Essenmarke / 3.5 Aufbewahrungspflicht der Essenmarken

Der Arbeitgeber hat die von der Gaststätte, dem Restaurant usw. eingelösten Essenmarken zurückzufordern und als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.

Hiervon kann abgesehen werden, wenn die Mahlzeiten abgebende Einrichtung über die Essenmarken mit dem Arbeitgeber abrechnet und stattdessen die Abrechnungen vom Arbeitgeber aufbewahrt werden. Aus diesen Abrechnungen muss sich ergeben, wie viele Essenmarken mit welchen Verrechnungswerten eingelöst worden sind. Diese Erleichterungen gelten auch bei Essenmarken-Emittenten, wenn der Arbeitgeber von diesen eine entsprechende Abrechnung erhält und aufbewahrt.

Praxis-Tipp

Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte für außerbetriebliche Essenmarke

Sind die genannten Voraussetzungen erfüllt, überschreitet insbesondere der Wert der Essenmarke nicht die maßgebende Obergrenze, ist die Abgabe arbeitstäglicher Mahlzeiten außerhalb des Betriebs in einer Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung den Kantinenessen gleichgestellt. Die Mahlzeit darf dann weiterhin als Sachbezug dem Arbeitslohn zugerechnet werden, der mit dem Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte dem Lohnsteuerabzug unterliegt. Liegt der Wert der Essenmarke unter dem amtlichen Sachbezugswert, ist anders als bei Kantinenmahlzeiten maximal der Wert der Essenmarke zu erfassen. Der Ansatz der Essenmarke mit dem Verrechnungswert als Barlohn in allen anderen Fällen führt im Unterschied zu den amtlichen Sachbezugswerten nicht nur regelmäßig zu einem höheren Arbeitslohn, gleichzeitig ist die Lohnsteuerpauschalierung mit dem Pauschsteuersatz von 25 % ausgeschlossen.^[1]

[1] § 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG.