Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln.
In dem Beitragsnachweis hat der Arbeitgeber den zu zahlenden Gesamtsozialversicherungsbeitrag nach Beitragsgruppen aufgegliedert anzugeben. Der Beitragsnachweis gilt für die Vollstreckung als Leistungsbescheid der Einzugsstelle. Im Beitragsnachweis ist auch die Steuernummer des Arbeitgebers anzugeben, wenn der Beitragsnachweis die Pauschalsteuer für geringfügig Beschäftigte enthält.
Um den Beitragsnachweis ordnungsgemäß ausfüllen und einreichen zu können, hat der Arbeitgeber nach § 8 BVV Entgeltunterlagen zu führen und darin die für die Prüfung der Versicherungspflicht und die Höhe der zu entrichtenden Gesamtsozialversicherungsbeiträge erforderlichen Angaben aufzunehmen.
Ausnahmen von der Datenübertragung
Die Vorgabe der Datenübertragung gilt nicht hinsichtlich der Beschäftigten in privaten Haushalten bei Verwendung von Haushaltsschecks. Auch die Arbeitgeber von versicherungsfrei geringfügig Beschäftigten[1], die
- im privaten Bereich nichtgewerbliche Zwecke oder
- mildtätige, kirchliche, religiöse, wissenschaftliche oder gemeinnützige Zwecke i. S. d. § 10b EStG
verfolgen, können auf Antrag abweichend von den Meldevorschriften Meldungen auf Vordruck erstatten. Dazu müssen diese glaubhaft machen, dass ihnen eine Meldung auf maschinell verwertbaren Datenträgern oder durch Datenübertragung nicht möglich ist.[2] Gleiches gilt für die eigentlich per Datenübertragung einzureichenden Beitragsnachweise.
Beitragsschätzung
Reicht der Arbeitgeber den Beitragsnachweis nicht rechtzeitig ein, so kann die Einzugsstelle das für die Beitragsberechnung maßgebende Arbeitsentgelt schätzen, bis der Nachweis ordnungsgemäß eingereicht wird.
Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt und können dadurch anlässlich der Betriebsprüfung die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der prüfende Träger der Rentenversicherung den Beitrag zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte, ohne namentliche Benennung der einzelnen Arbeitnehmer, geltend machen.
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