Dokumentierte Informationen / 2 Intention der dokumentierten Informationen (z. B. Managementhandbuch)

Dokumentierte Informationen (z. B. in Form eines Handbuchs) stellen allgemein eine geordnete Sammlung von Informationen dar. Als systematisch gegliedertes Nachschlagewerk dient sie dem Benutzer als "Gebrauchsanleitung" und ist Teil der gemeinsamen Wissensbasis eines Unternehmens. Benutzer sind die Führungskräfte, die Akteure im Arbeitsschutz und die weiteren Beschäftigten.

Die dokumentierten Informationen

• sind die "oberste Direktive" des Unternehmers zur Organisation und Anwendung des Managementsystems,
• sind eine Orientierungsgrundlage für das eigene Handeln sowie eine praktische Hilfestellung für die tägliche Arbeit,
• erhöhen die Transparenz der Zusammenhänge im Unternehmen,
• fördern das Verständnis für die Ziele und Grundsätze des Unternehmens, die Managementprozesse, das Zusammenwirken im Unternehmen sowie die betrieblichen Abläufe (Prozesse),
• fördern das Vertrauen der Beschäftigten in das eigene Unternehmen,
• sind die Basis für interne Audits sowie eine mögliche Zertifizierung des Managementsystems.

Dokumentierte Informationen sind die Basis eines Managementsystems. Gemeinsam mit allen "mitgeltenden" Unterlagen, die angefügt sind oder auf die verwiesen wird, dienen sie der Darlegung, Aufrechterhaltung, Überwachung der Wirksamkeit, der Dokumentation und permanenten Verbesserung des Managementsystems.

Wichtig

Dokumentierte Informationen

• Sie müssen gelenkt und geschützt werden und ein angemessenes Format besitzen.
• Sie sind durch die Geschäftsführung in Kraft zu setzen.
• Sie müssen identifizierbar und zuordenbar sein (Titel, Datum, Autor, Referenznummer etc.).
• Sie müssen ein "angemessenes Format" (Sprache, Software) und Medium (Papier oder elektronisch) haben.
• Sie müssen überwacht und gelenkt werden, um ihre Aktualität und Verfügbarkeit sicherzustellen, z. B. durch die Hinterlegung der aktuellen Fassung im Intranet und einen entsprechenden Hinweis auf den ausgedruckten Exemplaren.
• Bei den Handbuchexemplaren, die den Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten zur Verfügung gestellt werden, sollten die Abschnitte, die das Firmen-Know-how darlegen, herausgenommen werden.