Fachdossier: Referenzschrei... / 1 Beurteilung von Arbeitnehmern im englischen Sprachraum

1.1 Personalauswahl mittels Referenzen

Die Funktion des Arbeitszeugnisses bei der Personalauswahl erfüllen im englischen Sprachraum die mündliche und die schriftliche Referenz. Diese werden in der Regel von einer vom Arbeitnehmer ausgewählten Person freiwillig erteilt, um den Arbeitnehmer bei der Stellensuche zu unterstützen. Referenzen dienen dazu, den Arbeitnehmer sowohl zu beurteilen als auch zu empfehlen.

Referenzen werden zumeist auf Anfrage bzw. im Bewerbungsgespräch genannt (mündliche Referenzen) oder vorgelegt (schriftliche Referenzen) und dienen der Verifizierung der vom Bewerber gemachten Angaben und der Identifikation ungeeigneter Bewerber. Schriftliche Referenzen haben im Bewerbungsprozess häufig die Funktion, eine direkte Kommunikation zwischen dem potenziellen Arbeitgeber und dem Referenzgeber vorzubereiten.

1.2 Letter of Reference oder Letter of Recommendation?

Eine schriftliche Referenz für einen Arbeitnehmer wird in der Regel als

  • Letter of Reference bzw. Reference Letter oder
  • Letter of Recommendation bzw. Recommendation Letter

bezeichnet. Dabei werden die Bezeichnungen Letter of Reference und Letter of Recommendation im englischen Sprachraum beliebig verwendet. Manche Fachautoren sowie Aussteller von Referenzen benutzen sie gleichbedeutend, andere ordnen sie unterschiedlichen Typen von Referenzen zu. Die Funktion, die eine Referenz bei der Personalauswahl hat, ist also nicht anhand einer Bezeichnung oder Überschrift, sondern nur anhand des Inhalts erkennbar.

 
Praxis-Tipp

Beginn

Eine Referenz muss keine Überschrift enthalten, sondern kann, wie ein Brief, mit der Anrede beginnen.

1.3 Funktionen von Referenzen bei der Personalauswahl

Referenzen zur Aushändigung an den Arbeitnehmer

Eine schriftliche Referenz kann wie ein Arbeitszeugnis vom Arbeitnehmer angefordert und diesem ausgehändigt werden. Sie kann in diesem Fall für eine spezielle Bewerbung erstellt und an den Verantwortlichen beim potenziellen Arbeitgeber adressiert sein: "Dear Mr. Smith". Sie kann aber auch grundsätzlich für Bewerbungen des Arbeitnehmers erstellt und entsprechend adressiert sein: "Dear Sir/Madam:" oder "To Whom It May Concern:".

Diese beiden Formen der schriftlichen Referenz unterscheiden sich tendenziell auch inhaltlich. In einer für eine bestimmte Bewerbung erstellten Referenz kann dargestellt werden, warum der Bewerber die ideale Besetzung für die angestrebte Stelle ist. In einer grundsätzlich für Bewerbungen des Arbeitnehmers erstellten Referenz bleibt die Darstellung allgemeiner. Um zwischen diesen beiden Formen der schriftlichen Referenz zu unterscheiden, werden in manchen Publikationen die an einen speziellen Adressaten gerichteten Referenzen als Letter of Recommendation bezeichnet, während Referenzen ohne speziellen Adressaten als Letter of Reference bezeichnet werden.

 
Achtung

Abgrenzung

Zwischen Letter of Recommendation und Letter of Reference ist diese Abgrenzung nicht allgemein anerkannt.

Referenzen als direkte Kommunikation zwischen Arbeitgebern

Eine Referenz kann auch von einem potenziellen Arbeitgeber beim ehemaligen Arbeitgeber angefordert und dann direkt mündlich oder schriftlich erteilt werden, mit oder ohne Kenntnis des Arbeitnehmers. Der Vorteil dieser Form von Referenz ist, dass sie tendenziell direktere, genauere und aufrichtigere Beurteilungen liefert und somit als glaubwürdiger und für die Personalauswahl wertvoller angesehen wird.

Weitere Formen von Referenzen

  • Testimonial: Seltener werden Referenzen für Arbeitnehmer als Testimonial bezeichnet. Hinsichtlich der Verwendung des Begriffs besteht ebenfalls kein Konsens: er kann bedeutungsgleich mit den Begriffen Recommendation und Reference verwendet werden. In einzelnen Publikationen wird unter dem Begriff Testimonal allerdings eine eher nüchterne und Arbeitszeugnis-ähnliche Referenz verstanden.
  • Character Reference: Bei der Character Reference handelt es sich um eine Referenz, die von einer Person aus dem privaten Umfeld ausgestellt wird und für Berufseinsteiger oder in anderen Lebensbereichen (Wohnungssuche, Aufnahme in Vereine) hilfreich sein kann. Die Character Reference beurteilt insbesondere die Persönlichkeit und Vertrauenswürdigkeit einer Person und kann anstelle von Arbeitserfolgen z. B. auf soziales Engagement hinweisen.

Vorteile mündlicher Referenzen

In der Regel werden im englischen Sprachraum mündliche Auskünfte über Arbeitnehmer bevorzugt. Hauptgrund hierfür ist die tendenziell geringere Glaubwürdigkeit der schriftlichen Referenz. Da diese entweder von einer vom Arbeitnehmer selbst ausgewählten Person ausgestellt wird oder von einem Vertreter des Arbeitgebers, der sich vor einer Schadenersatzklage des Arbeitnehmers fürchtet, handelt es sich häufig auch dann um ein Loblied, wenn die Leistung des Arbeitnehmers kein Lob verdient hat. Mündliche Auskünfte, von deren Erteilung der Arbeitnehmer evtl. gar nicht erfährt, werden für die Personalauswahl überwiegend als wertvoller angesehen.

Vorteile schriftlicher Referenzen

Dennoch ist die schriftliche Referenz kein unbedeutendes Instrument der Personalauswahl. Differenzierte und aussagekräftige schriftliche Referenzen, wie sie manche Arbeitgeber durchaus au...

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