Führung des Lohn- und Gehaltskontos / 2.2 Unterlagen mit Unterschriftserfordernis

Die Daten der Entgeltunterlagen und die der Beitragsabrechnung sind in der Aufbewahrungsfrist^[1] jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Besonderheiten gelten für Unterlagen, für die eine Schriftform verlangt wird. Es handelt sich dabei um

• Erklärungen des Altersvollrentners über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI,
• Erklärungen über den Auszahlungsverzicht von Entgeltansprüchen,
• Erklärungen zur Inanspruchnahme von Pflegezeit.

Überführt der Arbeitgeber schriftliche Unterlagen mit Unterschriftserfordernis in elektronische Form, hat er diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Stellt der Beschäftigte dem Arbeitgeber die Unterlagen elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung, sind sie in dieser elektronischen Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Stellt der Beschäftigte dem Arbeitgeber die Unterlagen nicht elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung – dies wird in der Praxis in den allermeisten Fällen so sein – muss der Arbeitgeber das Originaldokument in Papierform entgegennehmen. Bei der Speicherung dieses Dokuments hat der Arbeitgeber dieses mit einer fortgeschrittenen Signatur zu versehen. Nach vollständiger Übernahme in die elektronische Form können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden.^[2]

[1]

S. Abschn. 1.1.

[2] § 9 Abs. 5 BVV,

§ 8 BVV.