Erfahrungen aus agilen Unternehmen / 8 Sipgate – Ein Gespräch mit Thu Pakasathanan

Sipgate GmbH, Telefonieanbieter, Mitarbeiter: 120, Sitz: Düsseldorf

Gesprächspartner: Thu Pakasathanan, HR People Operations

Britta Redmann: Warum arbeiten Sie agil und seit wann?

Thu Pakasathanan: Die Firma besteht seit 1998 und für uns waren Teamarbeit und Transparenz schon immer entscheidende Säulen unserer Zusammenarbeit. Das mit der Agilität war dann fast eine logische Folge. Der hauptsächliche Treiber, warum wir dann intensiv ab 2010 mit Scrum gearbeitet haben, waren Schnelligkeit, Flexibilität und die hohe Kundenorientierung.

Auch wenn wir schon immer in Teams und ohne herkömmliche Führungsebene gearbeitet haben, war es doch ein langer Prozess für unser Unternehmen, bis wir in allen Unternehmensbereichen agil gearbeitet haben. Das hat schon einige Jahre gedauert und war auch nicht für alle Mitarbeiter von Anfang an einfach.

Britta Redmann: In welchen Bereichen sind Sie agil? Wie machen Sie das in der HR-Abteilung?

Thu Pakasathanan: Wir sind tatsächlich im gesamten Unternehmen agil. Daher auch im HR-Bereich und in der Buchhaltung. Wir in der HR-Abteilung nutzen ebenfalls Scrum- und Kanban-Elemente, wie das Stand-up oder die Retrospektive. So startet der Tag bei uns – ebenso wie bei den anderen Teams – immer mit einem Stand-up. Die wichtigen Themen kommen ans Kanban-Board, so dass wir den Verlauf nachvollziehen können. Viel wichtiger ist aber unser Commitment, das aus dem Stand-up heraus entsteht. Auch wenn es nur ein kurzer Austausch sein mag, so sagen meine Kollegin und ich uns immer unsere jeweiligen Tagesziele, worauf wir heute unseren Fokus legen und was wir schaffen wollen. Durch das gegenseitige Mitteilen entsteht noch einmal eine ganz andere Verbindlichkeit zu der Aufgabe.

Britta Redmann: Woran orientieren Sie sich beim agilen Arbeiten im HR-Bereich?

Thu Pakasathanan: Wir haben keine festen konkreten Werte oder Leitlinien. Was wir haben, ist ein Verständnis von uns und unserer Zusammenarbeit. Das haben wir für uns alle definiert. Das prägt uns in unserem Zusammenwirken.

Im Prinzip verstehen wir Personaler uns als Unterstützer für die Teams. Wir sind diejenigen, die möglichst die richtigen Fragen stellen und dabei den Teams helfen, sich immer weiter selbstverantwortlich zu entwickeln. So führen wir z. B. das Recruiting gemeinsam mit dem Team durch. Die Anforderungen für eine Ausschreibung werden gemeinsam entwickelt. Daraufhin setzen wir die Anzeige auf. Alle Schritte in einem dann folgenden Auswahlprozess erfolgen durch das Team. Das Vorstellungsgespräch wird gemeinsam mit dem Team geführt und das Team entscheidet auch selbstverantwortlich, ob der Bewerber passt oder nicht. Wir geben zwar unter Umständen Hinweise – aber wir mischen uns nicht in die Entscheidung ein. Wir moderieren den Entscheidungsprozess. Die gleiche Rolle nehmen wir auch ein, wenn es um die Entscheidung nach der Probezeit geht, ob ein Mitarbeiter übernommen werden soll.

Wenn wir bei uns im Unternehmen neue Konzepte einführen möchten, z. B. ein neues Feedback-System, dann gehen wir ganz ohne Konzept oder konkrete Vorstellung an die Mitarbeiter heran. Es gibt bei uns sogenannte Open-Fridays, die alle 14 Tage stattfinden, bei denen Kollegen Ideen vortragen können. Wenn wir also der Auffassung sind, wir bräuchten ein neues Konzept oder einen Vorschlag oder wenn wir eine neue Idee haben, so stellen wir dies im Open-Friday vor. Die Rückmeldungen nehmen wir auf und konkretisieren unsere Idee oder den Vorschlag. Das Konzept wird dann wieder in der Runde vorgestellt und wieder nehmen wir Ideen und Anregungen auf und probieren es dann in der Regel auch zügig aus. Die daraus gewonnenen Erfahrungen nehmen wir wieder mit in die Runde und tauschen sie untereinander aus. Dabei werden möglichst die Abstände, in denen wir Systeme oder Vorgehensweisen ausprobieren, immer länger. Wichtig ist aber: Wir probieren sehr viel aus und wir beziehen alle mit ein, die daran mitwirken wollen. Jeder, der sich für dieses Thema interessiert, erhält somit die Gelegenheit, daran mitzuwirken und einen Beitrag zu leisten. Mitarbeiter können somit an unserer Personalarbeit direkt mitwirken.

Britta Redmann: Was macht Ihre agile Unternehmenskultur aus? Warum klappt das so gut in der Zusammenarbeit?

Thu Pakasathanan: Der Kern unserer Kultur ist Feedback. Das fängt schon bei der Bewerbung an: Jeder Bewerber erhält von uns ein ganz individuelles Feedback auf seine Bewerbung – und das innerhalb von 24 Stunden nach seiner Bewerbung. Dabei setzen wir uns ganz dezidiert mit der Bewerbung auseinander und teilen dieses mit, gerade bei Absagen. Das ist sehr intensiv und bedarf auch rechtlich einer genauen Formulierung. Dazu gehört viel Engagement. Es ist uns aber ein ganz wichtiges Anliegen und entspricht auch unserem Verständnis von Transparenz. Für unsere sehr ausführlichen und individuellen Rückmeldungen erhalten wir sehr viel positives Feedback – und das, obwohl es sich um Absagen handelt.

Der Feedback-Gedanke zieht sich komplett durch unsere Zusammenarbeit. Während der Probezeit ha...