Die Erstellung, Pflege und kontinuierliche Verbesserung der dokumentierten Informationen zählen zu den Aufgaben des Managementsystembeauftragten. Im Zeitalter der EDV ist es heute üblich, diese Informationen auf dem firmeneigenen Netz, i. d. R. im Intranet, zur Einsicht, d. h. zum Nachlesen und Ausdrucken, zur Verfügung zu stellen.
Bei dieser Lösung sind klare Regelungen für die Zugriffsberechtigung zu erstellen. Damit die Dokumente nur von den "zugelassenen" Personen erstellt, geändert, geprüft und freigegeben werden, sind die Zugriffsberechtigungen schriftlich festzuhalten und zu hinterlegen. Im Netz sollte nur die aktuelle Fassung verfügbar sein, sodass sich das Problem der gültigen Dokumente am Arbeitsplatz relativiert. Voraussetzung für diese Vorgehensweise ist, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen Computer oder zumindest unmittelbaren Zugriff auf einen Computer hat.
Tipps für die Erstellung der dokumentierten Informationen (des Managementhandbuchs)
- Begrenzen Sie den Umfang auf das betrieblich notwendige Ausmaß. Die Erfahrung der letzten Jahre hat gezeigt, dass eine sehr umfangreiche/detaillierte Dokumentation eine geringe Akzeptanz bei den Beschäftigten hat und zudem schwer zu verwalten ist.
- Definieren Sie nicht jeden Prozess bis ins kleinste Detail. Ein solches System engt ein und ist unflexibel.
- Es ist sinnvoll, alles so einfach wie möglich zu beschreiben, d. h. mit einfachen Worten und in einfachen Sätzen – der Sprache des Betriebs.
- Bilder, Prozessabläufe, tabellarische Übersichten sowie Beispiele sind häufig viel besser zu verstehen als lange Ausführungen.
- Wenn Mitarbeiter die deutsche Sprache nicht ausreichend beherrschen ist zu prüfen, ob zentrale Abschnitte in die Muttersprache dieser Mitarbeiter übersetzt werden müssen.
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