Dienstwagen in der Entgeltabrechnung

Zusammenfassung

 
Überblick

Darf ein Arbeitnehmer einen ihm überlassenen Dienstwagen zu Privatfahrten und/oder für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, ist ihm ein geldwerter Vorteil zuzurechnen. Der geldwerte Vorteil der Privatnutzung kann pauschal ermittelt werden (1-%-Regelung) oder nach der Fahrtenbuchmethode. Diese beiden Bewertungsmethoden stellen die Grundlage für die Dienstwagenbesteuerung beim Arbeitnehmer dar.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die gesetzliche Grundlage für die Dienstwagenbesteuerung beim Arbeitnehmer findet sich in § 8 Abs. 2 EStG, der zunächst auf die Regelung zur Privatnutzung von betrieblichen Kfz durch den Unternehmer im Bereich der Gewinnermittlung verweist (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Ergänzende Hinweise sind in R 8.1 Abs. 910 LStR enthalten. Außerdem legt das BMF, Schreiben v. 4.4.2018, IV C 5 – S 2334/18/10001, BStBl 2018 I S. 592, wichtige Sonderregelungen zum Dienstwagen fest, etwa die Grundsätze für die mögliche tageweise Berechnung des geldwerten Vorteils aus der Dienstwagenüberlassung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bei Anwendung der 1-%-Methode, die Anrechnung von Nutzungsentgelten und die Berechnung des geldwerten Vorteils bei Dienstwagen mit Fahrergestellung.

Lohnsteuer

1 Bewertung des geldwerten Vorteils

1.1 Bewertungsmethoden

Das Gesetz nennt 2 Berechnungsverfahren, nach denen der geldwerte Vorteil für die private Dienstwagenbenutzung ermittelt werden kann:

  1. die 1-%-Regelung oder
  2. den Einzelnachweis von Fahrleistung und Kosten (Fahrtenbuchmethode).

Welche Bewertungsmethode zu dem günstigeren Ergebnis führt, kann nur im Einzelfall entschieden werden. Kann der Arbeitgeber die Kosten fahrzeugbezogen ermitteln und der Arbeitnehmer führt ein Fahrtenbuch, kann Folgendes für die Anwendung der Einzelnachweismethode sprechen:

  • Das Fahrzeug ist bereits abgeschrieben und ein wesentlicher Kostenbestandteil damit entfallen,
  • der Arbeitnehmer nutzt das Fahrzeug zu einem hohen Anteil beruflich oder
  • der Arbeitnehmer sucht seine erste Tätigkeitsstätte nicht sehr häufig auf, weil er z. B. im Außendienst eingesetzt ist.

1.2 Vorrang der 1-%-Regelung

Die Berechnung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung eines Dienstwagens muss zwingend nach einer der beiden Methoden vorgenommen werden. Vorrangig soll die 1-%-Regelung angewandt werden. Sie kommt immer dann zur Anwendung, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich nicht ausdrücklich für den Einzelnachweis des privaten Nutzungsanteils entscheiden.

1.2.1 Wahl der Bewertungsmethode

Ein Wahlrecht besteht genau genommen ausschließlich hinsichtlich der Einzelnachweismethode. Soll diese angewendet werden, muss der Arbeitgeber in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer im Voraus für ein Kalenderjahr festlegen, dass an die Stelle der 1-%-Regelung die individuelle Nutzungswertermittlung durch Fahrtenbuch und Belegnachweis treten soll.

Innerhalb eines Kalenderjahres ist ein Wechsel von der einen zur anderen Methode ausgeschlossen. Eine Ausnahme lässt die Verwaltung zu, wenn das Firmenfahrzeug während des Jahres gewechselt wird.

Wechsel nur im Veranlagungsverfahren zulässig

Die Bindungswirkung an die getroffene Wahl beschränkt sich auf das Lohnsteuerverfahren. Nach Ablauf des Kalenderjahres kann der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung auf die andere, für ihn günstigere Methode wechseln, wenn die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Oft wählen Firmen aus praktischen Erwägungen die weniger arbeitsaufwendige 1-%-Regelung, auch wenn sich hierdurch für den Arbeitnehmer ein höherer Arbeitslohn ergibt. Ein Wechsel im Veranlagungsverfahren zum Einzelnachweis ist zu empfehlen, wenn der Arbeitnehmer die erforderlichen Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch geführt hat und die Firma die auf den Dienstwagen entfallenden Kosten bescheinigen kann.

Einheitliche Besteuerung für das gesamte Kalenderjahr

Der gesetzliche Vorrang der 1-%-Regelung ist beim Lohnsteuerverfahren auch dann von Bedeutung, wenn sich beispielsweise im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung herausstellt, dass die gewählte Einzelnachweismethode rückwirkend versagt werden muss, weil die Aufzeichnungen des Fahrtenbuchs nicht ordnungsgemäß vorgenommen worden sind. Eine Korrektur des Fahrtenbuchs im Wege der Schätzung ist ausgeschlossen. Der geldwerte Vorteil wird dann zum Nachteil des Arbeitnehmers für das gesamte Kalenderjahr nach der 1-%-Regelung berechnet. Dies gilt selbst dann, wenn lediglich in Einzelmonaten das Fahrtenbuch nicht ausreichend geführt wurde.

 
Wichtig

1-%-Methode bei fehlerhaftem Fahrtenbuch

Der BFH hat in mehreren Urteilen zur Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs Stellung genommen:

  • Zum einen hat er einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das nicht zeitnah, sondern erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden ist.
  • Zum anderen hat er ein mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogrammes (Microsoft Excel) erstelltes Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß entschieden.
  • Schließlich legt die BFH-Rechtsprechung Abgrenzungskriterien fest, die den Begriff "ordnungsgemäßes Fahrtenbuch" näher definieren.

Der BFH hat die Verwaltungsauffassung be...

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