Erstellung und Einsatz von ... / 4 Einführung von Stellenbeschreibungen

Die Einführung von Stellenbeschreibungen läuft in folgenden Schritten ab:

1) Zu Beginn muss festgelegt werden, wer für die Erstellung der Stellenbeschreibung zuständig ist. Mögliche Stellen sind die Geschäftsleitung, Personalabteilung, Personalentwicklung, Organisationsentwicklung oder ein externer Spezialist/Berater.
2)

In einer ausgewählten Projektgruppe, in der u. a. auch der Betriebsrat beteiligt sein sollte, wird festgelegt, welche Inhalte die Stellenbeschreibung haben soll und wie der Ablauf sein soll. Auch über den Umfang der Stellenbeschreibung sollten ungefähre Angaben getroffen werden.

 
Hinweis

Unübersichtlichkeit vermeiden

Durch die vielen Einsatzmöglichkeiten der Stellenbeschreibung wurde diese in den letzten Jahren immer ausführlicher formuliert. Möglicher Nachteil: Unübersichtliche Stellenbeschreibungen werden kaum verwendet.

Eine Stellenbeschreibung sollte möglichst kurz gefasst werden. Die Inhalte sollten gründlich überlegt und formuliert werden.

 
Praxis-Tipp

Ideale Länge

Die Länge einer Stellenbeschreibung sollte zwischen einer und zwei DIN-A4-Seiten betragen.

Bei der Festlegung der Inhalte sollte beachtet werden, dass die Inhalte eine Relevanz für das Unternehmen und die Mitarbeiter haben.

 
Praxis-Tipp

Formale Empfehlungen

Die Integration des Firmenlogos wie auch eine attraktive optische Gestaltung tragen maßgeblich dazu bei, die Stellenbeschreibung als professionelles und geschätztes Instrument der Organisationsentwicklung zu etablieren. Darüber hinaus hat es sich bewährt, für alle Stellenbeschreibungen immer das gleiche Layout zu verwenden. Durch den Wiedererkennungseffekt wird die "Lesbarkeit" enorm gesteigert; Nutzer können sich schneller einen Überblick verschaffen.

3)

Sobald diese Basis festgelegt wurde, wird entschieden, für welche Stellen und Bereiche Stellenbeschreibungen erstellt werden sollen.

Bewährt hat sich eine Erstellung nach hierarchischen Ebenen oder nach Bereichen bzw. Abteilungen. Der Vorteil der Einführung gemäß der hierarchischen Gliederung liegt darin, dass alle Aufgaben und Kompetenzen systematisch von oben nach unten verteilt werden. Es wird jeweils das Ganze berücksichtigt und auf Teilgebiete heruntergebrochen.

Nur im Einzelfall ist die situative Erstellung einzelner Stellenbeschreibungen geeignet.

 
Praxis-Beispiel

Einsatz der Stellenbeschreibung

Aus Zeitgründen entscheidet sich die Geschäftsführung eines Unternehmens mit 250 Mitarbeitern dafür, dass immer dann eine Stellenbeschreibung erstellt werden soll, wenn eine Stelle im Unternehmen neu besetzt wird. Dieser Vorgang soll solange wiederholt werden, bis alle Stellen im Unternehmen eine Stellenbeschreibung haben.

Dies führt langfristig dazu, dass die Aufgaben unvollständig oder unklar verteilt werden. Es ist keine klare Systematik erkennbar und in der Regel gibt es weiterhin Überschreitungen und Überschneidungen.

Je nach Personalkapazität bzw. auch in Großunternehmen kann es daher sinnvoll sein, die Stellenbeschreibungen abteilungsweise einzuführen.

4)

Bei der geplanten Einführung von Stellenbeschreibungen sollte von Beginn an der Betriebsrat hinzugezogen werden. Siehe Schritt 2.

 
Hinweis

Mitbestimmungsrecht

Mitbestimmungsrechte bestehen bei der Erarbeitung von Stellenbeschreibungen nicht.

Stellenbeschreibungen sind keine Auswahlrichtlinien oder Teile derselben, gem. § 95 BetrVG, und bedürfen daher nicht der Zustimmung des Betriebsrates.

Eine Stellenbeschreibung legt die Funktion einer bestimmten Stelle innerhalb des betrieblichen Geschehens fest. Sie ist Teil der Organisation des betrieblichen Arbeitsablaufs, indem sie festlegt, an welcher Stelle welche Arbeit zu verrichten ist. Sie ist Teil der Personalplanung, indem die Gesamtheit der Stellenbeschreibungen ausweist, wieviel Personal benötigt wird. Über diese Planung ist nach § 92 BetrVG der Betriebsrat zu unterrichten.

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich frei darin, ob, für welche Stellen und in welchem Umfang er Stellenbeschreibungen erstellt. Anders kann es sein, wenn die Stellenbeschreibung der Entgeltfindung dient. In diesem Fall besteht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG.

5)

Des Weiteren muss die Belegschaft im Vorfeld informiert werden.

Nur wenn die Einführung von allen Seiten akzeptiert und getragen wird, kann eine erfolgreiche Umsetzung erfolgen. Wichtig ist, dass die Unsicherheiten im Vorfeld abgebaut und die mit der Einführung verfolgten Ziele transparent gemacht werden.

 
Praxis-Tipp

Information von Mitarbeitern

Zur Information der Mitarbeiter eignen sich insbesondere Betriebsversammlungen oder Team-/Abteilungsbesprechungen, damit alle Mitarbeiter zum gleichen Zeitpunkt über denselben Informationsstand verfügen.

Ergänzend kann auch eine kurze schriftliche Zusammenfassung per E-Mail oder im Intranet sinnvoll sein. Deren Inhalt kann beispielsweise sein: ein Entwurf der Stellenbeschreibung und die Erläuterung der wesentlichen Fakten und Ziele.

6)

Anschließend kann der Ist-Zustand ermittelt werden.

Zur Ermittlung des Ist-Zustandes eignen sich Ges...

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