HR als Business-Partner & B... / 3.6 FAQ's: Die wichtigsten Fragen und Antworten - Führungskraft

1. In welchen Abständen sollten regelmäßige Mitarbeitergespräche geführt werden?

In der Praxis hat sich ein jährlicher Turnus, häufig gekoppelt mit Meilensteingesprächen, zweimal jährlich, bewährt – je nach Mitarbeiter / Situation / Funktion kann sich aber auch ein halb- oder zweijähriger Turnus anbieten! Während der Einarbeitungszeit (Onboarding oder Versetzung innerhalb des Unternehmens) sollten Mitarbeitergespräche natürlich häufiger stattfinden.

2. Wie läuft ein ideales Mitarbeitergespräch ab?

Im Mitarbeitergespräch soll durch Vergleich von Fremd- und Eigenbild die Leistung des Mitarbeiters im abgelaufenen Zeitraum beurteilt werden und Weichen für die zukünftige Entwicklung des Mitarbeiters gestellt werden. Dies gelingt besonders gut, wenn es zu einem offenen Informationsaustausch zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem kommt, in dem beide partnerschaftlich und lösungsorientiert kommunizieren.

3. Wie reagiere ich, wenn der Mitarbeiter seine Leistung völlig anders beurteilt, als ich es tue?

Unterschiede zwischen Fremdbild (Ihrer Beurteilung) und Eigenbild des Mitarbeiters sind durchaus üblich. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter, wie er zu seinem Urteil kommt und welche Aspekte er dabei berücksichtigt hat. Oftmals werden Sie feststellen, dass ein unterschiedliches Verständnis des Leistungsmerkmals oder eine andere Gewichtung, Ursachen für die divergierende Beurteilung sind. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter anhand von konkreten Anlässen und Ereignissen, wie Ihre Beurteilung zustande kommt. Seien Sie offen für die Argumente Ihres Mitarbeiters und passen Sie Ihr Urteil an, wenn die Argumente Sie überzeugen. Erläutern Sie Ihrem Mitarbeiter, dass es nicht darum geht, wer Recht hat. Beide Sichtweisen sind zulässig und gültig. Machen Sie ihm aber klar, dass er sich auch Ihrer Beurteilung stellen muss. Nehmen Sie, wenn nötig, beide Beurteilungen ins Protokoll auf.

4. Wie kann ich meine Beurteilung absichern?

Um bei der Leistungsbeurteilung nicht auf Ihr "Bauchgefühl" angewiesen zu sein, sollten Sie für jeden Ihrer Mitarbeiter eine Art Tagebuch führen. Das erfordert weniger Zeit, als Sie vielleicht am Anfang denken. Überschlagen Sie am Ende des Tages einfach, was Ihnen an positiven oder negativen Dingen bei Ihren Mitarbeitern aufgefallen ist und machen Sie sich eine kurze Notiz. Dieses Tagebuch hilft Ihnen dabei, Wahrnehmungsfehler wie die Dominanz eines / des letzen Ereignisses zu vermeiden.

5. Wie nehme ich meinen Mitarbeitern die Angst vor dem Jahresgespräch?

Machen Sie Ihrem Mitarbeiter deutlich, dass das Jahresgespräch keine Urteilsverkündung oder Prüfungssituation ist, die er passiv über sich ergehen lassen muss. Zeigen Sie ihm, dass er als gleichwertiger Partner akzeptiert ist und aktiv an der Gestaltung des Gesprächs teilnehmen soll. Interessieren Sie sich für seine Sicht der Dinge und suchen Sie gemeinsam nach Zielen und Verbesserungsmöglichkeiten. Stellen Sie Leistungsverbesserungen / Weiterentwicklungen oder erreichte Ziele seit dem letzten Mitarbeitergespräch positiv heraus. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach Talenten / Ideen, die sie bislang nicht in ihre Tätigkeit einbringen konnten und suchen Sie gemeinsam nach Realisierungsmöglichkeiten. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter auch, Ihnen als Führungskraft Rückmeldung zu geben.

6. Wie erreiche ich, dass mein Mitarbeiter mir offen und ehrlich antwortet?

Offenheit und Ehrlichkeit können nur in einer angstfreien und partnerschaftlichen Atmosphäre gedeihen. Wichtigste Voraussetzung für eine solche Umgebung ist eine entsprechende Fehler- und Kritikkultur (Fehler werden als Erfahrungsgewinn gewertet und nicht als persönlicher Makel; Kritik ist in alle Richtungen möglich und wird sach- und nicht personenbezogen geäußert). Aber auch ein wertschätzender Umgang miteinander und ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis sind hierfür notwendig.

Idealerweise gibt es im Unternehmen entsprechende Leitlinien, die von allen Führungskräften getragen und gelebt werden. In ihrer unmittelbaren Umgebung ist es vor allem Ihr Vorbild, das die Mitarbeiter ermutigt.

7. Gibt es rechtliche Anforderungen, die ich als Führungskraft beachten muss?

Um das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Einführung eines Beurteilungssystems § 94 und § 84 BetrVG kümmert sich in der Regel die Personalabteilung. Die weiteren Rechte des Mitarbeiters - über welche Sie informiert sein sollten - sind in den § 82 Anhörungs- und Erörterungsrecht des Arbeitnehmers, § 83 Einsicht in die Personalakte und § 84 Beschwerderecht des BetrVG festgehalten.

Wichtig für den Führungsalltag ist, dass auch die Mitarbeiterbeurteilung im Sinne des AGG diskriminierungsfrei zu erfolgen hat:

  • Für alle Mitarbeiter müssen dieselben Kriterien und Maßstäbe verwenden werden.
  • Die Ergebnisse müssen transparent, mess- und nachprüfbar sein.
  • Die einzelnen Bewertungskriterien müssen benachteiligungsfrei angelegt, angewandt und gewichtet sein.
  • Es ist die reine Arbeitstätigkeit zu bewerten, nicht die Person.

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