Elektronisch unterstützte B... / Sozialversicherung

1 Verfahren

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung vereinfacht dem Arbeitgeber die Vorbereitung und Durchführung der Betriebsprüfung. Dem Betriebsprüfer vor Ort müssen weniger oder keine Unterlagen mehr vorgelegt werden. Das spart Zeit und Geld.

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ist ein für Arbeitgeber und Steuerberater freiwilliges und optionales Verfahren. Nimmt ein Arbeitgeber am Verfahren teil, sind die für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten in der durch die Verfahrensgrundsätze vorgegebenen Struktur zu übermitteln.

Auch bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung bleiben der persönliche Kontakt zu den Arbeitgebern und die Beratung erhalten.

2 Technische Grundlagen und Rahmenbedingungen

2.1 Einheitliche Schnittstelle (Datensatzbeschreibung)

Vor dem Hintergrund der Vielzahl an Abrechnungsprogrammen und der damit verbundenen heterogenen Datenstruktur ist eine einheitliche Datensatzbeschreibung (Schnittstelle) für die Datenanlieferung vorgesehen. Durch die Schaffung einer einheitlichen und verbindlichen Schnittstelle wird ein für alle Beteiligten nachvollziehbarer Export der prüfrelevanten Daten aus den Abrechnungssystemen ermöglicht. Die konkrete Angabe der für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten inklusive der Vorgabe zu Struktur und Feldformaten sind dabei berücksichtigt.

Die Datensatzbeschreibung ist insbesondere im Bereich der Entgeltabrechnung sehr komplex. Letztlich stellt sie aber ein Abbild der betrieblichen Entgeltabrechnung mit allen Fallgestaltungen dar.

Zur Erzeugung und Übermittlung der prüfrelevanten Daten muss der jeweilige Softwareersteller die Funktionen zum Export der Daten in das Abrechnungsprogramm integrieren.

 
Hinweis

Nur strukturierte Abrechnungsdaten

Das Verfahren sieht in der derzeitigen Fassung nur eine Übermittlung von strukturierten Daten (Datensätze, -bausteine) vor. In einer späteren Ausbaustufe soll auch die zusätzliche Übermittlung von Belegen und Nachweisen (z. B. als PDF-Dateien) ermöglicht werden.

2.2 Datenübermittlung

Die Übersendung der Daten erfolgt medienbruchfrei und im Online-Verfahren unter Nutzung des eXTra-Standards (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren). Dieser Standard wurde unter Federführung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) entwickelt und richtet sich insbesondere an Datenübermittlungsverfahren zwischen Wirtschaft und Verwaltung.

Für das Verfahren der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung wird ausschließlich die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) als Datenannahmestelle tätig. Die Dateiübertragung erfolgt über gesicherte und verschlüsselte Übertragungswege und aus systemgeprüften Abrechnungsprogrammen. Die Anbindung maschineller Ausfüllhilfen (z. B. SV-net) ist nicht vorgesehen. Arbeitgeber und Steuerberater können für die Datenübermittlung das vorhandene ITSG-Zertifikat nutzen, sofern das Entgeltabrechnungssystem von der ITSG für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung zugelassen wurde.

 
Hinweis

Keine Annahme von Datenträgern

Datenträger (CD, DVD, USB-Sticks) können nicht angenommen werden. Ein Einspielen externer Datenträger ist aus Gründen der Datensicherheit nicht möglich. Die Datenannahme erfolgt ausschließlich im gesicherten Online-Verfahren.

2.3 Datenschutz und Datensicherheit

Die Daten werden vom Arbeitgeber bzw. Steuerberater ausschließlich zum konkreten Zweck der Durchführung der einzelnen Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV übermittelt. Eine regelmäßig wiederkehrende Datenübermittlung oder eine Bevorratung der Arbeitgeberdaten erfolgt nicht.

Die Speicherung erfolgt für die Dauer der Betriebsprüfung ausschließlich in speziell gesicherten Systemen der Deutschen Rentenversicherung.

Über das Abrufverfahren im Rahmen des eXTra-Standards kann sich der Arbeitgeber über den aktuellen Stand der Verarbeitung seiner Daten informieren.

3 Durchführung einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung

3.1 Umfang

Im Rahmen der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung werden regelmäßig die Daten der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sowie des betrieblichen Rechnungswesens als Teil der Finanzbuchhaltung berücksichtigt. Art und Umfang der für die Betriebsprüfung relevanten Daten und Unterlagen ergeben sich insbesondere aus §§ 8 ff. BVV.

Der allgemeine Umfang einer Betriebsprüfung bleibt bei einer elektronisch unterstützten Prüfung unberührt. Es handelt sich lediglich um eine andere Form der Bereitstellung der zu prüfenden Betriebsdaten.

3.2 Ablauf der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung

Bei der Absprache eines Prüftermins kann die Durchführung einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung mit dem zuständigen Betriebsprüfer vereinbart werden. Der Betriebsprüfer wird dann weitere Details zur Datenanlieferung in die schriftliche Prüfanmeldung aufnehmen. Aber auch ein späterer Wunsch zur Datenübermittlung kann in Abstimmung mit dem Betriebsprüfer realisiert werden.

Unplausibilitäten und Notwendigkeit der Einsichtnahme einzelner Belege

Ergeben sich bei der Auswertung der Abrechnungsdaten Hinweise, Unplausibilitäten oder die Notwendigkeit der Einsichtnahme einzelner Belege, wird der Betriebsprüfer diese gezielt beim Arbeitgeber bzw. Steuerberater anfordern. Diese werden insofern entlastet, da im Vorfeld der Betriebsprüfung keine Unterlagen mehr kopiert und zusammengestellt werden mü...

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