GR v. 14.12.2021: Grundsätze: Datenaustausch EEL

Zusammenfassung

Hinweis

Diese Gemeinsamen Grunsätze gelten ab 1.1.2023.

Für die Zeit bis 31.12.2022, vgl. GR v. 22.1.2019.

1 Allgemeines

1.1 Allgemeines

Der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung sowie die Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau, haben die nachfolgenden "Gemeinsamen Grundsätze für die Erstattung der Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen" überarbeitet. Sie kommen damit ihrer Verpflichtung gemäß § 107 SGB IV nach.

Die "Gemeinsamen Grundsätze für die Erstattung der Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen" sind nach Anhörung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales [BMAS] im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Gesundheit [BMG] und dem Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft [BMEL] genehmigt worden.

Die Grundsätze werden durch ergänzende Verfahrensbeschreibungen erläutert.

Die Teilnahme am Datenaustausch Entgeltersatzleistungen ist für die Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger verpflichtend.

Alle Verfahrensbeteiligten erachten diese Vorgehensweise als zielführend, um die größtmögliche Sicherheit für den Austausch der Daten zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen zu gewährleisten.

Die vorliegenden Grundsätze lösen die bisherigen "Gemeinsamen Grundsätze für die Erstattung der Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen (§ 107 SGB IV)" in der vom 1.1.2020 an geltenden Fassung vom 22.1.2019 ab. Der Datensatz in der beiliegenden Fassung (Version 11) ist vom 1.1.2023 an zu verwenden und zwar auch für Nachweiszeiträume vor dem 1.1.2023. Für eine Übergangszeit bis zum 28.2.2023 werden die Datenannahmestellen der Sozialversicherungsträger die Mitteilungen der Arbeitgeber, die in der Version 10 und 11 übermittelt werden, verarbeiten

Der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung sowie die Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau bestimmen in den nachfolgenden gemeinsamen Grundsätzen

• den Aufbau der fachlichen Datensätze, der Datenbausteine und
• die Schlüsselzahlen

für den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen.

1.2 Identifizierungsmerkmal

[1] Die Arbeitgeber erstatten die Mitteilungen unter Angabe ihrer Betriebsnummer und der Versicherungsnummer. Die Versicherungsnummer ist aus dem Sozialversicherungsausweis des Arbeitnehmers zu entnehmen und in die Mitteilungen zu übertragen. Ist die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers dem Arbeitgeber nicht bekannt, ist die Versicherungsnummer mit dem Abrechnungsprogramm bei der Datenstelle der Rentenversicherung abzufragen. Im Übrigen verwendet jeder Versicherungsträger zur Verarbeitung der Mitteilungen sein eigenes Ordnungskriterium. Die Versicherungsnummer wird insbesondere nicht genutzt, um Dateien danach zu ordnen oder für den Zugriff zu erschließen.

[2] Für die Identifizierung der meldenden Stelle ist die "ABSENDERNUMMER", für die der empfangenden Stelle die "EMPFAENGERNUMMER" vorgesehen. Die "ABSENDERNUMMER" ist im Bestand des Sozialversicherungsträgers pro Versciherten zu übernehmen und für die Rückmeldungen zu verwenden. Ändert sich die "ABSENDERNUMMER" der meldenden Stelle bzw. das Abrechnungssystems während des laufenden Bezuges einer Entgeltersatzleistung des Arbeitnehmers, ist dies entsprechend der Anlage 2 zu melden. Durch die Verwendung der "ABSENDERNUMMER" ist es dem aktuell zuständigen Sozialversicherungsträger möglich, auch mehrfach auf eine Mitteilung des Arbeitgebers zu reagieren. Eine Reaktion des Sozialversicherungsträgers (ggf. auch mehrfach) setzt voraus, dass bereits im Vorfeld eine Mitteilung des Arbeitgebers unter Verwendung einer Absendernummer erfolgt ist.

1.3 Schlüsselzahlen

Die Schlüsselzahlen sind in den Mitteilungen zweistellig numerisch zu verschlüsseln. Für jede Mitteilung oder Rückmeldung ist entsprechend der Mitteilung der zutreffende Schlüssel zu verwenden. Die zutreffenden Schlüsselzahlen sind für die Abgabegründe, für die Gründe der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, für das Ende der Entgeltersatzleistungen und für die Fehlzeiten vor Beginn der Schutzfrist der Anlage 2 zu entnehmen.

2 Automatisiertes Mitteilungsverfahren

2.1 Arbeitgeber

[1] Die Arbeitgeber senden den Sozialversicherungsträgern die Mitteilungen durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung (vgl. Abschnitt 4) aus systemgeprüften Programmen oder mittels systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen. Dies gilt nicht für Einzelfälle, in denen ein elektronisches Meldeverfahren nicht wirtschaftlich durchzuführen ist (siehe Anlage 3).

[2] Die Voraussetzungen der Systemuntersuchung ergeben sich aus den "Gemeinsamen Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger zur Untersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen (Systemuntersuchung) und die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung nach § 22 DEÜV" in der jeweils geltenden Fassung.

[3] Der Meldesatz ist vom Arbeitgeber auszulösen, sobald für d...