Datenschutz: Bedeutung der DSGVO für das Arbeitsverhältnis / 4.2 Recht auf Vergessenwerden

In Art. 17 DSGVO ist das sog. "Recht auf Vergessenwerden", also das Recht, Löschung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, geregelt.^[1] Im Zuge der Umsetzung der DSGVO wurde das "Recht auf Vergessenwerden" breit diskutiert und befürchtet. In der Praxis zeigt sich, dass es zumindest im Beschäftigtenverhältnis keine neuen Herausforderungen an die Unternehmen stellt. Unternehmen müssen personenbezogene Daten löschen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

• Die Speicherung ist nicht länger erforderlich, weil der Zweck der Speicherung entfallen ist.
• Die betroffene Person hat eine erteilte Einwilligung widerrufen.
• Die betroffene Person hat Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt und es liegen keine berechtigten Gründe für die Weiterverarbeitung vor.
• Personenbezogene Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

Die Pflicht zur Datenlöschung folgt damit den gleichen Maßstäben wie bisher auch. Allerdings besteht auch für die Einhaltung der Löschverpflichtungen eine Rechenschaftspflicht. Eine Besonderheit hält § 35 BDSG bereit, wonach personenbezogene Daten u. a. dann nicht zu löschen sind, wenn einer Löschung satzungsgemäße oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Dies wird beim Ausscheiden eines Beschäftigten für einen Großteil der Daten in der Regel der Fall sein.

Wie lange personenbezogene Daten (meist in Dokumenten oder Akten) aufzubewahren sind, bevor eine Löschung vorgenommen werden kann, ist abhängig von deren Inhalt und Zweck. Die wichtigsten Aufbewahrungspflichten betreffen:

• Steuerrechtliche Dokumente, die für die Gewinnermittlung von Bedeutung sind: Sie müssen gemäß § 147 Abs. 1 Nrn. 1, 4, 4a, Abs. 3 AO und § 257 Abs. 1 Nrn. 1, 4 Abs. 4 HGB 10 Jahre aufbewahrt werden. Hierzu zählen z. B. Lohn- und Gehaltskonten, Lohnsteueranmeldungen, Quittungen über Zahlungen von Arbeitslohn, Buchungsbelege für die Bilanzbuchhaltung, Abrechnungen, Bewirtungsbelege.

• Sonstige Lohnunterlagen, die für den Lohnsteuerabzug von Bedeutung sind: Sie müssen gemäß § 147 Abs. 1 Nrn. 2, 3, 5 Abs. 3 AO, § 41 Abs. 1 EStG, § 257 Abs. 1 Nrn. 2, 3 HGB 6 Jahre aufbewahrt werden. Hierzu zählen z. B. Arbeitsgerichtsvorgänge, Arbeits- und Betriebsschutzvorgänge, Geschäftsbriefe (einschließlich E-Mails), Reisekostenabrechnungen.
• Arbeitszeitnachweise für über 8 Stunden/Tag geleistete Arbeit: Sie müssen gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG 2 Jahre aufbewahrt werden. Bei altersversorgungsrechtlichen Fragestellungen können die Daten bis zum Ende der 30-jährigen Verjährungsfrist gemäß § 18a Betriebsrentengesetz aufbewahrt werden.

[1] Hilfreiche Ausführungen zu dem Thema können Unternehmen auch dem DSK-Kurpapier Nr. 11 zum Recht auf Löschung/ "Recht auf Vergessenwerden" entnehmen.