Dienstwagen, Fahrtenbuch / 2.3 Inhalt des Fahrtenbuchs

Zu einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch gehört, dass das Fahrtenbuch die nicht als Arbeitslohn zu erfassende anteilige berufliche Verwendung des Dienstwagens in einer schlüssigen Form belegt. Die Aufzeichnungen müssen daher zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und ggf. auch nachprüfen lässt.

Angabe von Datum, Reiseziel, Kunden und der jeweiligen Kilometerstände

Um den jeweiligen Zweck der einzelnen Fahrten beurteilen zu können, müssen sich die jeweiligen Anfangs- und Endpunkte der Fahrten unmittelbar aus dem Fahrtenbuch ergeben. Dazu ist neben dem Datum und dem Fahrtziel auch der jeweils aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch anzugeben bzw., sofern ein solcher nicht vorhanden ist, der konkrete Gegenstand der dienstlichen Verrichtung. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch reichen allenfalls dann aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner zweifelsfrei ergibt.

Keine Erleichterungen durch Verschwiegenheitspflicht

Es bestehen keine Aufzeichnungserleichterungen im Hinblick auf die berufliche Verschwiegenheitspflicht bestimmter Berufsgruppen, etwa Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Auch sie müssen Reisezweck und Reiseziel, die aufgesuchten Geschäftspartner, Kunden bzw. Mandanten angeben.

 
Praxis-Beispiel

Besteuerung nach Fahrtenbuchmethode

Ein Arbeitnehmer erhält einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung. Die Bruttoanschaffungskosten des zu Beginn des Jahres privat gekauften Gebraucht-Pkw betragen 15.000 EUR. Im Laufe des Jahres fielen vorsteuerbelastete Kosten i. H. v. 4.000 EUR an; nicht mit Vorsteuer belastete Kosten wurden i. H. v. 1.000 EUR gebucht.

Die Gesamtfahrleistung beträgt laut Fahrtenbuch 39.000 km. Davon entfallen auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 4.400 km; auf sonstige Privatfahrten 8.000 km.

 
Berechnung des Kilometersatzes für die insgesamt gefahrenen Strecken:
AfA (20 % von 15.000 EUR) 3.000 EUR
Kosten mit Vorsteuerabzug 4.000 EUR
Darauf 19 % Umsatzsteuer 760 EUR
Kosten ohne Vorsteuerabzug 1.000 EUR
Pkw-Gesamtkosten 8.760 EUR
Der individuelle Kilometersatz beträgt (8.760 EUR : 39.000 km) 0,22 EUR
 
Für den Arbeitnehmer ergeben sich folgende geldwerte Vorteile für die Dienstwagenüberlassung:
Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte (4.400 km × 0,22 EUR) 968 EUR
Privatfahrten (8.000 km × 0,22 EUR) 1.760 EUR
Gesamt 2.728 EUR
 
Wichtig

Kein Schadensersatz bei fehlerhaftem Fahrtenbuch

Der Gesetzgeber hat für die Firmenwagenbesteuerung als grundsätzliche Berechnungsmethode die Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der 1-%-Regelung festgelegt. Sie kommt immer dann zur Anwendung, wenn kein Fahrtenbuch vorliegt oder wenn dies nicht ordnungsgemäß geführt wird. Ein echter Steuerschaden“ liegt somit nicht vor. Gleichwohl kann der Arbeitnehmer Schadensersatz von seinem Arbeitgeber wegen einer im Vergleich zur Fahrtenbuchmethode überhöhten Steuerfestsetzung verlangen, wenn er nachweisen kann, dass die Anwendung der 1-%-Regelung auf eine Pflichtverletzung oder unerlaubte Handlung des Arbeitgebers zurückzuführen ist, durch die ein tatsächlicher "Steuerschaden "entstanden ist. Der Schadensersatz führt beim Arbeitnehmer zu keinem Lohnzufluss. Aus der Urteilsbegründung ist zu entnehmen, dass ein nicht ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch im Normalfall keinen Schadensersatzanspruch gegenüber dem Arbeitgeber begründet. Die korrekte Führung eines Fahrtenbuchs ist Aufgabe des Arbeitnehmers. Das Lohnbüro hat lediglich die formellen Anforderungen zu überprüfen und den Arbeitnehmer auf objektive Unrichtigkeiten der Fahrtenbuchführung hinzuweisen.

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