Fachdossier: Referenzschreiben im englischen Sprachraum/Letter of Recommendation in English

Zusammenfassung

 
Überblick

Auch deutsche Arbeitgeber werden mitunter um die Ausstellung englischer Beurteilungen für Mitarbeiter gebeten, die sich international bewerben wollen. In dieser Situation einfach das deutsche Arbeitszeugnis zu übersetzen, ist nicht zu empfehlen, denn dessen sprachliche Besonderheiten sind außerhalb Deutschlands unbekannt und können in direkt übersetzter Form Verwirrung stiften. Vorteilhafter ist die Erstellung einer Referenz gemäß den Gepflogenheiten des englischen Sprachraums.

Umgekehrt erhalten deutsche Arbeitgeber zuweilen auch Bewerbungsunterlagen mit englischen Referenzen. Diese können nicht mit den Bewertungsmaßstäben der deutschen Zeugnisschreibung interpretiert werden. Es kann also für Personalverantwortliche sinnvoll sein, das Know-how zum Umgang mit englischen Referenzen zu erwerben.

Der folgende Text vermittelt Ihnen in kurzer Form Grundlagenwissen und Praxis-Know-how zur Erstellung und Interpretation englischer Referenzen. Einleitend erhalten Sie eine Übersicht über die verschiedenen Arten englischer Referenzen und ihre Verwendung im Rahmen der Personalauswahl. Der anschließende Vergleich zwischen der englischen Referenz und dem deutschen Arbeitszeugnis verdeutlicht die Unterschiede und die Gemeinsamkeiten beider Beurteilungsformen. Mithilfe des Praxisratgebers können Sie, unterstützt durch Musterreferenzen, Textbeispiele und Checklisten, selbst mit geringem Aufwand englische Referenzen erstellen und bewerten.

1 Beurteilung von Arbeitnehmern im englischen Sprachraum

1.1 Personalauswahl mittels Referenzen

Die Funktion des Arbeitszeugnisses bei der Personalauswahl erfüllen im englischen Sprachraum die mündliche und die schriftliche Referenz. Diese werden in der Regel von einer vom Arbeitnehmer ausgewählten Person freiwillig erteilt, um den Arbeitnehmer bei der Stellensuche zu unterstützen. Referenzen dienen dazu, den Arbeitnehmer sowohl zu beurteilen als auch zu empfehlen.

Referenzen werden zumeist auf Anfrage bzw. im Bewerbungsgespräch genannt (mündliche Referenzen) oder vorgelegt (schriftliche Referenzen) und dienen der Verifizierung der vom Bewerber gemachten Angaben und der Identifikation ungeeigneter Bewerber. Schriftliche Referenzen haben im Bewerbungsprozess häufig die Funktion, eine direkte Kommunikation zwischen dem potenziellen Arbeitgeber und dem Referenzgeber vorzubereiten.

1.2 Letter of Reference oder Letter of Recommendation?

Eine schriftliche Referenz für einen Arbeitnehmer wird in der Regel als

  • Letter of Reference bzw. Reference Letter oder
  • Letter of Recommendation bzw. Recommendation Letter

bezeichnet. Dabei werden die Bezeichnungen Letter of Reference und Letter of Recommendation im englischen Sprachraum beliebig verwendet. Manche Fachautoren sowie Aussteller von Referenzen benutzen sie gleichbedeutend, andere ordnen sie unterschiedlichen Typen von Referenzen zu. Die Funktion, die eine Referenz bei der Personalauswahl hat, ist also nicht anhand einer Bezeichnung oder Überschrift, sondern nur anhand des Inhalts erkennbar.

 
Praxis-Tipp

Beginn

Eine Referenz muss keine Überschrift enthalten, sondern kann, wie ein Brief, mit der Anrede beginnen.

1.3 Funktionen von Referenzen bei der Personalauswahl

Referenzen zur Aushändigung an den Arbeitnehmer

Eine schriftliche Referenz kann wie ein Arbeitszeugnis vom Arbeitnehmer angefordert und diesem ausgehändigt werden. Sie kann in diesem Fall für eine spezielle Bewerbung erstellt und an den Verantwortlichen beim potenziellen Arbeitgeber adressiert sein: "Dear Mr. Smith". Sie kann aber auch grundsätzlich für Bewerbungen des Arbeitnehmers erstellt und entsprechend adressiert sein: "Dear Sir/Madam:" oder "To Whom It May Concern:".

Diese beiden Formen der schriftlichen Referenz unterscheiden sich tendenziell auch inhaltlich. In einer für eine bestimmte Bewerbung erstellten Referenz kann dargestellt werden, warum der Bewerber die ideale Besetzung für die angestrebte Stelle ist. In einer grundsätzlich für Bewerbungen des Arbeitnehmers erstellten Referenz bleibt die Darstellung allgemeiner. Um zwischen diesen beiden Formen der schriftlichen Referenz zu unterscheiden, werden in manchen Publikationen die an einen speziellen Adressaten gerichteten Referenzen als Letter of Recommendation bezeichnet, während Referenzen ohne speziellen Adressaten als Letter of Reference bezeichnet werden.

 
Achtung

Abgrenzung

Zwischen Letter of Recommendation und Letter of Reference ist diese Abgrenzung nicht allgemein anerkannt.

Referenzen als direkte Kommunikation zwischen Arbeitgebern

Eine Referenz kann auch von einem potenziellen Arbeitgeber beim ehemaligen Arbeitgeber angefordert und dann direkt mündlich oder schriftlich erteilt werden, mit oder ohne Kenntnis des Arbeitnehmers. Der Vorteil dieser Form von Referenz ist, dass sie tendenziell direktere, genauere und aufrichtigere Beurteilungen liefert und somit als glaubwürdiger und für die Personalauswahl wertvoller angesehen wird.

Weitere Formen von Referenzen

  • Testimonial: Seltener werden Referenzen für Arbeitnehmer als Testimonial bezeichnet. Hinsichtlich der Verwendung des Begriffs besteht ebenfalls kein Konsens: er kann bedeutungsgleich mit den Begriffen Recommendation und Reference verwendet werden. In einzelnen Publikatione...

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