2.3.1 So informieren Sie die Kolleginnen und Kollegen

Der Geschenkemanager entfaltet sein Potenzial, wenn Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen in den fachfremden Abteilungen einbinden. Auf der Startseite des Geschenkemanagers ist der Einladungslink abrufbar. Diesen Link können Sie per Mail an weitere Mitarbeiter versenden.

Nach erfolgreicher Registrierung und Anmeldung erscheinen die Mitarbeiter in Ihrer Übersicht.

Abb. 6: Mitarbeiterliste

Im Anschluss können Sie die Personalnummer eingeben. Sofern die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung und/oder Entgeltabrechnung beschäftigt sind, können Sie hier die weitergehenden Funktionen des Geschenkemanagers für diese Rollen aktivieren. Mitarbeiter mit diesen Rollen haben Zugriff auf alle Fälle (nicht nur die eigenen) und können diese entsprechend weiterbearbeiten.

Abb. 7: Mitarbeiter bearbeiten

2.3.2 Die verschiedenen Rollen

Beim Geschenkemanager gibt es 5 Rollen: Administrator, Schenker, Genehmiger, Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung und Mitarbeiter der Entgeltabrechnung.

Der Administrator (Admin) hat vollumfängliche Rechte und kann alle Fälle einsehen und diese auch löschen. Er kann die Mitarbeiterliste verwalten und unternehmensbezogene Einstellungen treffen, etwa zur Übernahme der Pauschalsteuer und zur Vorsteuerabzugsberechtigung des Unternehmens.

Hinweis: Admin-Rolle nur mit Lizenz für Office-Fachdatenbank

Um Administrator zu sein, benötigen Sie eine Lizenz einer Office-Fachdatenbank, die den Geschenkemanager beinhaltet.

Der Schenker ist die Person, die Geschenke gewährt. Er kann neue Fälle anlegen und ggf. selbst genehmigen bzw. eine Genehmigung einholen. Dazu muss er alle vorgeschriebenen Informationen zu Empfänger und Geschenk erfassen. Wenn ein Geschenkefall abgeschlossen ist, kann er den Bericht dazu einsehen. In der Fallübersicht sieht er nur seine eigenen Fälle.

Der Genehmiger wird über eine ausstehende Genehmigung per E-Mail informiert. Er sieht die Fälle, für die er als Genehmiger eingetragen wurde.

Mitarbeiter mit der Rolle Finanzbuchhaltung werden benachrichtigt, sobald ein Geschenk genehmigt wurde. Sie ergänzen bzw. korrigieren die Angaben und erhalten danach die Information zur korrekten Buchung. Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung können alle Fälle einsehen.

Mitarbeiter mit der Rolle Entgeltabrechnung werden benachrichtigt, sobald ein Geschenk in der Finanzbuchhaltung bearbeitet wurde. Sie erhalten die Information zur korrekten Abrechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherung. Auch Mitarbeiter der Entgeltabrechnung können alle Fälle einsehen.

Mitarbeiter können die Rollen Finanzbuchhaltung und Entgeltabrechnung parallel einnehmen.

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