Der Gesetzgeber hat in § 8 Abs. 2 BVV geregelt, welche ergänzenden Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind.
Zu den begleitenden Entgeltunterlagen gehören Unterlagen zur Versicherungspflicht/Versicherungsfreiheit, zur Staatsangehörigkeit, zur Mitgliedschaft bei der Krankenkasse, zur Entsendung und auch Stundenaufzeichnungen. Es fallen u. a. folgende Unterlagen darunter:
- Personalfragebogen für geringfügig entlohnte oder kurzfristig Beschäftigte,
- Arbeitsvertrag einschließlich etwaiger schriftlicher Vereinbarungen,
- Antrag und Bescheid über die Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status,
- Stundenaufzeichnungen,
- Unterlagen über den Aufenthaltstitel,
- Nachweise über getroffene Vorkehrungen zum Insolvenzschutz von Wertguthaben,
- Anträge auf Befreiung von der Versicherungspflicht (z. B. für Minijobber).
Die Entgeltunterlagen sind elektronisch als Datei zu führen und mit einem sprechenden Namen (Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments) zu versehen (z. B. befreiungsantrag-mustermann_max-03042023.pdf).
Wie und wo der Arbeitgeber die elektronischen Unterlagen führt, bleibt ihm überlassen. Es sind alle gängigen Formate (z. B. PDF oder Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff) erlaubt. Die Ablage ist sowohl in Ordnerverzeichnissen auf dem Betriebsrechner möglich, als auch in einer Cloud oder in Dateimanagementsystemen.
Die im Rahmen der Betriebsprüfung angeforderten ergänzenden Unterlagen sind auf elektronischen Wege zu übermitteln. Hier ist bei einem laufenden Verwaltungsverfahren der Betriebsprüfung abzuwarten, welche genauen Unterlagen vom Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung angefordert werden.
Für den Datenversand bietet die Deutsche Rentenversicherung ein gesichertes Verfahren über Cryptshare an. Es ist jedoch auch möglich, dass die Daten in anderer geeigneter Form übermittelt werden. Einige Lohnprogramme bieten hier ähnliche Möglichkeiten an. Auch ist es möglich die Daten per E-Mail zu versenden. Bei Letzterem empfiehlt es sich, die Dateien aus Gründen der Datensicherheit mit einem Passwort-Schutz zu versehen.
Eine Datenübertragung dieser Unterlagen über das Verfahren der euBP ist nicht möglich.
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