Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung / Sozialversicherung

1 Verfahren

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung vereinfacht dem Arbeitgeber die Vorbereitung und Durchführung der Betriebsprüfung. Dem Betriebsprüfer vor Ort müssen weniger oder keine Unterlagen mehr vorgelegt werden. Das spart Zeit und Geld. Nimmt ein Arbeitgeber am Verfahren teil, sind die für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten in der durch die Verfahrensgrundsätze vorgegebenen Struktur zu übermitteln. Auch bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung bleiben der persönliche Kontakt zu den Arbeitgebern und die Beratung erhalten.

Aufgrund einer Änderung des § 28p Abs. 6a SGB IV zum 1.1.2023 durch das 7. SGB IV-Änderungsgesetz wurde die elektronische Übermittlung der für die Prüfung notwendigen Daten aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm grundsätzlich verpflichtend geregelt. Durch das gleichzeitige Inkrafttreten des § 126 SGB IV können Arbeitgeber für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf Antrag beim zuständigen Rentenversicherungsträger auf die elektronischen Übermittlung der Entgeltabrechnungsdaten verzichten.

Die elektronische Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung bleibt weiterhin freiwillig.

2 Technische Grundlagen und Rahmenbedingungen

2.1 Einheitliche Schnittstelle (Datensatzbeschreibung)

Vor dem Hintergrund der Vielzahl an Abrechnungsprogrammen und der damit verbundenen heterogenen Datenstruktur wurde eine einheitliche und verbindliche Schnittstelle für den Export der prüfrelevanten Daten aus den Abrechnungssystemen definiert. Die konkrete Angabe der für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten inklusive der Vorgabe zu Struktur und Feldformaten sind dabei berücksichtigt.

Zur Erzeugung und Übermittlung der prüfrelevanten Daten muss der jeweilige Softwareersteller die Funktionen zum Export der Daten in das Abrechnungsprogramm integrieren.

Hinweis

Nur strukturierte Abrechnungsdaten

Das Verfahren sieht in der derzeitigen Fassung nur eine Übermittlung von strukturierten Daten (Datensätze, -bausteine) vor. In einer späteren Ausbaustufe soll auch die zusätzliche Übermittlung von Belegen und Nachweisen (z. B. als PDF-Dateien) ermöglicht werden.

2.2 Datenübermittlung

Die Übersendung der Daten erfolgt medienbruchfrei und im Online-Verfahren unter Nutzung des eXTra-Standards (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren). Dieser Standard wurde unter Federführung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) entwickelt und richtet sich insbesondere an Datenübermittlungsverfahren zwischen Wirtschaft und Verwaltung.

Die Daten werden im Verfahren der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung ausschließlich an den Kommunikationsserver der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) als zentrale Datenannahmestelle übermittelt. Die Dateiübertragung erfolgt über gesicherte und verschlüsselte Übertragungswege und aus systemgeprüften Abrechnungsprogrammen. Die Anbindung maschineller Ausfüllhilfen (z. B. sv.net) ist nicht vorgesehen. Arbeitgeber und Steuerberater können für die Datenübermittlung das vorhandene ITSG-Zertifikat nutzen.

Seit dem 1.1.2023 müssen systemgeprüfte Abrechnungsprogramme Entgeltabrechnungsdaten für das Verfahren der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung bereitstellen. Abrechnungsprogramme können freiwillig das Zusatzmodul "Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung" im Zusammenhang mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung umsetzen, um ergänzend entsprechende Daten bereitstellen zu können.

Die Sozialversicherungsträger wurden infolge dessen gesetzlich dazu verpflichtet, ein Hilfsmittel zur Erleichterung des elektronischen Austauschs von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen bereitzustellen. Am 4.10.2023 wurde das SV-Meldeportal aktiviert, dass die bisherige Ausfüllhilfe sv.net ablöst. Während einer Übergangszeit bis zum 29.2.2024 können Anwender uneingeschränkt das Vorgängerprodukt weiterhin verwenden.

Der integrierte Online-Datenspeicher eröffnet insbesondere kleinen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Daten zentral zu speichern. Einmal erfasste Mitarbeiterdaten werden gesichert und müssen nicht, wie es bei sv.net der Fall ist, erneut eingegeben werden.

Aktuell ist eine elektronische Übermittlung der Entgeltbuchhaltung allerdings noch nicht möglich. Zukünftig soll die elektronische Bereitstellung dieser Informationen gem. den Vorgaben im Rahmen von Betriebsprüfungen durch den Prüfdienst der gesetzlichen Rentenversicherung (euBP-Verfahren) durch das SV-Meldeportal jedoch möglich sein.

Hinweis

Keine Annahme von Datenträgern

Datenträger (CD, DVD, USB-Sticks) können nicht angenommen werden. Ein Einspielen externer Datenträger ist aus Gründen der Datensicherheit nicht möglich. Die Datenannahme erfolgt ausschließlich im gesicherten Online-Verfahren.

2.3 Datenschutz und Datensicherheit

Die Daten werden vom Arbeitgeber bzw. Steuerberater ausschließlich zum konkreten Zweck der Durchführung der einzelnen Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV übermittelt. Eine regelmäßig wiederkehrende Datenübermittlung oder eine anlasslose Bevorratung der Arbeitgeberdaten erfolgt nicht.

Die Speicherung erfolgt für die Dauer der Betriebsprüfung ausschließlich in speziell gesicherten Systemen der Deutschen Rentenvers...