werden in § 10 DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) beschrieben. In § 3 AAG ist geregelt, welche Arbeitgeber am Ausgleichsverfahren teilnehmen.

Sozialversicherung

1 Jahresarbeitsentgeltgrenze

Bei der Beurteilung der Versicherungspflicht von Mitarbeitern mit einem höheren Entgelt müssen die Regelungen der Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) berücksichtigt werden.[1] Wird ein Arbeitnehmer aufgrund des Überschreitens der JAEG versicherungsfrei, wirkt sich dies auf den Beitragszuschuss aus. Ebenfalls ändert sich die Höhe des Beitragszuschusses für bereits laufend krankenversicherungsfreie Beschäftigte zum Jahreswechsel. Tritt umgekehrt durch Erhöhung der Jahresarbeitsentgeltgrenze Kranken- und Pflegeversicherungspflicht ein, sind entsprechende Änderungsmeldungen vorzunehmen.

2 Umlageverfahren

Ob im folgenden Kalenderjahr eine Teilnahme am Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers (U1)[1] erfolgt, ist zum Jahreswechsel zu prüfen. Daneben kann zum Jahresbeginn der Umlagesatz für das Folgejahr bei den Umlagekassen gewählt werden.

3 Für welche Arbeitnehmer müssen Jahresmeldungen erstattet werden?

3.1 Jahresmeldungen für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

Eine Jahresmeldung ist für jeden über den 31.12. eines Jahres hinaus versicherungspflichtig Beschäftigten mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, also der Januarabrechnung, zu erstatten. Auch für versicherungsfreie geringfügig entlohnt Beschäftigte sind Jahresmeldungen zu erstellen. Die Meldung muss spätestens bis zum 15.2. des folgenden Jahres erfolgt sein. Die Jahresmeldungen für das Jahr 2019 sind, da der 15.2.2020 auf einen Samstag fällt, bis spätestens 17.2.2020 abzugeben.[1]

 
Wichtig

Keine Jahresmeldung für kurzfristig Beschäftigte

Für kurzfristig Beschäftigte ist lediglich eine UV-Jahresmeldung abzugeben.[2]

3.1.1 Abgabe der Jahresmeldungen bei durchgehender und unterbrochener Beschäftigung

Nachfolgende Sachverhalte erläutern die Gründe für die Abgabe der Jahresmeldung.

 

Jahresmeldung bei Beschäftigung während des gesamten Jahres

Ein Arbeitnehmer wird seit Jahren beschäftigt.

Es ist eine Jahresmeldung 2019 "Beschäftigungszeit" vom 1.1.2019 bis 31.12.2019 mit Grund der Abgabe: "50" zu erstatten.

Jahresmeldung bei Beschäftigungsbeginn im Laufe des Jahres

Ein Arbeitnehmer ist seit dem 12.9.2019 beschäftigt.

Die Jahresmeldung 2019 ist mit der "Beschäftigungszeit" vom 12.9.2019 bis 31.12.2019 mit Grund der Abgabe: "50" zu erstatten.

Abmeldung statt Jahresmeldung

Eine Arbeitnehmerin ist seit Jahren beschäftigt. Ihr Beschäftigungsverhältnis hatte sie zum 31.12.2019 gekündigt.

Es ist anstatt einer Jahresmeldung eine Abmeldung zum 31.12.2019 mit der "Beschäftigungszeit" vom 1.1.2019 bis 31.12.2019 und dem Grund der Abgabe "30" (Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung) zu erstatten.

Keine Jahresmeldung bei Unterbrechungsmeldung

Eine Arbeitnehmerin bezieht vom 4.9.2019 bis 31.1.2020 Krankengeld.

Da die Beschäftigung länger als einen Kalendermonat unterbrochen wurde, war eine Unterbrechungsmeldung zum 3.9.2019 mit "Grund der Abgabe" = "51" (Unterbrechungsmeldung wegen Bezug von Entgeltersatzleistungen) zu erstellen. Da die Unterbrechung über den 31.12.2019 hinaus fortbesteht, ist keine Jahresmeldung 2019 abzugeben. Nach einer Unterbrechungsmeldung ist keine erneute Anmeldung bei der Krankenkasse erforderlich. Die Beschäftigungszeit ab 1.2.2020 wird mit der Jahresmeldung 2020 gemeldet.

Jahresmeldung trotz Unterbrechung der Beschäftigung

Eine Arbeitnehmerin ist seit Jahren beschäftigt und erhält vom 19.12.2019 bis 28.1.2020 Krankengeld.

Es ist eine Jahresmeldung 2019 mit "Grund der Abgabe" = "50" (1.1.2019 bis 31.12.2019) zu erstatten. Da die Beschäftigung nicht länger als einen Kalendermonat unterbrochen wurde, war keine Unterbrechungsmeldung zu erstellen.

Sonstige Meldung ersetzt Jahresmeldung

Eine Arbeitnehmerin ist als Angestellte beschäftigt und scheidet zum 31.12.2019 wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze aus der Krankenversicherungspflicht aus. Es besteht weiterhin...

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