Essenszuschuss / 3 Umsatzsteuerliche Beurteilung

Die Umsatzbesteuerung der Abgabe von Kantinenmahlzeiten hängt davon ab, ob die Kantine vom Unternehmen selbst betrieben wird oder aber eine fremdbetriebene Kantine vorliegt. Eine Kantine gilt als selbstbetrieben, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeiten für seine Arbeitnehmer nicht nur geringfügig be- oder verarbeitet, aufbereitet oder ergänzt. In allen anderen Fällen liegt grundsätzlich eine nicht vom Unternehmer selbst betriebene Kantine vor.

3.1 Selbstbetriebene Kantine

Für die umsatzsteuerliche Behandlung der Abgabe von Mahlzeiten durch unternehmenseigene Kantinen ist zunächst zu unterscheiden, ob der Arbeitgeber die Mahlzeiten unentgeltlich an seine Arbeitnehmer abgibt oder ob diese Entgelt dafür bezahlen müssen.

Bei einer unentgeltlichen Leistung handelt es sich um eine unentgeltliche Wertabgabe i. S. d. § 3 Abs. 9a Nr. 2 UStG. Die Bemessungsgrundlage bestimmt sich grundsätzlich nach hierfür entstandenen Kosten, auch soweit keine Vorsteuerbeträge angefallen sind.^[1] Aus Vereinfachungsgründen kann jedoch bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage von den Werten ausgegangen werden, die sich aus der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) ergeben.^[2] Werden Eingangsleistungen ausschließlich für die unentgeltliche Abgabe der Mahlzeiten verwendet, ist ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen.^[3]

Werden die Mahlzeiten entgeltlich an die Arbeitnehmer abgegeben, ist der vom Arbeitnehmer gezahlte Essenspreis anzusetzen, mindestens jedoch die Werte der SvEV^[4], die Bruttowerte darstellen, aus denen die Umsatzsteuer herauszurechnen ist. Bei der Abgabe von Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle kommt der allgemeine Umsatzsteuersatz zur Anwendung.

[1] § 10 Abs. 4 Nr. 3 UStG.

[2] Abschn. 1.8 Abs. 11 Satz 1 UStAE.

[3] Abschn. 15.15 Abs. 1 UStAE; BMF, Schreiben v. 24.4.2012, IV D 2 – S 7300/11/10002, BStBl 2012 I S. 533.

[4] Abschn. 1.8 Abs. 11 UStAE.

3.2 Fremdbetriebene Kantine

Bei vom Arbeitgeber nicht selbst betriebenen Kantinen sind ebenfalls mehrere Fallgestaltungen denkbar:

Wird die Kantine in den Räumen des Arbeitgebers betrieben oder erbringt der Kantinenbetreiber die Verpflegungsleistung an die Arbeitnehmer im eigenen Namen und für eigene Rechnung, kommt es zu einem Leistungsaustausch unmittelbar zwischen dem Kantinenbetreiber und den Arbeitnehmern. In diesen Fällen ist das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt ggf. zuzüglich des vom Arbeitgeber gezahlten Zuschusses (Entgelt von dritter Seite) als Bemessungsgrundlage anzusetzen.^[1]

Im Verhältnis Kantinenbetreiber zum Arbeitgeber handelt es sich um einen nicht steuerbaren Vorgang. Der Kantinenbetreiber darf in diesem Fall keine Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis an den Arbeitgeber ausstellen. Wird gleichwohl Umsatzsteuer in einer Rechnung gesondert ausgewiesen, schuldet diese der Kantinenbetreiber nach § 14c Abs. 2 UStG. Der Arbeitgeber hat darüber hinaus keinen Vorsteuerabzug aus derartigen Rechnungen des Kantinenbetreibers, da die Steuer nicht gesetzlich für den Umsatz geschuldet wird.^[2]

Hat der Kantinenbetreiber für die Essensausgabe einen zivilrechtlichen Zahlungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber, bedient sich der Arbeitgeber des Kantinenbetreibers zur Beköstigung seiner Arbeitnehmer. Es liegen damit 2 getrennt voneinander zu beurteilende Leistungen vor (Kantinenbetreiber an Arbeitgeber; Arbeitgeber an Arbeitnehmer). Der Arbeitgeber erhält vom Kantinenbetreiber eine Rechnung und kann hieraus, soweit die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen.

Im Verhältnis Arbeitgeber zum Arbeitnehmer ist zu prüfen, ob das vom Arbeitnehmer zu zahlende Entgelt kostendeckend oder zumindest marktüblich ist. In diesem Fall bildet das Entgelt die Bemessungsgrundlage. Ist das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt nicht kostendeckend und geringer als das marktübliche Entgelt, greift die Mindestbemessungsgrundlage ein.^[3] Anders als bei der Lohnsteuer, für die auch in diesem Fall die amtlichen Sachbezugswerte maßgebend sind, sind für die Umsatzbesteuerung die gesamten Ausgaben (auch wenn diese nicht vorsteuerbehaftet waren), höchstens jedoch das marktübliche Entgelt anzusetzen. Überlässt der Unternehmer (Arbeitgeber) im Rahmen der Fremdbewirtschaftung Küchen- und Kantinenräume, Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände sowie Koch- und Küchengeräte, ist der Wert dieser Gebrauchsüberlassung bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die Mahlzeiten nicht zu berücksichtigen.^[4]

[1] Abschn. 1.8 Abs. 12 Nr. 3 UStAE.

[2] Abschn. 15.2 Abs. 1 UStAE; anders BFH, Urteil v. 29.1.2014, XI R 4/12, BFH/NV 2014 S. 992, das die Verwaltung nicht anwendet.

[3] § 10 Abs. 5 Nr. 2 i. V. m. § 10 Abs. 4 Nr. 3 UStG.

[4] Abschn. 1.8 Abs. 10 Satz 4 UStAE.