Dienstrad, FAQ

Kurzbeschreibung

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die Besteuerung, Versicherung und Nutzung von Diensträdern.

1. Besteuerung und Abrechnung

1.1 Für wen ist das Dienstrad-Leasing steuerfrei?

Steuerfrei ist die Überlassung eines Dienstrads nur, wenn es zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (umgangssprachlich: als Gehaltsextra) überlassen wird. Steuerfrei überlassen werden können aufgrund dessen:

• kraftfahrzeugrechtlich als Fahrrad einzuordnenden E-Bikes (sog. Pedelecs) und
• normale Fahrräder.

Die Steuerbefreiung gilt nur für die Überlassung eines Fahrrads zur privaten Nutzung, nicht für die Übereignung (d. h., Eigentümer muss der Arbeitgeber bleiben).

Oft wird auch eine echte Barlohnumwandlung zur Finanzierung des Dienstfahrrads vereinbart. In einem solchen Fall verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Gehalts zugunsten der Gestellung eines Dienstrads. In diesem Fall greift die Steuerbefreiung jedoch nicht. Die Gestellung führt im Falle der Barlohnumwandlung zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.

1.2 Welche steuerlichen Konsequenzen ergeben sich, wenn das Dienstrad nicht den gesamten Monat genutzt werden kann?

Wenn der Arbeitnehmer den gesamten Monat das Dienstrad nachweislich nicht nutzen kann, kann naturgemäß kein Arbeitslohn in Zusammenhang mit dem Dienstrad anfallen.

Wird das Fahrrad allerdings zur Verfügung gestellt und kann nur z. B. aufgrund einer Krankheit/Kurzarbeit nicht genutzt werden, kommt es trotzdem zum Ansatz von Arbeitslohn. Verhindern kann man das nur, wenn man z. B. bei längerer Erkrankung von mehr als einem Monat das Fahrrad nachweislich an den Arbeitgeber (vorläufig) zurückgibt (z. B. das Fahrrad wird auf dem Gelände des Arbeitgebers abgestellt, sodass der Arbeitnehmer keine Zugriffsmöglichkeit mehr hat).

1.3 Was ist bei Mitarbeitern in Kurzarbeit, längerem Krankengeldbezug, Mutterschutz oder Elternzeit zu beachten, die ein Dienstrad haben?

Auch im Falle der Kurzarbeit ist eine Gestellung eines Dienstrads im Wege der Gehaltsumwandlung denkbar.

Bei der Kurzarbeit verringert der Arbeitnehmer seine Arbeitsstunden und erhält für die verbleibende Arbeitszeit den Arbeitslohn neben dem Kurzarbeitergeld. In diesen Fällen findet über den vom Arbeitgeber ausgezahlten Arbeitslohn die Gehaltsumwandlung statt. Im Ergebnis ändert sich damit an der Versteuerung nichts im Vergleich zur Zeit vor der Kurzarbeit. Lediglich die steuerliche Belastung, die aus der Dienstradgestellung resultiert, kann aufgrund der Kurzarbeit abweichen.

Bei Kurzarbeit Null während eines gesamten Monats leistet der Arbeitnehmer keine Arbeitsstunden. Aufgrund dessen wird insoweit kein Barlohn ausgezahlt. Stellt der Arbeitgeber auch in dieser Zeit das Fahrrad dem Arbeitnehmer zur Verfügung, fließt dem Arbeitnehmer aber insoweit tatsächlich Arbeitslohn zu. Auch hier ändert sich im Ergebnis damit an der Versteuerung nichts im Vergleich zur Zeit vor der Kurzarbeit.

Diese Folge tritt auch in den Fällen ein, in denen der Arbeitgeber einem in Elternzeit befindlichen Arbeitnehmer oder einem Mitarbeiter, der ausschließlich Krankengeld bezieht, ein Fahrrad zur Verfügung stellt.

1.4 Ab welchem Monat beginnt die Entgeltumwandlung bei einem Dienstrad? Kann der Monat der erstmaligen Abrechnung der Leasingrate und der des geldwerten Vorteils abweichen?

Maßgeblich ist das in der Vereinbarung über die Entgeltumwandlung vereinbarte Datum, ab dem dann auch das Dienstrad überlassen wird. Es sei denn, das Fahrrad wird später überlassen. Dann ist dieses (spätere) Datum für den Beginn der Überlassung und der Besteuerung maßgeblich.

Davon unabhängig ist der Zeitpunkt, ab welchem der Arbeitgeber die erste Leasingrate an den Leasinggeber entrichten muss.

1.5 Hat die befristete Mehrwertsteuersenkung von 1.7.-31.12.2020 noch Auswirkungen auf die heutige Besteuerung?

Für die Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der Überlassung eines (Elektro-)Fahrrads, das kein Kfz ist, ist die auf volle 100 EUR abgerundete Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers (einschließlich Umsatzsteuer) im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des (Elektro-)Fahrrads maßgeblich (Gleichlautende Ländererlasse v. 9.1.2020, S 2334, BStBl 2020 I S. 174). Da die Mehrwertsteuersenkung befristet war auf die Zeit vom 1.7. bis zum 31.12.2020 folgt daraus, dass bei einer Inbetriebnahme des Fahrrads im 2. Halbjahr 2020, die unverbindliche Preisempfehlung (einschließlich USt) des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers auf Basis der reduzierten Mehrwertsteuer maßgeblich ist. Das hat zur Folge, dass die Bemessungsgrundlage für die Berechnung des geldwerten Vorteils in diesen Fällen um 3 % geringer ist.

Ab Januar 2021 ergibt sich aber dann auch bei einer solchen Fallkonstellation keine Änderung der Bemessungsgrundlage trotz der Aufhebung der Mehrwertsteuersenkung. Die Bemessungsgrundlage ist auch in diesen Fällen ab dem Jahr 2021 weiterhin die unverbindliche Preisempfehlung (einschließlich USt) des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers auf der Basis der reduzierten Mehrwertsteuer im Zeitpunkt der Inbet...