DIN EN ISO 9001:2015 – Ansatz und Hilfe zur Verbesserung ... / 3 Anforderungen der ISO-Norm an das Wissensmanagement

Aus der Norm ergibt sich für das Wissensmanagement im Kern, dass zunächst das notwendige Wissen bestimmt werden muss. Dies geschieht in vier Schritten:

1. Zunächst muss ein Unternehmen identifizieren, welches Wissen benötigt wird, um die Prozesse fehlerfrei durchzuführen sowie die Konformität der Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten. Zur Wissensbestimmung gehört ebenfalls zu prüfen, welches Wissen in welchem Umfang bereits vorhanden ist und wo es ggf. noch fehlt und erst erlangt werden muss. Das Thema Wissensbestimmung hat sowohl eine strategische als auch eine operative Komponente. Bei der Strategie geht es vor allem darum sicherzustellen, dass benötigtes Wissen auch vorhanden ist, um die langfristigen Ziele zu erreichen und die Strategien umzusetzen. Im operativen Bereich ist Wissen erforderlich, um die Prozesse in Gang halten zu können. In beiden Fällen muss gewährleistet werden, dass das Wissen dort zur Verfügung steht, wo es gebraucht wird.
2. Der zweite Schritt dient der Bewahrung und Aktualisierung des Wissens. Es muss geregelt werden, wie Wissen aktuell gehalten und kontinuierlich weiterentwickelt werden kann. Wie die Aufrechterhaltung erfolgen soll, ist in der Norm nicht geregelt und Unternehmer können den Weg wählen, der ihnen am sinnvollsten erscheint, z. B. durch Anfertigung von Dokumentationen oder durch Kommunikation und Weitergabe notwendigen Wissens an mehrere Personen.
3. Vorhandenes und als notwendig erachtetes Wissen muss zur Verfügung gestellt werden. Auch zu dieser Anforderung gibt es keine konkreten Vorgaben und Unternehmen haben die Möglichkeit, eine Vorgehensweise zu entwickeln, die ihren individuellen Anforderungen am besten entspricht. Beispielsweise kann Wissen durch Datenbanksysteme oder Nutzung von Dokumentationen durch berechtigte Mitarbeiter im gesamten Unternehmen oder in Teilen der Organisation bereitgestellt werden.
4. Noch fehlendes notwendiges Wissen muss vom Unternehmen bzw. dessen Mitarbeitern erlangt werden. Eine Organisation muss ihr Wissen immer wieder vor dem Hintergrund sich ändernder Erfordernisse und Trends neu bewerten, bestimmen und definieren, auf welche Weise das eventuell erforderliche zusätzliche oder neue Wissen erlangt werden kann. Um Wissen zu erlangen, können interne und externe Quellen genutzt werden, z. B. eigene Schulungen, der Besuch von Seminaren, Kongressen oder der Austausch mit wichtigen Geschäftspartnern, etwa Kunden oder Lieferanten.