Fachdossier: Referenzschrei... / 3 Praxisratgeber: Referenzen analysieren und schreiben

3.1 Tipps für die Analyse englischer Referenzen

  1. Lassen Sie sich von überschwänglichem Lob und der Erwähnung persönlicher Charaktereigenschaften wie z. B. Humor oder Fröhlichkeit nicht abschrecken. Aussagen wie "Max was truly a pleasure to work with. He was definitely my top performer and produced a wealth of ideas which were both innovative and prudent." sind insbesondere in US-amerikanischen Referenzen durchaus üblich.
  2. Falls Schwächen angedeutet oder direkt angesprochen werden, muss dies noch kein Hinweis auf einen grundsätzlich ungeeigneten Arbeitnehmer sein. Prüfen Sie, ob es sich um wesentliche Kritikpunkte handelt und durch diese die Erfüllung der Anforderungen Ihres Unternehmens in Frage gestellt ist. Fragen Sie ggf. mündlich nach!
  3. Achten Sie auf die Perspektive. Im Idealfall sollte der Aussteller aus seiner persönlichen Perspektive beschreiben, wie er den Arbeitnehmer erlebt hat.
  4. Lob sollte begründet sein, sowohl durch Hinweis auf konkrete Fähigkeiten und positive Charaktereigenschaften als auch durch Hinweis auf wesentliche Arbeitserfolge. Fehlen solche Begründungen völlig, dann ist Vorsicht bzw. eine Nachfrage beim Referenzgeber geboten.

3.2 Checkliste zur Analyse englischer Referenzen

Die folgende Checkliste kann als Hilfsmittel zur schnellen Beurteilung englischer Referenzen dienen. Können alle Fragen mit "JA" beantwortet werden, erfüllt die Referenz die wichtigsten Anforderungen, sodass man davon ausgehen kann, dass der Aussteller den Arbeitnehmer wirklich empfehlen will. Können auch die unmarkierten Fragen alle mit "JA" beantwortet werden, handelt es sich mit sehr großer Wahrscheinlichkeit um eine optimale Referenz, die vom vollen Einsatz des Ausstellers für den Referenznehmer zeugt. Werden eine oder zwei markierte Fragen mit "NEIN" beantwortet, ist zu empfehlen, hinsichtlich dieser Punkte beim Referenzaussteller genau nachzufragen. Werden mehrere Fragen mit "NEIN" beantwortet, ist zu empfehlen, der Referenz nicht allzu großen Wert beizumessen und den Bewerber ggf. nach weiteren Referenzen zu fragen oder anderweitig zu prüfen.

3.3 Tipps für das Schreiben englischer Referenzen

Stimmen Sie der Ausstellung eines persönlichen Referenzschreibens nur dann zu, wenn Sie 100%ig vom Arbeitnehmer überzeugt sind und eine starke Referenz abgeben und auf Nachfrage auch mündlich bestätigen und begründen können. Falls Sie Zweifel haben, wäre zu überlegen, ob die Ausstellung eines persönlichen Referenzschreibens durch eine andere Person im Unternehmen bzw. die Ausstellung eines nüchterneren Referenzschreibens aus Perspektive des Unternehmens ("We unequivocally recommend him as an employee ...") nicht sinnvoller wäre.

Falls der Arbeitnehmer den Entwurf selbst vorformuliert hat, dann achten Sie auf die Perspektive der Darstellung. Ändern Sie den Text bei Bedarf, damit es sich um kein "Eigenlob", sondern eindeutig um ein Lob aus Ihrer Perspektive handeln.

Formulieren Sie nicht zu nüchtern und distanziert: Eine Referenz ist kein Arbeitszeugnis; die persönliche Note und das persönliche Lob sind wichtig. Um Nähe zum Referenznehmer zu signalisieren, können Sie nach einmaliger vollständiger Angabe des Namens den Referenznehmer nur noch mit Vornamen benennen. Zudem können Sie zur Steigerung der Wirkung bei den Beschreibungen der Stärken, Qualifikationen und Charakterzüge die Gegenwartsform verwenden. Anstelle von "Ms. Mustermann was willing to take any challenge ..." können Sie also schreiben "Mona is willing to take any challenge ...".

Fassen Sie sich kurz: in den USA gilt eine Seite als Richtwert, 2 Seiten sollten nicht überschritten werden. Schreiben Sie aber mehr als nur "ein paar Zeilen": extreme Kürze könnte signalisieren, dass Sie den Arbeitnehmer nicht wirklich empfehlen wollen, nicht so gut kennen oder dass es nicht viel (Gutes) über ihn zu sagen gibt.

Prüfen Sie das fertige Dokument gründlich bzw. lassen Sie es durch einen kompetenten englischen Muttersprachler prüfen. Rechtschreibfehler oder stilistische Mängel werfen nicht nur ein schlechtes Licht auf den Arbeitnehmer (der Fehler nicht bemerkt und reklamiert hat), sondern auch auf Sie selbst und Ihr Unternehmen.

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