Führung des Lohn- und Gehal... / 1.1 Aufbewahrungsfrist

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung des Rentenversicherungsträgers folgenden Kalenderjahres[1] geordnet aufzubewahren.[2]

 
Wichtig

Auskunftspflichten gegenüber den Krankenkassen

Die Arbeitgeber haben der Einzugsstelle über alle Tatsachen Auskunft zu geben, die für die Erhebung der Beiträge notwendig sind.[3]

Die vom Arbeitgeber im Rahmen der Sozialversicherungspflicht und Beitragsabführung erstellten Unterlagen sind zum Zweck der späteren Überprüfung bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.

Des Weiteren ist der Arbeitgeber verpflichtet, die für die einzelnen Arbeitnehmer erstellten Bescheinigungen und Belege, einschließlich der Unterlagen aus dem Lohnkonto, aufzubewahren. Zweifel an der Rechtmäßigkeit des Lohnsteuerabzugs, die sich dadurch ergeben, dass der Arbeitgeber diese Aufbewahrungspflichten nicht befolgt, gehen zu seinen Lasten.

Die Regelungen über die Führung von Entgeltunterlagen und deren Aufbewahrung gelten nicht für in privaten Haushalten Beschäftigte.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Geschäftsbücher, Listen und andere Unterlagen, aus denen Angaben über die Beschäftigungsverhältnisse hervorgehen, insbesondere bei Betriebsprüfungen zur Einsicht vorzulegen.

Zu den Entgeltunterlagen gehören auch Firmenstammdaten, Personalstammdaten, Brutto-/Nettoabrechnungen einschließlich der Nebenbelege (z. B. Provisions- und Prämienabrechnungen, Stempelkarten, Stundenzettel, Fehlzeitenbelege, Zeiterfassungsprotokolle), die Daten der erstatteten Meldungen nach der DEÜV sowie die Daten nach § 25 DEÜV über alle im Vorjahr durch Datenübertragung erstatteten Meldungen.

Berichtigungen des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts, seine Zusammensetzung und Zuordnung, des Beitragsgruppenschlüssels, der von den Versicherten zu tragenden Anteile der Beiträge und des gezahlten Kurzarbeiter- oder Saison-Kurzarbeitergeldes oder Stornierungen sind besonders kenntlich zu machen. Die Angaben über die Beschäftigungsart, die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht in einem Versicherungszweig maßgebend sind, sowie die Einzugsstelle der Sozialversicherungsbeiträge (= Krankenkasse des Beschäftigten bzw. Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See für geringfügig entlohnte Beschäftigte) dürfen verschlüsselt werden. Der Arbeitgeber haftet für die korrekte Nachweisführung.

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