Übernimmt der Arbeitnehmer während der Dienstreise anfallende Kosten für die Durchführung der Reise, hat er einen Aufwendungsersatzanspruch gem. § 670 BGB. Ein formularmäßiger Verzicht oder Ausschluss dieses Anspruchs ist unangemessen i. S. d. § 307 Abs. 1 BGB und damit unwirksam.[1] Ein Arbeitgeber darf einen Verzicht auf die Reisekostenerstattung nicht treuwidrig erzwingen (z. B. durch Schaffung oder Ausnutzung einer Drucksituation).[2]
Die Höhe der Kostenerstattung ist vorrangig vertraglich festzulegen; möglich ist aber auch das Eingreifen von Ansprüchen aus betrieblicher Übung oder dem Gleichbehandlungsgrundsatz. Insbesondere bei Einsatz des eigenen PKW hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die konkret anfallenden Betriebs- und Treibstoffkosten. Ein pauschaler und umfassender Anspruch in Höhe der Nutzungsausfallpauschalen wird ohne entsprechende Vereinbarung nicht geschuldet. In der Praxis werden dem Erstattungsanspruch zumeist die steuerlichen Kilometerpauschalen zugrunde gelegt.
Auch ohne ausdrückliche Vereinbarung ergibt sich für den Arbeitnehmer die Nebenpflicht zu ausreichender Dokumentation und Nachweis der entstandenen Kosten sowie ggf. zur Mitwirkung, Ausfüllung oder Erstellung von Reisekostenabrechnungen.
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