In der Lohnsteuerpraxis wird das Fahrtenbuch meistens deswegen gewählt, um die regelmäßig steuerlich nachteilige Pauschalmethode zu vermeiden. Welche inhaltlichen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch[1] dabei zu stellen sind, ist allerdings gesetzlich nicht definiert. Das Gesetz schreibt auch keine bestimmte Form hierfür vor. Die eingangs dargestellten Aufzeichnungen, die für die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs erforderlich sind, beruhen auf den Regelungen der Lohnsteuer-Richtlinien, die das BMF festgelegt hat.[2] Als Folge der fehlenden gesetzlichen Grundlage ist die Frage, ob die Voraussetzungen der Fahrtenbuchmethode erfüllt sind oder stattdessen die vom Finanzamt angewendete (teurere) 1-%-Regelung der Dienstwagenbesteuerung anzuwenden ist, wohl der häufigste Sachverhalt, der im Anschluss an eine Lohnsteuer-Außenprüfung zu Streitigkeiten führt.
Zeitnahe und nicht ohne Weiteres abänderbare Eintragungen
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch setzt neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere voraus, dass es zeitnah und in geschlossener Form geführt wird. Dazu müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Aus diesem Grund hat der BFH einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden war.[3] Erfolgen die Aufzeichnungen nachträglich in einem erst zu einem späteren Zeitpunkt im Handel erhältlichen Fahrtenbuch, ist ein "zeitnahes" Erstellen nicht mehr gegeben.[4] Geschlossene Form bedeutet bei einem in Papier geführten Fahrtenbuch, dass eine Sammlung von Einzelblättern nicht ausreicht, sondern eine gebundene Buchform erforderlich ist.[5] Ein Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß, wenn die Fahrten unterwegs mittels eines Diktiergeräts auf Kassetten aufgenommen und anschließend zuhause in Excel-Tabellen übertragen werden.[6] Ein solches auf Kassette diktiertes Fahrtenbuch erfüllt die Anforderungen der Unabänderbarkeit nicht.
Excel-Tabelle als Fahrtenbuch nicht zulässig
Ein mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms (Microsoft Excel) erstelltes Fahrtenbuch ist laut BFH nicht ordnungsgemäß. Entscheidend für die steuerliche Aberkennung des Fahrtenbuchs war, dass an dem bereits eingegebenen Datenbestand Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass deren Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt wird.[7]
Pflichtangaben im Fahrtenbuch
Zu einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch gehört, dass das (zeitnah und in geschlossener Form zu führende) Fahrtenbuch die nicht als Arbeitslohn zu erfassende anteilige berufliche Verwendung des Dienstwagens in einer schlüssigen Form belegt.[8] Die Aufzeichnungen müssen daher zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und ggf. auch nachprüfen lässt. Hierfür muss das Fahrtenbuch
- neben dem Datum und
- den Fahrtzielen auch
- den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw.
- sofern ein solcher nicht vorhanden ist, den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufführen.
Jede einzelne berufliche Verwendung ist für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Kilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen. Lediglich mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise dürfen miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die aufgesuchten Kunden u. Ä. im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt sind. Jeder Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren.
Auch die jeweiligen Anfangs- und Endpunkte der Fahrten müssen sich in hinreichend konkreter Form unmittelbar aus dem Fahrtenbuch ergeben, um den jeweiligen Zweck der einzelnen Fahrten beurteilen zu können. Dazu ist neben der Fahrstrecke auch die Zieladresse bzw. der konkret besuchte Kunde im Fahrtenbuch anzugeben.
Kombination aus handschriftlichem Fahrtenbuch und Zusatzliste unzulässig
Die Ergänzung des Fahrtenbuchs um eine weitere, nachträglich erstellte Auflistung ist nicht zulässig, auch wenn die erläuternden Aufzeichnungen aus dem vom Dienstwageninhaber geführten Terminkalender übertragen worden sind. Eine Kombination aus handschriftlichem Fahrtenbuch und einer Zusatzliste mit erläuternden Hinweisen vermag die Anwendung der 1-%-Regelung nicht auszuschließen.[9]
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