[Vorwort]

Hinweis

Diese Rundschreiben ist gültig bis 30.6.2016

Bitte verwenden Sie die ab 1.7.2016 die aktuell gültige Fassung dieses Rundschreibens.

Für die Übermittlung der Meldungen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung nach der DEÜV und der Beitragsnachweise (hierzu zählen auch die Beitragserhebungen der berufsständischen Versorgungseinrichtungen) hat der GKV-Spitzenverband im Einvernehmen mit der Deutschen Rentenversicherung Bund, der Bundesagentur für Arbeit (BA) der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See und der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung die folgenden Gemeinsamen Grundsätze aufgestellt. Sie gelten für

  • die Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen,
  • die Prüfung von Ausfüllhilfen zur Übertragung von Meldungen und Beitragsnachweisen,
  • die Datenübermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen und
  • die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung.

Die Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau, die für die landwirtschaftliche Sozialversicherung besondere Aufgaben nach dem Zweiten Gesetz über die Krankenversicherung der Landwirte (KVLG 1989), dem Gesetz über die Alterssicherung der Landwirte wahrnimmt, hat an diesen Grundsätzen mitgewirkt.

Die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände wurde gemäß § 22 Satz 2 DEÜV angehört.

Die Grundsätze treten mit Wirkung vom 01.07.2016 an die Stelle der "Gemeinsamen Grundsätze für die Untersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen (Systemuntersuchung) und die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung nach § 22 DEÜV" vom 25.06.2015 in der Fassung vom 01.01.2016.

1 Voraussetzungen für die Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen im automatisierten Verfahren

[1] Das automatisierte Melde- und Beitragsnachweisverfahren zwischen

  • Arbeitgebern, Rechenzentren und vergleichbaren Stellen (im nachfolgenden Arbeitgeber genannt) und
  • den beteiligten Datenannahmestellen

nach den §§ 28a fortfolgende Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) und der DEÜV setzt voraus, dass die Beitragsberechnung, die meldepflichtigen Tatbestände, die Meldungen und die Beitragsnachweise aus systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogrammen automatisiert ausgelöst und erstellt werden und die Meldungen sowie die Beitragsnachweise durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung übermittelt werden.

[2] Voraussetzung für die Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen sowie der Annahme von Meldungen nach § 28h Absatz 2a SGB IV im automatisierten Verfahren ist, dass

  • die Stammdaten bei der Datenerfassung, spätestens jedoch jeweils vor der monatlichen Abrechnung, maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und als fehlerhaft erkannte Daten protokolliert und nicht in die Entgeltunterlagen übernommen werden,
  • Daten nur übermittelt werden, wenn dem Arbeitgeber die melderelevanten persönlichen Daten des Beschäftigten vorliegen,
  • die Fehlzeiten/SV-Unterbrechungen maschinell verwaltet werden,
  • die Sozialversicherungstage maschinell ermittelt werden,
  • Rückrechnungen/Beitragskorrekturen mindestens bis zum April des Vorjahres programmgesteuert erfolgen,
  • nach Korrekturen von Entgelten oder abrechnungsrelevanten Stammdaten im Zeitrahmen der Rückrechnungstiefe und von März-Klauselfällen nach § 23a Abs. 4 SGB IV bereits abgerechnete Monate (auch Monate, in denen einmalig gezahltes Arbeitsentgelt gewährt wurde) automatisch aufgerollt werden,
  • alle melderelevanten Daten aus maschinell geführten Lohnunterlagen entnommen werden,
  • alle Meldetatbestände maschinell erkannt, alle Meldungen maschinell ausgelöst, vollzählig erstattet und dokumentiert werden,
  • vor Erstattung der Meldungen, Beitrags- und elektronischen Entgeltnachweise die darin enthaltenen Stamm- und Abrechnungsdaten maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft sind,
  • bei Erstattung einer Entgeltmeldung gleichzeitig die Meldedaten Unfallversicherung übermittelt werden,
  • als fehlerhaft erkannte Meldedaten protokolliert und nicht übermittelt werden,
  • entgegengenommene Meldungen maschinell verarbeitet und dokumentiert werden.

[3] Für die Beurteilung einer ordnungsgemäßen Abwicklung der Entgeltabrechnung sind die Regelungen der Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags (BeitragsverfahrensverordnungBVV) maßgebend. Für die Berechnung der Beiträge gilt der erste Abschnitt der BVV.

2 Systemuntersuchung

2.1 Inhalt, Ziel und Anlass einer Systemuntersuchung

[1] Die Inhalte der Systemuntersuchung sowie deren Durchführung werden von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes festgelegt bzw. durchgeführt. Die Rentenversicherungsträger sind beteiligt.

[2] Die inhaltlichen Anforderungen an die Systemuntersuchung werden in einem durch die ITSG erstellten Pflichtenheft festgelegt. Ziel der Systemuntersuchung ist es, vergleichbare Qualitäts-, Zuverlässigkeits- und Sicherheitsstandards insbesondere für

  • die Entgeltermittlung,
  • die Beitragsbe- und Beitragsabrechnung einschließlich Sozialausgleich,
  • die Erstellung von Beitragsnachweisen,
  • die Erkennung aller Meldeta...

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