Wenn ein Beschäftigter das Angebot, ein BEM-Verfahren durchzuführen, angenommen hat, sollte vor der Gesprächsrunde mit dem BEM-Team (Personalabteilung und Mitarbeiter sowie die zuständige Führungskraft und, wenn gewünscht, ein Betriebs-/Personalratsmitglied nach Wahl und eventuell weitere erforderliche Stellen) ein Termin mit dem Betriebsarzt stattfinden. Hier werden in einem vertraulichen Vier-Augen-Gespräch die gesundheitliche Situation des Mitarbeiters erläutert, Ziele des BEM angesprochen und vorhandene Facharzt-, Rehabefunde gesichtet und bewertet. Falls erforderlich wird der Betriebsarzt vom Mitarbeiter ermächtigt, weitere Fachbefunde einzuholen. Eine hierüber hinausgehende "Befreiung von der ärztlichen Schweigepflicht" ist nicht sinnvoll, da die Interpretation der medizinischen Befunde durch den Betriebsarzt erfolgen sollte und nicht durch ein BEM-Team von medizinischen Laien. Wenn sich in diesem Erstgespräch ergibt, dass vor dem Start des BEM-Verfahrens weitere medizinische Behandlungen erforderlich sind, wird dies empfohlen und das Gespräch mit dem BEM-Team und der Beginn der Wiedereingliederung ggf. verschoben.

Mit dem Mitarbeiter wird abgesprochen, welche medizinischen Details vom Betriebsarzt in der allgemeinen BEM-Runde geäußert werden dürfen. Aus Erfahrung hat sich die strenge Auslegung der ärztlichen Schweigepflicht für eine dauerhaft gute Zusammenarbeit mit Arbeitnehmern und Arbeitgebern sehr bewährt. Bei Schwierigkeiten mit der deutschen Sprache sollte in diesem Gespräch auch ein Dolmetscher des Vertrauens dabei sein.

Erfahrungsgemäß entwickeln die Beschäftigten bei diesem Ablauf die für einen erfolgreichen Verlauf erforderliche gute Vertrauensbasis.

In der großen BEM-Runde geht es dann um den Abgleich zwischen Arbeitsplatzanforderungen und den Fähigkeiten des BEM-Berechtigten. Hierbei kann bei komplexen Arbeitsanforderungen auch die Hinzuziehung von Sicherheitsfachkräften sinnvoll sein. In dieser Runde werden auch hilfreiche technische Maßnahmen und/oder organisatorische Anpassungen diskutiert und ggf. festgelegt.

Dieser Ablauf wirkt auf den ersten Blick vielleicht sehr aufwendig, aber er erspart häufig sich hinziehende oder das Scheitern von Wiedereingliederungsverfahren.

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