HR als Business-Partner & B... / 3 Jährliche Mitarbeitergespräche

Autor: Dieter Leitzgen, Personalleiter, zertifizierter Mediator, Mitglied im Bundesverband Mediation, Köln

3.1 Definition

Jahresgespräche, die die vereinbarten Ziele, die Einschätzung der Leistungen der Mitarbeiter und deren weitere berufliche Entwicklung zum Inhalt haben, sind heute im Führungsinstrumentarium erfolgreicher Unternehmen fest verankert und zählen damit zur Regelkommunikation innerhalb des Unternehmens.

Jahresmitarbeitergespräche lassen sich entsprechend ihren Hauptzielsetzungen und ihren hauptsächlich zugrunde liegenden Anlässen in drei Gesprächstypen klassifizieren:

  • Zielvereinbarungsgespräch,
  • Beurteilungs- bzw. Feedbackgespräch,
  • Fördergespräch.

Da die Grenzen zwischen den einzelnen Gesprächstypen fließend sind, werden in der betrieblichen Praxis mit dem Jahresmitarbeitergespräch häufig verschiedene Gesprächsanlässe zusammengefasst.

Das Jahresmitarbeitergespräch in der Form des Gesamtgesprächs erlaubt es, die wichtigsten Aspekte der übergreifenden Personalführung zusammenhängend mit dem Mitarbeiter zu besprechen.

3.2 Sinn und Zweck

Der kontinuierliche Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeiter ist der grundlegende Prozess in der Mitarbeiterführung und -entwicklung. Ein vitaler "Pfeiler" ist das Jahresmitarbeitergespräch. Folgende Ziele stehen im Mittelpunkt des Jahresgesprächs:

  • Informationsaustausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern über

    • Feedback und Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters,
    • Zusammenarbeit,
    • fördernde und hemmende Faktoren bei der Aufgabenerfüllung.
  • Zielüberprüfung und -vereinbarung,
  • Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten.

3.3 Verantwortung / Aufgabe / Rolle des Personalers

Sie sind verantwortlich für:

  • die Bereitstellung des Instruments,
  • die Definition des Prozesses,
  • die Organisation des Einführungsprozesses,
  • die Qualitätssicherung und ständige Weiterentwicklung,
  • die unterstützende Beratung während der Durchführung (Ansprechpartner sowohl für ratsuchende Führungskräfte als auch für Mitarbeiter, die sich missverstanden, falsch eingeschätzt o.Ä. fühlen).

3.4 Ablaufdiagramm

Das jährliche Mitarbeitergespräch: Kernstück der Individuellen Personalentwicklung

3.5 FAQ's: Die wichtigsten Fragen und Antworten - Personaler

1. Worauf ist bei der Einführung von Jahresgesprächen im Unternehmen zu achten?

Wie bei allen Veränderungen im Unternehmen gilt auch hier der Grundsatz: Machen Sie die Betroffenen möglichst schnell zu Beteiligten. Da das Jahresgespräch auch eine Form der Mitarbeiterbeurteilung enthält, sind Sie gesetzlich verpflichtet den Betriebsrat einzubinden. Aber auch die Vorgesetzten sollten Sie zur Mitarbeit am Konzept einladen. Machen Sie schnell deutlich, dass es beim Gespräch um die gemeinsame Suche nach Verbesserungen und Weiterentwicklungsmöglichkeiten geht. Stellen Sie die Vorteile für Mitarbeiter und Vorgesetzte in den Vordergrund und schaffen Sie Rahmenbedingungen, in denen Vertraulichkeit, Wertschätzung und Offenheit gewährleistet sind. Überlegen Sie auch ob es sinnvoll ist, Unterstützung des Prozesses per Software bereitzustellen (in Abhängigkeit von Unternehmensgröße, PC-Ausstattung und finanzieller Möglichkeiten).

2. Wie kann das Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeitergespräche ein geschätztes, zielführendes Führungsinstrument darstellen?

Die Mitarbeiter sollten wissen, dass sie als gleichwertiger Partner in ein solches Gespräch gehen und damit die Chance haben, aktiv Ziele und Verbesserungen mitzugestalten. Sie erfahren mehr über die Sichtweise ihrer Vorgesetzen zu ihren Leistungen und können sich dadurch gezielt verbessern. Sie können ihre eigene Weiterentwicklung mitgestalten. Sorgen Sie dafür, dass die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt und die Zielvereinbarungen überprüft werden. Erinnern Sie die Führungskräfte an die fälligen Mitarbeitergespräche und bieten Sie bei schwierigen Gesprächen Ihre Beratung / Moderation an.

3. Gibt es rechtliche Anforderungen, die beachtet werden müssen? Inwieweit muss der Betriebsrat eingebunden werden?

Bei der Einführung eines Beurteilungssystems hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht (§ 94 und § 84 BetrVG). Die Rechte des Mitarbeiters sind in den § 82 Anhörungs- und Erörterungsrecht des Arbeitnehmers, § 83 Einsicht in die Personalakte und § 84 Beschwerderecht des BetrVG festgehalten.

Auch die Mitarbeiterbeurteilung hat im Sinne des AGG diskriminierungsfrei zu erfolgen:

  • Für alle Mitarbeiter müssen dieselben Kriterien und Maßstäbe verwenden werden.
  • Die Ergebnisse müssen transparent, mess- und nachprüfbar sein.
  • Die einzelnen Bewertungskriterien müssen benachteiligungsfrei angelegt, angewandt und gewichtet sein.
  • Es ist die reine Arbeitstätigkeit zu bewerten, nicht die Person.

4. Wie sieht eine ideale "Eskalationsregel" aus, wenn Konflikte im Mitarbeitergespräch (oder über die Leistungseinschätzung) nicht zwischen Führungskraft und Mitarbeiter beigelegt werden können?

Der Eskalationsweg ist von vielen Faktoren abhängig, die individuell in jedem Unternehmen variieren. So bestehen in einigen Unternehmen bereits generelle Konfliktmanagementsysteme, die auch bei dieser speziellen Art greifen. Auch die im BetrVG festgeschriebenen Eskalationswege über den Betriebsrat und gegebenenfalls einer Einigungss...

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