HR-Benchmarking / 2.6 Webbasiertes HR-Benchmarking

Benchmarking sollte kontinuierlich durchgeführt werden, denn Orientierung an den Besten bedeutet auch "Schießen auf ein sich bewegendes Ziel" – auch die Besten werden besser und neue Best Practices werden möglicherweise in anderen Unternehmen neu entwickelt. Mit Hilfe von webbasierten Plattformen können der Aufwand für fortlaufendes Benchmarking verringert und die Datenqualität erhöht werden. Aus dem Benchmarking-Projekt wird ein kontinuierliches Steuerungsinstrument. Denn jeder Teilnehmer kann bei Bedarf aktuelle Benchmarking-Daten online auswerten und in seiner Organisation verwerten. Webbasiertes HR-Benchmarking bietet folgende Features:

• Dezentrale und effiziente Datenerfassung:

  Die Akzeptanz von Qualität und Aufwand der Datenerhebung ist ein wesentliches Erfolgskriterium in Benchmarking-Prozessen. Über die Steuerung von Benutzerrechten wird die dezentrale Datenerfassung innerhalb eines Unternehmens ermöglicht. Damit können die unterschiedlichen Teile der Datenerhebung an die jeweiligen Fachexperten delegiert und dadurch die Qualität der erhobenen Daten und das Vertrauen in die Benchmarking-Ergebnisse insgesamt erhöht werden. Gleichsam wird der Aufwand der Fragebogenlogistik in Papierform deutlich verringert. Über dezidierte Benutzerrechte wird sichergestellt, dass nur der Fachexperte Daten eingibt, für die er zuständig ist und die Daten nur nach dem Vier-Augen-Prinzip freigegeben werden.

• Individuelle Auswertungen:

  In der Regel wird bei Benchmarking-Projekten nur ein geringer Bruchteil der theoretisch möglichen Auswertungen tatsächlich vorgenommen, um den Fokus auf die wesentlichen Aussagen des Benchmarking zu gewährleisten. Dabei bleibt so manche weitere Erkenntnis auf der Strecke. Im Falle eines webbasierten Benchmarking werden zunächst die vorher vereinbarten Standardauswertungen im System angelegt, die allen Teilnehmern den Zugriff auf die wesentlichen Ergebnisse per Mausklick ermöglichen. Zusätzlich kann jeder Benchmarking-Teilnehmer - unter systemseitiger Wahrung der vollen Anonymität - die Standardauswertungen variieren und weitere individuelle Auswertungen vornehmen. Dazu zwei Beispiele:

  • Festlegung der Vergleichsgruppe: Die Vergleichsgruppen können individuell konfiguriert werden. Damit werden Vergleiche zum Beispiel nur mit Großunternehmen oder nur mit mittelständischen Unternehmen oder mit nur mit denjenigen Unternehmen, die ebenfalls ein bestimmtes IT-System zur Unterstützung eines bestimmten Geschäftsprozesses einsetzen, möglich.
  • Definition von Indizes: Indizes, die sich aus verschiedenen Kennzahlen zusammensetzen, können individuell variiert werden. Es kann vorkommen, dass bestimmte Kennzahlen, die in eine Indexzahl z. B. zur Beschreibung der Prozessqualität einfließen, im eigenen Unternehmen nicht relevant oder nicht verfügbar sind. Das webbasierte System bietet hier die Möglichkeit, bestimmte Kennzahlen in der vergleichenden Analyse ein- oder auszublenden.

• Datensicherheit und Vertraulichkeit:

  Datensicherheit und Vertraulichkeit haben zwei grundsätzlich unterschiedliche Dimensionen: technische Datensicherheit und Spielregeln zur Vertraulichkeit. Die webbasierte Benchmarking-Plattform stellt die technische Datensicherheit durch eine entsprechende IT-Architektur sicher. Eine "Firewall" schützt die Plattform vor unberechtigten Zugriffen, die Trennung von Datenbankserver und Internet-Applikation sichert die Daten zusätzlich ab, eine "Portscan-Software" überwacht den Zugang zum Datenbankserver usw.

  Die Spielregeln zur Vertraulichkeit sind unter den Benchmarking-Teilnehmern festzulegen. Es ist zu empfehlen, die Zusammenarbeit zunächst mit einem maximalen Maß an Vertraulichkeit zu beginnen. Dabei werden einem Benchmarking-Teilnehmer nur Sicht auf seine eigenen Daten und auf die statistischen Werte der anderen Benchmarking-Teilnehmer gewährt, zum Beispiel auf den Mittelwert aller Teilnehmer, dem Mittelwert der Besten oder dem Mittelwert der Schlechtesten. Dabei wird im Vorhinein festgelegt, wie viele Werte vorliegen müssen, um einen statistischen (Mittel-)Wert ausweisen zu dürfen. Die Vertraulichkeitsspielregeln können - und das geschieht häufig in eingespielten Benchmarkingkreisen - sukzessive geöffnet werden. Beispielsweise kann einem Unternehmen Einblick in die Daten eines befreundeten Unternehmens gewährt werden, sobald beide Benchmarking-Partner sich dies gegenseitig gestatten. Ergänzt werden die Vertraulichkeitsregeln durch bilaterale Vertraulichkeitsvereinbarungen, in denen jeder Teilnehmer den vertraulichen Umgang mit seinem Passwort und seinen Ergebnissen versichert.

• Datenqualität und Nutzerbetreuung:

  Um der zentralen Bedeutung der Datenqualität gerecht zu werden, sollten mehrere Qualitätssicherungsfunktionen eingebaut werden. Die erste, ganz wesentliche Maßnahme zur Qualitätssicherung erfolgt bereits im Vorfeld bei der interpretationssicheren Definition der zu erhebenden Daten sowie durch die externe bedarfsweise Unterstützung bei der Datenerhebung. Nach jedem Dateneingabezyklus (zum Beispiel na...