Jahresabschlussarbeiten im Lohnbüro

Kurzbeschreibung

Auflistung der Arbeiten zum Jahresabschluss im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Checkliste

Aufgabe zu erledigen durch [zuständiger Mitarbeiter/Abteilung] zu erledigen
bis
erledigt?
Lohnsteuer

Überprüfung und Aktualisierung der Lohnkontendaten aller Mitarbeiter auf

  • Jahresfreibeträge,
  • Austritt von Mitarbeitern,
  • Wechsel der Bankverbindung.
  Dezember/Januar  
Prüfung der Mitarbeiter, die einen Fahrtkostenzuschuss für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erhalten, ob diese während des Kalenderjahres umgezogen sind und ob deren Daten aktualisiert wurden.   Dezember/Januar  
Prüfung, ob alle Fahrtenbücher der Firmenwagen vorliegen und die Eintragungen vollständig sind.   31.12.  
Prüfung der Versteuerung geldwerter Vorteile aus der PKW-Überlassung, insbesondere ob die Entfernungsangaben und der hinterlegte PKW-Wert aktuell sind.   31.12.  
Vorsorgeaufwendungen: Aktualisierung/Ergänzung der Stammdaten für privat kranken- und pflegeversicherte Personen, um die nach der KVBEVO ermittelten Beitragsanteile auf der Grundlage der Nachweise der Privatversicherungsunternehmen.   31.12.  
Prüfung der Vorlage der Bescheinigung des Finanzamtes für beschränkt Steuerpflichtige / Freistellungsbescheinigungen nach DBA.   31.12.  
Prüfung der Erfassung eines Altersentlastungsbeitrags für Arbeitnehmer, die in diesem Jahr das 64. Lebensjahr erreicht haben.   31.12.  
Prüfung der Anzeigepflicht an das Betriebsstättenfinanzamt wegen Rabatten bez. Sachbezügen von Dritten.   31.12.  
Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt (online mit Elster).   28.2.  
Ausdruck und Aushändigung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung an die Arbeitnehmer, Archivierung des Übertragungsprotokolls.   28.2. 1  
Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs bei den infrage kommenden Mitarbeitern (Pflicht zur Durchführung besteht nur für Unternehmen, die am 31.12. mindestens 10 Arbeitnehmer beschäftigen).   28.2.1  
Prüfung, ob weitere Pauschalversteuerung auf Sachzuwendungen (§37b EStG) vorgenommen werden muss.   28.2.1  
Krankenkassen
Aktualisierung der in dem Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegten Liste der Krankenkassen.   Dezember/Januar  

Prüfung, ob die aktuellen Beitragssätze und Beitragsbemessungsgrenzen in dem Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegt wurden.

  • Zusatzbeitragssatz der Krankenkassen aktuell?
  • Neuer Beitragssatz für die Umlagen U1 und U2?
  • Beitragssatz Arbeitslosenversicherung aktuell?
  • Beitragssatz Pflegeversicherung aktuell?
  Dezember/Januar  
Prüfung auf Über-/Unterschreitung der Beitragsbemessungsgrenzen.   November/Dezember  
Mitgliedsbescheinigung über eine freiwillige Versicherung in der GKV oder ein Nachweis über eine Mitgliedschaft in einer PKV beim Arbeitnehmer angefordert.   Dezember  
Prüfung, ob die entsprechenden An- und Abmeldungen vorgenommen wurden.   Januar  
Prüfung auf Über-/Unterschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAE) zur Beurteilung der Versicherungspflicht.   November/Dezember  
Prüfung der Versicherungspflicht/-freiheit beschäftigter Studenten mit einer Arbeitszeit über 20 Stunden/Woche bei Anwendung des Werkstudentenprivilegs.   Januar  
Prüfung der korrekten Beitragsgruppe beschäftigter Rentner (Berücksichtigung der Änderungen durch das Flexi-Rentengesetz seit 1.1.2017).   Januar  
Erstellung der Jahresmeldung (Grund 50) für geleistete Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenversicherung.   17.2.  
Erstellung der Jahresmeldung (Grund 92) für jeden im vergangenen Kalenderjahr in der Unfallversicherung versicherungspflichtig Beschäftigten.   17.2.  
Prüfung der Elterneigenschaft, Alter und evtl. vorliegende Bescheinigungen.   Januar  
Einhaltung der 4 %-Grenze der RV-Beitragsbemessungsgrenze bei der betrieblichen Altersvorsorge.   Dezember  
Stammdatenabgleich mit dem Stammdatendienst der DGUV.   Frühestens möglich ab dem 1.11. des Vorjahres, spätestens erforderlich bis 17.2.4  
Zusammenstellen der Daten für die Berechnung der Beiträge zur Unfallversicherung durch ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe.   17.2.4  
Übermittlung des elektronischen Lohnsteuernachweises.   17.2.5  
Prüfung Übergangsbereich.   Dezember  
Prüfung Vorgaben geringfügig Beschäftigte.   Dezember  
Prüfung der Schlüsselzahlen für DEÜV-Verzeichnisse.   Dezember  
Künstlersozialabgabe
Meldung der Entgelte an Künstler und Publizisten für die Berechnung der Künstlersozialabgabe.   31.3.  
Jahresurlaub
Übertrag bestehender Urlaubsansprüche.   31.3.  
Übertrag bestehender Bildungsurlaubsansprüche.   31.3.  
Buchhaltung
Abstimmung relevanter Konten mit der Finanzbuchhaltung (z. B. Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer, Sozialversicherung und gegenüber Arbeitnehmern).   Dezember  
Überprüfung der internen Kostenstellenzuordnung auf unterjährige Änderungen.   Dezember  

Meldung von Rückstellungen für:

  • Urlaubsansprüche
  • Schwerbehindertenausgleichsabgabe
  • Abfindungen/Provisionen
  • Jubiläen
  • Überstunden und gehaltsähnliche ...

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