Um den unternehmensinternen Kommunikationsprozess zu gestalten oder verbessern zu können, ist es ratsam, eine Analyse der bisherigen Kommunikationsstrukturen durchzuführen, aus der sich konkrete Handlungsempfehlungen generieren lassen.
3.1 Vorbereitung der Analyse
Die Vorbereitung einer Analyse ist das Herzstück und sollte ca. 60 % — 70 % der gesamten Projektzeit in Anspruch nehmen. Dabei kann zwischen der inhaltlichen und der organisatorischen Vorbereitung unterschieden werden. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und klären Sie alle relevanten Punkte vorher ab. Im Folgenden wird unterstützend zur Beschreibung ein fortlaufendes Beispiel einer Analyse Punkt für Punkt vorgestellt.
3.1.1 Inhaltliche Vorüberlegungen
Zunächst ist der Grund bzw. Auslöser für die Analyse der Kommunikationskultur zu benennen.
Analyse der internen Kommunikation - Warum?
Die Geschäftsführung eines mittelständischen Unternehmens entschied sich, eine Analyse der internen Kommunikation durchzuführen, da hier erhebliche Defizite aufgefallen waren. Dies zeigte sich u. a. in der Haltung der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen und ihren Arbeitsaufgaben, der Identifikation und der Motivation. Ferner verlief die Zusammenarbeit der einzelnen Unternehmensbereiche nicht reibungslos – es kam häufig zu doppelter Arbeit.
Mit dieser Situationsbeschreibung kann bereits eingegrenzt werden, welche Informationen gewonnen werden sollen.[1] Des Weiteren sollte das aus diesen Informationen generierbare Ziel genau definiert und die potenziellen Erkenntnisse konkret benannt werden.
3.1.2 Organisatorische Vorüberlegungen
Zunächst ist abzuklären, ob die Analyse von allen Interessengruppen des Unternehmens getragen wird.
Mitarbeiter-Interessenvertretung einbinden!
Beziehen Sie neben der Geschäftsführung unbedingt auch die Interessenvertretungen der Mitarbeiter (z. B. Betriebsrat) mit in die Situationsbeschreibung ein.
Danach ist zu überlegen, wer die Analyse durchführen soll. Es gibt die Möglichkeit, einen Internen zu bestimmen, der eine hohe Akzeptanz im Unternehmen erfährt oder Sie beauftragen einen Externen. Hier sind Kosten und Nutzen sehr genau abzuwägen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist es zumeist sinnvoller, einen Unternehmensexternen zu beauftragen, da Sie keinen Mitarbeiter komplett von allen seinen Arbeitsaufgaben freistellen müssen, der zudem unter Umständen eine sehr lange Einarbeitungsphase in das Thema benötigt. Außerdem haben Sie größere Chancen, einen unverfälschten und neutralen Eindruck zu erhalten. Mitarbeiter sind einem Dritten gegenüber meist offener und haben weniger Angst, etwas ›gegen‹ ihren Arbeitgeber zu sagen.
Vorsicht bei der Auswahl interner Mitarbeiter
Wenn Sie einen internen Mitarbeiter bestimmen, der diese Befragung durchführen soll, ist es von enormer Wichtigkeit, dass er zum einen eine hohe Akzeptanz erfährt, zum anderen auch großes Vertrauen genießt.
Mitarbeiterbefragung durch Agenturen
Holen Sie sich verschiedene Angebote kleinerer Agenturen ein. Diese verfügen oftmals über hohes fachliches Potenzial und bewegen sich in einem angemessenen monetären Rahmen. Gestalten Sie die Zusammenarbeit eng und transparent, besprechen Sie die Vorgehensweise im Detail, entwickeln Sie die Befragung mit und stecken Sie den zeitlichen wie auch finanziellen Rahmen vorher konkret ab.
Wen Sie mit der Analyse auch beauftragen, folgende Fragen sollten im Vorfeld geklärt sein:
- Wer soll befragt werden?
- In welchem Zeitrahmen soll die Analyse abgeschlossen sein?
- Wie viel Budget steht für die Analyse zur Verfügung?
- In welcher Form soll die Analyse durchgeführt werden? (Fragebogen, Interview)
- Wie, wann und an wen sollen (Zwischen-) Ergebnisse berichtet werden? (Stellen Sie hier als Auftraggeber sicher, dass die Informationen zeitnah und ausschließlich an Sie gehen. Sie bestimmen dann über Form und Inhalt der Information in das Unternehmen hinein.)
3.2 Formulieren von Arbeitshypothesen
Im vorangegangenen Kapitel wurde bei der inhaltlichen Vorbetrachtung die Situationsbeschreibung genannt. Mit Hilfe von Arbeitshypothesen werden die Eindrücke der momentanen Situation formuliert. Sie geben die Zielrichtung der Befragung vor. Mit ihrer Beantwortung lässt sich überprüfen, ob die Eindrücke richtig waren. Bewahrheitet sich der Eindruck, können Empfehlungen für Handlungsrichtungen gegeben werden, während bei einer Verneinung die damit zusammenhängenden Aspekte zu vernachlässigen sind.
Arbeitshypothesen aufgrund der Situationsbeschreibung
Aus der Situationsbeschreibung des o. g. Beispiels konnten folgende Arbeitshypothesen formuliert werden:
- Die Mitarbeiter sind unzufrieden, wenig motiviert und engagiert.
- Die Mitarbeiter können sich nicht mit den Unternehmenszielen und der Unternehmensstrategie identifizieren.
- Die Führungskräfte nehmen ihre Informationspflicht zu wenig wahr.
- Aktuelle Informationen liegen häufig nicht vor.
- Die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen verläuft nicht reibungslos.
Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Personal Office Platin. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen
Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen