Erstellung und Einsatz von ... / 3 Einsatzmöglichkeiten der Stellenbeschreibung

Der Einsatz von Stellenbeschreibungen unterstützt die Personalarbeit bei zahlreichen Tätigkeiten. Einsatzmöglichkeiten sind:

  • Gestaltung der Unternehmensorganisation
  • Ermittlung des Personalbedarfs
  • Optimierung der Personalbeschaffung
  • Information für Mitarbeiter
  • Transparenz von Ziel/Aufgaben/Kompetenzen
  • Anforderungsgerechte Eingruppierung von Stellen
  • Orientierung in Beurteilungsgesprächen
  • Feststellen des Personalentwicklungsbedarf
  • Formulierung von Arbeitszeugnissen

3.1 Gestaltung der Unternehmensorganisation

Wenn im gesamten Unternehmen Stellenbeschreibungen eingesetzt werden, entsteht eine Übersicht über die Struktur des Unternehmens, die es ermöglicht, zukunftsweisende Modelle zu gestalten. Die einzelnen Stellen werden voneinander abgegrenzt, und die Funktion und die Verantwortlichkeiten werden festgelegt.

 

Praxis-Beispiel

Stellenbeschreibung für die Praxis

In einem mittelständischen Unternehmen arbeiten in der Personalabteilung drei Personen. Die Personalleiterin stellt fest, dass bestimmte Tätigkeiten von den Mitarbeitern nicht erledigt werden. Immer wieder übernehmen die Mitarbeiter bevorzugte Tätigkeiten und vernachlässigen unliebsame Aufgaben.

Nachdem dieser Fall wiederholt auftritt, beschließt die Personalleiterin sich mit den Mitarbeitern zu besprechen und in einer Stellenbeschreibung festzulegen, wer künftig welche Aufgaben übernehmen soll.

Mit der Einführung von Stellenbeschreibungen wird sowohl die Aufbau- als auch Ablauforganisation des Unternehmens transparent gemacht. Der Informationsfluss kann betrachtet und optimiert werden.

 

Hinweis

Wechselnde Projektgruppen

Wenn viele Mitarbeiter zu einem erheblichen Umfang in wechselnden Projektgruppen mitarbeiten oder ein Unternehmen stark expandiert, ist grundsätzlich zu überlegen, ob es sinnvoll ist, Stellenbeschreibungen einzuführen und falls ja, in welchem Umfang. Es sollte geprüft werden, ob die Stellenbeschreibungen den tatsächlichen Gegebenheiten in dem erforderlichen Umfang angepasst werden können.

Kleinbetriebe verwenden teilweise keine Stellenbeschreibungen. Dies ist möglich, wenn klare Absprachen getroffen sind und kurze Informations-/Entscheidungswege sowie eine direkte Kommunikation sichergestellt ist.

3.2 Ermittlung des Personalbedarfs

Nur wenn der Planer über die Aufgaben und deren Verteilung im Unternehmen informiert ist, kann der Personalbedarf korrekt ermittelt werden. Die Arbeit kann dann nach den jeweiligen Erfordernissen strukturiert und der Personaleinsatz entsprechend geplant werden.

Eine Stellenbeschreibung legt die Funktion einer bestimmten Stelle innerhalb des betrieblichen Geschehens fest. Sie ist Teil der Organisation des betrieblichen Arbeitsablaufs, indem sie festlegt, an welcher Stelle welche Arbeit zu verrichten ist. Sie ist Teil der Personalplanung, indem die Gesamtheit der Stellenbeschreibungen ausweist, wie viel Personal benötigt wird. Über diese Planung ist nach § 92 BetrVG der Betriebsrat zu unterrichten.

 

Praxis-Tipp

Vorteile der Stellenbeschreibung

Insbesondere wenn eine neue Stelle eingerichtet wird, bringt eine Stellenbeschreibung Transparenz. Indem das Ziel der Stelle/Beitrag zum Ganzen und die zu erledigenden Aufgaben schriftlich festgehalten werden, kann auch gut ermittelt werden, welche Kompetenzen zur Erledigung erforderlich sind und welcher Beschäftigungsumfang passend ist.

3.3 Optimierung der Personalbeschaffung

Die Stellenbeschreibung bildet die Grundlage für eine optimale Personalsuche und Personalauswahl. Sie zeigt auf, welche Qualifikation der Bewerber benötigt, um die Aufgabe bewältigen zu können. Basierend auf der Stellenbeschreibung kann das Anforderungsprofil erstellt werden, das dann wiederum die Bewerberauswahl erleichtert. Auch bei der Formulierung der Stellenanzeige und für telefonische Auskünfte sind Stellenbeschreibungen ein gutes Hilfsmittel.

Bewerber begrüßen grundsätzlich, wenn sie von Unternehmen während des Vorstellungsgesprächs eine Stellenbeschreibung ausgehändigt bekommen, um ihre Eignung mit den Anforderungen abzugleichen.

3.4 Mitarbeiterinformation

Dem Mitarbeiter dient die Stellenbeschreibung als Orientierungshilfe. Er kann sich über die konkreten Ziele, Inhalte und Aufgaben der Stelle erkundigen und weiß, welche Anforderungen an ihn gestellt werden.

Sie ist insbesondere zur Selbsteinschätzung für Bewerber geeignet. Da der Arbeitgeber ohnehin die Pflicht hat, bei Einstellungsverhandlungen den Bewerber über die künftigen Anforderungen des Arbeitsplatzes zu unterrichten (z. B. über gesundheitliche Belastungen oder besondere Anforderungen), unterstützt die Stellenbeschreibung diese Aufgabe.

Zur optimalen Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ist sie unerlässlich, z. B. als Grundlage für einen Einarbeitungsplan.

 

Praxis-Tipp

Stellenbeschreibung kein Vertragsbestandteil

Die Stellenbeschreibung sollte nicht Bestandteil des Arbeitsvertrages sein, da alsdann bei Änderung der Stellenbeschreibung immer die Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich ist, bzw. der Arbeitgeber eine Änderungskündigung aussprechen müsste.

3.5 Transparenz von Aufgaben und Kompetenzen

Bei der Einführung von Stellenbeschreibungen wird ersichtlich, welche Aufgaben von welchen Personen erledigt werden.

 

Praxis-Beispiel

Vermeidung von ...

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