Erkranken Mitarbeiter, melden sie dies zunächst im Unternehmen, sodass bereits hier eine erste Erfassung der Fehlzeiten erfolgt. In diesem Zusammenhang tauchen in der Praxis allerdings mehrere Begrifflichkeiten auf, die diese Situation kennzeichnen und fälschlicherweise synonym verwendet werden. So liefert der Begriff Fehlzeiten in solch einem Fall zu wenig Information, da Mitarbeiter auch fehlen können, obwohl sie nicht krank sind.
Weitere Begriffe, die in der Praxis häufig als Synonyme verwendet werden, sind der Krankenstand und die Arbeitsunfähigkeit. Bei genauerer Betrachtung besitzen diese jedoch eine unterschiedliche Aussagekraft. Der Begriff der Arbeitsunfähigkeit drückt nämlich im Besonderen aus, dass ein Mitarbeiter nicht in der Lage ist zu arbeiten. Der Krankenstand hingegen kann als statistische Größe für die Anzahl der Mitarbeiter betrachtet werden, die aus krankheitsbedingten Gründen nicht zur Arbeit erscheinen.
Unterschiedliche Begriffe
Bei der Krankschreibung beim Arzt wird daher der Begriff Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verwendet und damit auch in den Statistiken der Krankenkassen, während bei den betrieblichen Kennzahlen eher die Begriffe Krankenstand und Fehlzeiten auftauchen.
Das Führen einer Fehlzeitenstatistik gehört i. d. R. zur betrieblichen Praxis, sodass es hier keiner expliziten Analyse bedarf und entsprechende Daten direkt zur Verfügung stehen. Unternehmen erfassen dabei die Abwesenheit ihrer Beschäftigten und ordnen diese einer Kategorie zu, z. B. Krankheit, Sonderurlaub, krank durch Unfall, Weiterbildung. Für das BGM besonders relevant sind Fehlzeiten aufgrund von (als arbeitsbedingt einzustufenden) Erkrankungen oder (Arbeits-) Unfällen.
Eine regelmäßige Erfassung der krankheitsbedingten Fehlzeiten ermöglicht neben den aktuellen Betrachtungen stets auch Monats-, Quartals- und Vorjahresvergleiche. Weiterhin können Abteilungsvergleiche sowie eine Differenzierung nach Dauer, Häufigkeit und Zeitpunkt erhoben werden. Auch die Unterteilung in Kurzzeiterkrankung (1. bis 3. Tag), Krankenstand innerhalb der Lohnfortzahlung (1. bis 42. Tag), Langzeiterkrankung außerhalb der Lohnfortzahlung (ab dem 42. Tag) und Anteil der durch einen Unfall verursachten Arbeitsunfähigkeit ist sinnvoll. Die kontinuierliche Betrachtung der Entwicklung der Fehlzeiten soll dazu dienen, mögliche Tendenzen und damit Handlungsbedarf im Unternehmen aufzudecken. Dargestellt werden die Fehlzeiten i. d. R. als prozentualer Krankenstand.
Unterschiedliche Berechnungsmethoden
Bei der Betrachtung eines Krankenstandes und dem Vergleich mit anderen Statistiken (z. B. Daten der Krankenkassen) ist immer die Berechnungsmethode (Formel) zu beachten. In die Unternehmensdaten fließen die Arbeitsunfähigkeitsdaten i. d. R. bereits ab dem 1. Fehltag ein. Für gewöhnlich müssen Beschäftigte jedoch erst ab dem 3. Fehltag eine Bescheinigung des Arztes vorlegen, womit auch die Krankenkassen erst ab diesem Zeitraum eine entsprechende Information für ihre eigenen Statistiken haben. Dadurch können Unterschiede in der Berechnung des Krankenstandes der Unternehmen gegenüber den Krankenkassen entstehen.
Des Weiteren ist bei der Datenbasis die Einbeziehung der arbeitsfreien Tage zu beachten (i. d. R. das Wochenende, bei Schichtarbeit und Wochenendarbeit auch andere Tage). Die Berechnung des prozentualen Krankenstandes erfordert die Beachtung der verwendeten Berechnungsmethode. Bei den Krankenkassen werden die Arbeitsunfähigkeitstage (AU-Tage) je 100 Versicherungsjahre (Vj) herangezogen und durch 365 Tage dividiert. Somit ergibt sich folgende Formel:
| Krankenstand in % = | Anzahl der AU-Tage je 100 Vj | |
| 365 Tage |
Die Unternehmen dagegen können alle Ausfalltage erfassen. Auch hier muss allerdings geprüft werden, ob der Krankenstand auf Basis ganzer Arbeitstage, als Anzahl der gesamten Fehltage (Arbeitstage + freie Tage) oder sogar nach Fehlstunden erfasst wird. Die Erfassung von sog. SOLL- und IST-Stunden ist als Idealfall zu sehen, da hier eine maximale Genauigkeit der Fehlzeiten bezogen auf die tatsächliche Arbeitszeit erzielt wird (relevant für Produktivitätsberechnungen).
| Krankenstand in % = | Anzahl der AU-Tage/Stunden | × 100 |
| SOLL Arbeitstage/Stunden |
Ist im Unternehmen geklärt, auf welcher Basis der Krankenstand erhoben wird, stellt sich die Frage seiner optimalen Darstellung. Abb. 2 zeigt mögliche Wege dafür auf.
Abb. 2: Ablauf Aufbau Fehlzeitenstatistik
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