Erstellung und Einsatz von Stellenbeschreibungen

Zusammenfassung

 
Überblick

Die Stellenbeschreibung zeigt auf, welche Aufgaben auf die Stelle anfallen und wie sie im Unternehmen verankert ist. Dies sollte unabhängig sein von der Person, welche die Stelle innehat. Nachfolgend wird aufgezeigt, wie eine Stellenbeschreibung aufgebaut sein soll, welchen Nutzen sie bringt und wie die Einführung von Stellenbeschreibungen in der betrieblichen Praxis erfolgen sollte. Die Stellenbeschreibung ist ein wichtiges Führungsinstrument und kann in allen Betriebsgrößen und Branchen eingesetzt werden.

1 Merkmale

Beim Erstellen einer Stellenbeschreibung sollte zunächst die Frage beantwortet werden: Was ist das Ziel der Stelle? Warum geben wir für die Stelle Geld aus? Was ist der Beitrag zum Ganzen? Die Festlegung des Ziels der Stelle ist von entscheidender Bedeutung sowohl für das Unternehmen als auch den Mitarbeiter, da so beide Seiten erkennen, ob die Erwartungen erfüllt sind. Aus dem Ziel leiten sich die Aufgaben ab, d. h., es wird festgelegt, welche Aufgaben schwerpunktmäßig zu erledigen sind, damit das Ziel erreicht wird.

Sobald das Ziel und die zu erledigenden Aufgaben definiert sind, sollte überlegt werden, welche Kompetenzen eingeräumt und Verantwortlichkeiten übertragen werden, um die Erfüllung sicherzustellen.

 
Hinweis

Aufgaben prozentual gewichten

Die Aufgaben sollten in der Reihenfolge ihres Tätigkeitsumfangs aufgeführt werden. Hilfreich kann es sein, jede Aufgabe prozentual zu gewichten. Dies gibt dem Mitarbeiter eine Orientierung, was von ihm erwartet wird, einen guten Überblick über die Gesamtbedeutung der Stelle, was dann auch bei der Zeugniserstellung übernommen werden kann.

 
Praxis-Tipp

Öffnungsklausel

Bewährt hat sich die Festlegung der Hauptaufgaben in Kombination mit einer Öffnungsklausel.

 

Formulierungshilfe:

Der Mitarbeiter erklärt sich bereit, auch andere zumutbare Aufgaben, die seinen Fähigkeiten entsprechen, nach Weisung der Geschäftsleitung/Vorgesetzten zu übernehmen.

Bestandteile einer Stellenbeschreibung sind: die genaue Stellenbezeichnung, die Stellennummer, der Beschäftigungsumfang, die Unterstellung und Überstellung, von wem der Stelleninhaber im Abwesenheitsfalle vertreten wird (passiv), wen er vertritt (aktiv), das Ziel und die Aufgaben der Stelle, die Kompetenzen, der Verantwortungsbereich, die Zeichnungsbefugnis, das Informationsverhalten.

 
Hinweis

Stellenzuordnung

Wenn den Stellen keine Stellennummern zugeordnet werden, kann auch die Kostenstelle/-art, über die der jeweilige Arbeitsplatz gebucht wird, hinterlegt werden.

Beim Beschäftigungsumfang kann auch die gewünschte Arbeitszeitregelung mit aufgenommen werden oder, falls Schicht gearbeitet wird, ergänzt werden. Bei der Angabe des Beschäftigungsumfangs empfiehlt sich eine Prozentangabe.

 
Praxis-Beispiel

Änderung der Arbeitszeit

Die Mitarbeiterin wird mit 20 Wochenstunden eingestellt. Zum Zeitpunkt der Einstellung gilt eine wöchentliche Arbeitszeit von 40 Wochenstunden für vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer. Ein Jahr später wird die wöchentliche Arbeitszeit auf 38 Stunden verkürzt. Wurde im Arbeitsvertrag und in der Stellenbeschreibung eine Arbeitszeit von 20 Wochenstunden fixiert, entspricht der Tätigkeitsumfang nun 53 %. Wurde im Arbeitsvertrag und in der Stellenbeschreibung eine Arbeitszeit von 50 % fixiert, entspricht dies nun einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19 Stunden.

Da sich die Lohnkosten analog verändern, sollte dies unbedingt bei der Gestaltung beachtet werden. Das aktuelle Datum sollte in jedem Fall auch angegeben werden, damit eine regelmäßige Wiedervorlage zur Überprüfung, ob eine Aktualisierung erforderlich ist, vermerkt werden kann.

Die Stellenbeschreibung kann durch die Festlegung ergänzt werden, in welchen Arbeitsgruppen, Projektgruppen, Sitzungen, Gremien etc. der Stelleninhaber teilnehmen muss. Es kann auch sinnvoll sein, den Umfang von Reisetätigkeiten und die Beziehung zu anderen Abteilungen oder Bereichen zu erwähnen.

Im gewerblichen Bereich ist ein Hinweis auf die verwendeten Arbeitsmittel und Maschinen ratsam.

 
Wichtig

Stellenbeschreibung ohne Namen

Der Name des Stelleninhabers ist niemals Bestandteil der Stellenbeschreibung, da die Stelle unabhängig von der Person betrachtet wird.

Für die Festlegung der Inhalte gibt es keine vorgeschriebenen Kriterien. Die Unternehmen sind frei, ob und in welchem Umfang die einzelnen Inhalte definiert werden. Daher sollte jedes Unternehmen überlegen, aus welchem Grund Stellenbeschreibungen eingeführt werden und welche Inhalte relevant sind.

 
Hinweis

Formular für die Stellenbeschreibung

In jedem Unternehmen sollte ein einheitliches Formular zur Stellenbeschreibung bestehen, welches von allen Abteilungen und Hierarchieebenen verwendet wird.

Folgende Überlegungen sind denkbar:

 
Stellenbezeichnung Direkter Vergleich mit dem Organigramm möglich.
Stellennummer Stellt einen Bezug zum Stellen(besetzungs)plan dar.
Beschäftigungsumfang In Verbindung mit den Aufgaben schafft diese Aussage einen guten Überblick. Je nach Umfang kann auch die gewünschte Arbeitszeit entnommen werden.
Unter-/Überstel...

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