Einem Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, der nicht in der Lage ist und für den es nicht zumutbar ist, die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen, wird in Ausnahmefällen zur Vermeidung unbilliger Härten auf Antrag ein Ersatzverfahren genehmigt. Das Finanzamt stellt hierzu ein Formular zur Verfügung.
In diesen Härtefällen erhält der Arbeitgeber eine Bescheinigung über die Lohnsteuerabzugsmerkmale für jeden seiner beschäftigten Arbeitnehmer. Die Bescheinigungen gelten längstens bis zum Ende des Kalenderjahres, für das der Antrag gestellt wurde. Der Arbeitgeber hat die Bescheinigung über die Lohnsteuerabzugsmerkmale während der Beschäftigung aufzubewahren, längstens bis zum Ablauf ihrer Gültigkeit.
Jährlich neuer Härtefall-Antrag notwendig
Der Antrag auf Nichtteilnahme am Abrufverfahren der ELStAM ist jährlich neu zu stellen. Ein Wechsel zum elektronischen Abrufverfahren kann jederzeit erfolgen und erfordert keine gesonderte Mitteilung des Arbeitgebers.
Bei Ausscheiden eines Arbeitnehmers aus dem Beschäftigungsverhältnis ist dem Betriebsstättenfinanzamt unverzüglich das Datum der Beendigung schriftlich anzuzeigen. Ebenso kann für neu eingestellte Mitarbeiter die Mitteilung der ELStAM beantragt werden. Auch für diese Änderungsmitteilungen stellt das Finanzamt einen Vordruck zur Verfügung.
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