Dienstwagen, Fahrtenbuch / 2 Nachweis durch ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

2.1 Aufzeichnungen im Fahrtenbuch

Die Kilometer für dienstliche und private Fahrten müssen durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Die Eintragungen haben neben den einzelnen Fahrten auch den Kilometerstand zu Beginn und am Ende des jeweiligen Kalenderjahres auszuweisen. An die Stelle eines Fahrtenbuchs kann auch ein Fahrtenschreiber treten oder andere elektronische Geräte, welche die erforderlichen Angaben unverfälschbar aufzeichnen.

 

Wichtig

Fahrtenbuchführung nicht auf repräsentativen Zeitraum beschränkbar

Entfallen ist die Möglichkeit, das Fahrtenbuch nur für einen repräsentativen Zeitraum von 12 Monaten zu führen. Die Lohnsteuer-Richtlinien verlangen bei Anwendung der Einzelnachweis-Methode ein Fahrtenbuch selbst dann, wenn die Nutzungsverhältnisse des Dienstwagens unverändert bleiben. Die Fahrtenbuchmethode hat zur Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum führt. Ein Wechsel während des Jahres ist bei ein und demselben Fahrzeug nicht zulässig.

2.2 Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs

2.2.1 Anforderungen

Um die Pauschalmethode zu vermeiden, die im Vergleich zum Fahrtenbuch regelmäßig steuerlich nachteilig ist, müssen folgende Anforderungen im Einzelnen vorliegen:

  • Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen vollständig, zeitnah und fortlaufend geführt werden.
  • Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein.
  • Nachträgliche Ergänzungen des Fahrtenbuchs, wie z. B. eine Zusatzliste mit erläuternden Hinweisen, sind nicht zulässig.

2.2.2 Zeitnahe und fortlaufende Eintragungen

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch setzt neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere voraus, dass es zeitnah und in geschlossener Form geführt wird. Dazu müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Aus diesem Grund hat der BFH einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden war. Geschlossene Form bedeutet bei einem in Papier geführten Fahrtenbuch, dass eine Sammlung von Einzelblättern nicht ausreicht, sondern eine gebundene Buchform erforderlich ist.

Ein Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß, wenn die Fahrten unterwegs mittels eines Diktiergeräts auf Kassetten aufgenommen und anschließend zuhause in Excel-Tabellen übertragen werden. Ein solches auf Kassette diktiertes Fahrtenbuch erfüllt die Anforderungen der Unabänderbarkeit nicht.

Kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch bei nachträglichen Aufzeichnungen

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darf geringe Mängel aufweisen, muss aber zeitnah erstellt werden. Erfolgen die Aufzeichnungen nachträglich in einem  Fahrtenbuch, ist ein "zeitnahes" Erstellen nicht mehr gegeben. Im Urteilsfall wurde für ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch eine Ausgabe verwendet, die laut Fahrtenbuchhersteller erst 2 Jahre später im Handel verfügbar war. Ebenso geht die Argumentation regelmäßig ins Leere, dass ein vorher geführtes Fahrtenbuch wegen Unleserlichkeit auf ein neues Fahrtenbuch übertragen wurde, sofern das ursprüngliche Fahrtenbuch nicht mehr existiert bzw. nicht vorgelegt wird.

2.2.3 Ausschluss nachträglicher Veränderungen

Ein mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms erstelltes Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß. Grund für die steuerliche Aberkennung des Fahrtenbuchs ist, dass an dem bereits eingegebenen Datenbestand Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass deren Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt wird.

2.2.4 Nachbesserungen im Fahrtenbuch unzulässig

Die Ergänzung des Fahrtenbuchs um eine weitere, nachträglich erstellte Auflistung ist nicht zulässig, auch wenn die erläuternden Aufzeichnungen aus dem vom Dienstwageninhaber geführten Terminkalender übertragen wurden. Eine Kombination aus handschriftlichem Fahrtenbuch und einer Zusatzliste mit erläuternden Hinweisen schließt die Anwendung der 1-%-Regelung nicht aus.

2.3 Inhalt des Fahrtenbuchs

Zu einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch gehört, dass das Fahrtenbuch die nicht als Arbeitslohn zu erfassende anteilige berufliche Verwendung des Dienstwagens in einer schlüssigen Form belegt. Die Aufzeichnungen müssen daher zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und ggf. auch nachprüfen lässt.

Angabe von Datum, Reiseziel, Kunden und der jeweiligen Kilometerstände

Um den jeweiligen Zweck der einzelnen Fahrten beurteilen zu können, müssen sich die jeweiligen Anfangs- und Endpunkte der Fahrten unmittelbar aus dem Fahrtenbuch ergeben. Dazu ist neben dem Datum und dem Fahrtziel auch der jeweils aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch anzugeben bzw., sofern ein solcher nicht vorhanden ist, der konkrete Gegenstand der dienstlichen Verrichtung. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch reichen allenfalls dann aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner zweifelsfrei ergibt.

Keine Erleichterungen durch Verschwiegenheitspflicht

Es bestehen keine Aufzeichnungserleichterungen im Hinblick auf die berufliche Verschwiegenheitspflicht bestimmter Berufsgruppen, etwa Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. ...

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