Einsatzwechseltätigkeit / 2.2 Verpflegungsmehraufwand

2.2.1 Zeitlich gestaffelte Verpflegungspauschalen

Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen erfolgt für alle Arten von Auswärtstätigkeiten nach einheitlichen Regeln. Der steuerfreie Arbeitgeberersatz bzw. Werbungskostenabzug im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit ist nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Die Einzelabrechnung nach Belegen ist steuerlich ausgeschlossen.

Abwesenheitsdauer	Pauschbetrag je Kalendertag
Bis 8 Stunden	0 EUR
Mehr als 8 Stunden	14 EUR
An- und Abreisetage in Übernachtungsfällen	14 EUR
Mindestens 24 Stunden	28 EUR

Die Höhe der Inlandsverpflegungspauschalen bestimmt sich ausschließlich nach der Abwesenheitszeit am einzelnen Kalendertag. Die Abwesenheitsdauer berechnet sich immer in Bezug auf die Wohnung des Arbeitnehmers. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer bei seiner Auswärtstätigkeit stets in derselben auswärtigen Unterkunft übernachtet.^[1]

Für berufliche Auslandstätigkeiten sind die vom BMF für die einzelnen Staaten festgesetzten Auslandstagegelder maßgebend.^[2]

[1] BFH, Urteil v. 8.10.2014, VI R 95/13, BStBl 2015 II S. 231.

[2] Für Reisetage ab 1.1.2024 s. BMF, Schreiben v. 21.11.2023, IV C 5 – S 2353/19/10010 :005.

2.2.2 Berechnung der Abwesenheitsdauer

Anders als bei Arbeitnehmern mit erster Tätigkeitsstätte wird für die Berechnung der maßgeblichen Verpflegungspauschale bei Arbeitnehmern mit wechselnden Einsatzorten auf die Abwesenheit von der Wohnung abgestellt.^[1] Die maßgebliche Abwesenheitszeit am jeweiligen Kalendertag beginnt also immer mit dem Verlassen der Wohnung, auch wenn der Arbeitnehmer zunächst in den Betrieb fährt, um dort Arbeiten zu verrichten. Dasselbe gilt für das Ende der Einsatzwechseltätigkeit. Maßgeblich ist immer der Zeitpunkt, in dem der Arbeitnehmer seine Wohnung erreicht.

[1] §§ 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 3, 9 Abs. 5 EStG.

2.2.3 Die 3-Monatsfrist bei länger andauernder Beschäftigung

Die gesetzliche 3-Monatsfrist, die den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort auf einen Zeitraum von längstens 3 Monaten begrenzt, hat auch bei Arbeitnehmern an wechselnden Einsatzstellen weiterhin ihre Gültigkeit.^[1]

[1] § 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 4 EStG i. V. m. § 9 Abs. 5 EStG.

2.2.4 Lohnsteuerpauschalierung steuerpflichtiger Verpflegungskostenzuschüsse

Werden Beträge vom Arbeitgeber ersetzt, die über die steuerfreien Verpflegungspauschbeträge hinausgehen, ist eine Lohnsteuerpauschalierung möglich. Zahlt der Arbeitgeber höhere Verpflegungssätze als die steuerfreien Beträge, dürfen die übersteigenden Beträge bis zur gleichen Höhe wie die steuerfreien Beträge mit einem festen Pauschalsteuersatz von 25 % versteuert werden.