1.1 Elektronische Datenübermittlung
Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, der Finanzverwaltung für jeden Arbeitnehmer eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln. Spätester Zeitpunkt für die Datensendung ist der letzte Tag im Februar des Folgejahres (28.2., in Schaltjahren 29.2.). Bei Beendigung des Dienstverhältnisses im Laufe des Kalenderjahres kann die Datenübermittlung auch zu einem früheren Zeitpunkt erfolgen.
Der Arbeitgeber haftet für die Einkommensteuer (Lohnsteuer), die aufgrund unrichtiger oder unvollständiger Angaben in der Lohnsteuerbescheinigung verkürzt wird.[1]
Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer
Lohnsteuerbescheinigungen sind auch für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer elektronisch zu übermitteln.
Bei Arbeitgebern, die ihre Lohnabrechnung maschinell durchführen, ist die elektronische Datenübermittlung Bestandteil des verwendeten Entgeltabrechnungsprogramms. Davon unabhängig stellt auch die Finanzverwaltung seit 2021 mit "Mein ELSTER" (bis 2020: "Elster-Formular") ein kostenloses Programm zur Verfügung. Nunmehr muss zwingend die Online-Plattform "Mein ELSTER" genutzt werden.[2]
Ohne Software geht es nach erfolgter Authentifizierung über das Elster-Portal der Finanzverwaltung unter www.elster.de. Eine Authentifizierung ist für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung aber immer erforderlich.
Dokumentation durch Verarbeitungsprotokoll
Nach der elektronischen Datenübermittlung wird zeitverzögert ein Verarbeitungsprotokoll erstellt, das vom Datenübermittler abzurufen ist, damit gewährleistet ist, dass die Daten vollständig übermittelt wurden. Konnten danach die übermittelten Daten nicht korrekt verarbeitet werden, sind die Lohnsteuerbescheinigungsdaten nach erforderlichen Korrekturen erneut zu übermitteln. Die elektronisch vergebene Quittungsnummer des Verarbeitungsprotokolls ist im Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung als Transferticket anzugeben, falls dies technisch möglich ist.
Technische Unterstützung, falls die Übermittlung nicht klappt
Lässt sich das Verarbeitungsprotokoll nicht innerhalb von 5 Tagen nach Übermittlung abrufen, kann sich der Arbeitgeber unter Angabe der Ticketnummer, des Sendedatums, der Fehlernummer und des Fehlertextes an den Support von ElsterLohn wenden.
1.2 Sicherheitsauthentifizierung
Lohnsteuerbescheinigungen können aus Sicherheitsgründen nur mit elektronischem Zertifikat übermittelt werden. Hierfür ist eine einmalige Registrierung des Datenübermittlers im Elster-Portal[1] erforderlich (sog. Authentifizierung). Anhand des bei der Registrierung erzeugten elektronischen Zertifikats kann die Finanzverwaltung feststellen, von wem eingehende Steuerdaten übermittelt werden. Ohne diese Authentifizierung ist eine elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung nicht möglich.
1.3 Die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
Die Lohnsteuerbescheinigungen sind grundsätzlich unter Verwendung der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr) des Arbeitnehmers als Ordnungsmerkmal zu übermitteln.
eTIN als Ordnungsmerkmal nur bis zum Kalenderjahr 2022 gültig
Die Erteilung einer Identifikationsnummer wird durch eine Mitteilung der Meldebehörde angestoßen. Personen, die im Ausland leben, sind im Inland jedoch grundsätzlich nicht meldepflichtig. Diese Arbeitnehmer erhalten seit dem Kalenderjahr 2020 regelmäßig eine steuerliche Identifikationsnummer.
Abschaffung des Ordnungsmerkmals eTIN
Die ersatzweise Verwendung des Ordnungsmerkmals eTIN war nur noch bis zum Veranlagungszeitraum 2022 möglich.[1] Ab dem Veranlagungszeitraum 2023 ist zwingend die IdNr zu verwenden.
Ausnahmen bestehen, wenn der Arbeitnehmer noch keine IdNr hat[2], oder aber zur Vermeidung von unbilliger Härte – auf Antrag des Arbeitgebers.
Hat der Arbeitnehmer seine Identifikationsnummer trotz Aufforderung des Arbeitgebers nicht mitgeteilt, so besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit die Identifikationsnummer zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung direkt beim Finanzamt anzufordern. Das Finanzamt teilt diese dem Arbeitgeber mit, wenn der Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung 2022 übermittelt und das Dienstverhältnis auch noch nach Ablauf des Jahres 2022 fortbestanden hat.[3]
Nach Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist eine Änderung des Lohnsteuerabzugs grundsätzlich nicht mehr zulässig.[4] Stellt der Arbeitgeber nachträglich fest, dass er zu wenig Lohnsteuer einbehalten hat, hat er dies dem Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen[5], damit das Finanzamt den Fehlbetrag beim Arbeitnehmer durch Nachforderungsbescheid oder im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung einfordern kann. Eine Erstattung von Lohnsteuer ist nur im Einkommensteuerveranlagungsverfahren durch das Finanzamt möglich.
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