Geringfügigkeits-Richtlinien i.d.F. vom 14.12.2023 / F Entgeltunterlagen

[1] Die Verpflichtung des Arbeitgebers nach § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV i.V.m. § 8 BVV Entgeltunterlagen zu führen, gilt uneingeschränkt auch für geringfügig Beschäftigte. Er hat die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben in den Entgeltunterlagen aufzuzeichnen und Nachweise, aus denen die erforderlichen Angaben ersichtlich sind, zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Hierzu gehören insbesondere Angaben bzw. Unterlagen über

• das monatliche Arbeitsentgelt,
• die Beschäftigungsdauer,
• die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit und die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden ^[1] und
• die Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der geringfügig Beschäftigten sowie

Dokumente, wie

• die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten über das Vorliegen weiterer Beschäftigungen sowie die Bestätigung, dass dem Arbeitgeber die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird (vgl. B.6.1),
• den Bescheid der Minijob-Zentrale/des Rentenversicherungsträgers über die Feststellung von Sozialversicherungspflicht (vgl. B.6.3),
• die schriftliche Erklärung des Beschäftigten über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 2 Satz 2 SGB VI in der bis zum 31.12.2012 geltenden Fassung bzw. nach § 230 Abs. 8 Satz 2 SGB VI (vgl. B.2.2.3),
• den Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI, auf dem der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist (vgl. B.2.2.4.1),
• die schriftliche Meldung an die Minijob-Zentrale über den Eingang eines Antrags auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI bei verspäteter Meldung (vgl. D.2),
• den Bescheid der zuständigen Einzugsstelle über die Feststellung des Bestehens oder Nichtbestehens von Versicherungspflicht,
• die Bescheinigung A1 für Aushilfsbeschäftigungen von Saisonarbeitskräften aus einem EU/EWR-Mitgliedstaat sowie der Schweiz (vgl. B.1 und C.2.6),
• die schriftliche Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI oder § 230 Abs. 9 Satz 2 SGB VI, auf der der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist (vgl. B.2.2.3 und B.2.2.4.2) und
• den Nachweis über eine bestehende private Krankenversicherung im In- oder Ausland oder den Nachweis über die bestehende Krankenversicherung in Dänemark, Luxemburg oder Österreich zur Bestätigung der Nichtzahlung von Pauschalbeiträgen zur Krankenversicherung bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung (vgl. C.2.1 und C.2.6).

[2] Bei kurzfristig Beschäftigten sind zusätzlich Nachweise oder Erklärungen über

• eventuelle weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr vor Beginn der zu beurteilenden Beschäftigung sowie die Bestätigung, dass dem Arbeitgeber die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird (vgl. B.6.1),
• den Status (z.B. Hausfrau, Schüler, Student, freiwillig Wehrdienstleistender, Bundesfreiwilligendienstleistender, beschäftigungsloser Ausbildung- oder Arbeitsuchender, Rentner) des Beschäftigten
• den Krankenversicherungsschutz nach § 28a Abs. 9a SGB IV und
• die Rückmeldung der Minijob-Zentrale zu Vorbeschäftigungszeiten (vgl. D.4)

den Entgeltunterlagen beizufügen.

[1] Stundenaufzeichnungen sind u.a. erforderlich für den Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung zur Überprüfbarkeit von Entscheidungen des Arbeitgebers über die Versicherungsfreiheit zur Arbeitslosenversicherung (vgl. B.4), von beitragsrechtlichen Beurteilungen zu Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschlägen und der Anwendung des Entstehungsprinzips bei allgemein verbindlichen Tarifverträgen.