Auch im Verfahren zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen können Störfälle auftreten. Hierbei ist durch die Arbeitgeber zu beachten, dass Arbeitnehmer ihrer gesetzlichen Verpflichtung oftmals nachgekommen sein werden und die Information des Arbeitgebers sowie den Arztbesuch durchgeführt haben und damit einer Entgeltfortzahlungsverpflichtung nichts entgegensteht. Ziel muss es daher sein, die Störfälle auf ein Mindestmaß zu reduzieren, damit eventuelle arbeitsrechtliche Konsequenzen nur in tatsächlich gerechtfertigten Fällen erfolgen.

Der umfangreichste Störfall wird hierbei Meldegrund "4 – eAU liegt nicht vor" einnehmen, weil jedwedes Nichtvorliegen einer eAU bei der Krankenkasse hiermit abgebildet wird, es aber vielfältige Gründe haben kann. Ziel der Arbeitgeber sollte daher die umfangreiche Vermeidung von Rückmeldungen mit Meldegrund "4" sein. Hierzu sollte im ersten Schritt immer vom Arbeitgeber geprüft werden, ab wann ein Abruf der eAU bei der Krankenkasse wirklich sinnvoll ist. Ist der Arbeitnehmer erst verpflichtet ab dem 4. Tag eine Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen zu lassen, sollte aufgrund der zu erwartenden Verzögerung der Übermittlung durch die Ärzte (Nutzung der Stapelsignatur) ein Abruf erst ab dem 5. Tag nach dem Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit erfolgen. Bei Folgebescheinigungen sollte demnach immer erst am 2.Tag nach dem Ende der bisher nachgewiesenen Arbeitsunfähigkeit ein Abruf angestoßen werden.

Wurde die Krankenkasse gerade gewechselt, kann dies ein Anhaltspunkt für den Arbeitgeber sein, warum die eAU nicht bei der Krankenkasse vorlag. So wird davon auszugehen sein, dass dem Arzt die falsche Krankenkasse vorgelegt wurde oder dem Arbeitgeber selbst falsche Daten beim Abruf vorlagen. Hier erscheint eine Prüfung mit dem Arbeitnehmer sinnvoll.

Verändern sich Daten, die bereits durch die Krankenkasse übermittelt wurden, weil z. B. der Arzt bei der Dauer der Arbeitsunfähigkeit einen Erfassungsfehler hatte, werden die dann bei der Krankenkasse aktualisierten Daten dem Arbeitgeber ohne erneute Anforderung übermittelt und der bisherige Datensatz storniert.

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