Führung des Lohn- und Gehaltskontos / Zusammenfassung

Bei Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses und eines jeden Kalenderjahres der Beschäftigung hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto einzurichten, das steuerliche Grundlage des Dienstverhältnisses ist. Dazu muss das Lohnkonto sämtliche bedeutsamen Merkmale enthalten, beginnend mit dem Namen und der Anschrift des Arbeitnehmers über die Lohnsteuerabzugsmerkmale bis hin zu den Lohnbestandteilen sowie der einbehaltenen Lohnsteuer. In diesem Beitrag werden die vielfältigen Arbeitgeberpflichten für die Dokumentation der Lohnsteuererhebung im Lohnkonto aber auch als Grundlage der Lohnsteuerbescheinigung ebenso beschrieben wie die zulässigen Aufzeichnungserleichterungen.

Auch im Sozialversicherungsrecht besteht die Verpflichtung des Arbeitgebers, für jeden seiner Beschäftigten Unterlagen zu führen und diese bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. In der Sozialversicherung werden diese jedoch als "Entgeltunterlagen" bezeichnet. Die Verpflichtung, Entgeltunterlagen zu führen, besteht unabhängig davon, ob in allen Sozialversicherungszweigen Versicherungspflicht besteht.

Lohnsteuer: § 41 EStG sowie §§ 4 und 5 LStDV enthalten die Aufzeichnungsvorschriften für die durch den Arbeitgeber zu führenden Lohn- und Gehaltskonten. Die Verwaltungsanweisungen und Hinweise zu den vorgenannten Rechtsvorschriften enthalten R 41.1 bis 41.2 LStR sowie mittelbar das BMF-Schreiben v. 26.11.2013, IV C 5 – S 2367/13/10001, BStBl 2013 I S. 1532, zur Vorsorgepauschale im Lohnsteuerverfahren, sowie das Ausstellungsschreiben des BMF für die Lohnsteuerbescheinigungen (BMF, Schreiben v. 9.9.2019, IV C 5 – S 2378/19/10002 :001, BStBl 2019 I S. 911), das für 2024 weiter gilt (BMF, Schreiben v. 8.9.2023, IV C 5 – S 2533/19/10030 :005, BStBl 2023 I S. 1653). Das Verfahren für den Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale von der ELStAM-Datenbank (elektronische Lohnsteuerkarte) regelt das BMF-Schreiben v. 8.11.2018, IV C 5 – S 2363/13/10003-02, BStBl 2018 I S. 1137. Die Besonderheiten bei der stufenweisen Einführung des ELStAM-Verfahrens für beschränkt steuerpflichtige ausländische Arbeitnehmer enthält das BMF-Schreiben v. 7.11.2019, IV C 5 – S 2363/19/10007 :001, BStBl 2019 I S. 1087.

Sozialversicherung: Sozialversicherungsrechtlich sind Arbeitgeber nach § 28f SGB IV sowie den §§ 8 und 9 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) verpflichtet, Entgeltunterlagen zu führen und aufzubewahren.